Hoe u een factuur kunt voorbereiden in QuickBooks 2016 - dummies

Nadat u alle voorbereidende werkzaamheden hebt voltooid, is het voorbereiden van een factuur met QuickBooks 2016 een fluitje van een cent. Zonder meer, hoe u een factuur kunt maken:

1. Geef het venster Facturen maken weer door Klanten → Facturen maken te kiezen.

   Het venster Facturen creëren verschijnt.

   

   Het venster Facturen maken.

2. Selecteer de sjabloon of het factuurformulier dat u wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst Sjabloon in de rechterbovenhoek.

   Welke standaard wordt weergegeven, is afhankelijk van wat u QuickBooks over uw bedrijf hebt verteld tijdens de installatie van QuickBooks. Je kunt ook je eigen maken.

3. Identificeer de klant en, indien nodig, de taak met behulp van de vervolgkeuzelijst Klant: opdracht.

   Blader door de vervolgkeuzelijst Klant: opdracht totdat u de klant- of taaknaam ziet die u nodig hebt; klik er vervolgens op.

4. (Optioneel) Wijs een klasse toe aan de factuur.

   Als u klassen gebruikt om uitgaven en inkomsten bij te houden, activeert u de vervolgkeuzelijst Klasse en selecteert u een geschikte klasse voor de factuur. Om deze handige manier om transacties te categoriseren in of uit te schakelen, kiest u 'Wijzig' → 'Voorkeuren', klikt u op 'Accountadministratie' aan de linkerkant, klikt u op het tabblad Bedrijfsvoorkeuren en schakelt u vervolgens het selectievakje Class Tracking gebruiken in of uit.

5. Geef de factuurdatum op.

   Druk een paar keer op Tab om de cursor naar het tekstvak Datum te verplaatsen. Voer vervolgens de juiste datum in MM / DD / JJJJ-indeling in. U kunt ook de volgende geheime codes gebruiken om de datum te wijzigen:

   • Druk op + (het plussymbool) om de datum een ​​dag vooruit te zetten.

   • Druk op (het minteken) om de datum één dag terug te zetten.

   • Druk op T om de datum te wijzigen in de datum van vandaag.

   • Druk op M om de datum te wijzigen in de eerste dag van de maand.

   • Druk op H om de datum te wijzigen in de laatste dag van de maand.

   • Druk op Y om de datum in te stellen op de eerste dag van het jaar.

   • Druk op R om de datum te wijzigen in de laatste dag van het jaar.

   U kunt ook op de knop aan de rechterkant van het veld Datum klikken om een ​​kleine kalender weer te geven. Klik op de gewenste datum om een ​​datum in de kalender te selecteren.

6. (Optioneel) Voer een factuurnummer in het tekstvak Factuurnummer in.

7. Corrigeer het factuuradres, indien nodig.

   QuickBooks pakt het factuuradres uit de klantenlijst.

8. Corrigeer zo nodig het verzendadres.

   QuickBooks haalt ook het verzendadres uit de klantenlijst.

9. (Optioneel … sortering) Geef het bestelnummer op in het tekstvak P. O.-nummer.

   Als de klant inkooporders (PO's) afgeeft, voert u het nummer van de bestelling in die deze aankoop autoriseert.

10. Geef de betalingsvoorwaarden op door een optie te selecteren in de vervolgkeuzelijst Voorwaarden.

11. (Optioneel) Geef de vertegenwoordiger een naam.

    Gebruik de vervolgkeuzelijst Rep als u de verkopen door een vertegenwoordiger wilt volgen. Als u snel een verkoper wilt toevoegen, selecteert u Nieuwe toevoegen en gebruikt u vervolgens de dialoogvensters van de handige dandy die QuickBooks weergeeft. Kies Lijsten → Klanten- en leveranciersprofiellijsten → Rep.

12. Geef de verzenddatum op als het iets anders is dan de factuurdatum.

13. Geef de verzendmethode op.

14. Geef het FOB-punt op met behulp van het tekstvak F. O. B.

    FOB staat voor free-on-board. Het FOB-punt is belangrijker dan het eerst lijkt, omdat het FOB-punt bepaalt wanneer de eigendomsoverdracht plaatsvindt, wie vracht betaalt en wie de risico's draagt ​​van schade aan de goederen tijdens verzending.

    Als een zending zich gratis aan boord bevindt op het verzendpunt, gaat het eigendom van de verkochte goederen over op de koper zodra de goederen de verzendhaven van de verkoper verlaten. In dit geval betaalt de koper de vracht en draagt ​​het risico van transportschade.

    Als een zending zich gratis op het bestemmingspunt bevindt, gaat de eigendom van de verkochte goederen over op de koper zodra de goederen aankomen op de verzendhaven van de koper. De verkoper betaalt de vracht en draagt ​​het risico van transportschade.

15. Voer elk item in dat u verkoopt.

    Verplaats de cursor naar de eerste rij van de keuzevak Hoeveelheid / Artikelcode / Beschrijving / Prijs elk / Bedrag / Belasting. Nadat u de cursor naar een rij in de keuzelijst verplaatst, verandert QuickBooks het veld Artikelcode in een vervolgkeuzelijst. Activeer de vervolgkeuzelijst Artikelcode in de eerste lege rij in de keuzelijst en selecteer het item.

    Als u andere items op de factuur nodig hebt, gebruikt u de resterende lege rijen in de keuzelijst om elke factuur in te voeren.

16. Voer speciale items in die op de factuur moeten staan.

    Als u een van de speciale items wilt beschrijven, activeert u de vervolgkeuzelijst Artikelcode in de volgende lege rij en selecteert u vervolgens het speciale item.

    Als u een kortingsitem wilt opnemen en wilt toepassen op meerdere artikelen, moet u een subtotaalitem op de factuur plaatsen na de voorraad of andere artikelen die u wilt korten. Plak vervolgens een kortingsitem direct achter het subtotaalitem. QuickBooks berekent de korting als een percentage van het subtotaal.

17. (Optioneel) Voeg een klantenbericht toe.

    Klik in het vak Klantbericht, activeer de vervolgkeuzelijst en selecteer een slim klantbericht. Als u klantberichten wilt toevoegen aan de lijst met klantenberichten, selecteert u de optie Nieuw toevoegen en vult u het dialoogvenster in dat QuickBooks weergeeft.

18. Geef de btw op.

    Verplaats, als dit niet correct is, de cursor naar het vak Belastinglijst, activeer de vervolgkeuzelijst en selecteer de juiste omzetbelasting.

19. (Echt optioneel) Voeg een memo toe.

    U kunt een memobeschrijving toevoegen aan de factuur als u dat wilt. Deze notitie wordt niet afgedrukt op facturen - alleen op de klantverklaring.

    

    Een ingevuld venster Facturen maken.

20. Als u het afdrukken van deze factuur wilt vertragen, schakelt u het selectievakje Later afdrukken in dat verschijnt met het lint met knoppen en vakken boven het hoofdgedeelte van het venster Facturen maken.

21. Sla de factuur op door op de knop Save & New of de knop Save & Close onder aan het venster te klikken.

    QuickBooks slaat de factuur op die op het scherm wordt weergegeven.