Hoe een cheque afdrukken met QuickBooks 2015 - dummies

Afdrukken controleren is nogal ingewikkeld, toch? De mensen die QuickBooks ontwerpen, proberen dingen zo eenvoudig mogelijk voor je te maken. Al snel genoeg lijkt het een eenvoudige klus … hopelijk.

Een vinkje afdrukken terwijl u het schrijft

Als u zich in het venster Cheques schrijven bevindt en u net een vinkje hebt ingevuld, kunt u het afdrukken. Het enige nadeel is dat u cheques één voor één met deze methode moet afdrukken. Hier is hoe:

1. Vul uw cheque in.

   Ja, u moet de cheque invullen voordat u deze afdrukt. En zorg ervoor dat het selectievakje Later afdrukken is ingeschakeld.

2. Klik op de knop Afdrukken in het venster Cheques schrijven.

   U ziet het dialoogvenster Afdrukcontrole.

   

3. Voer een controlegetal in het tekstvakje Afgedrukte chequenummer in en klik vervolgens op OK.

   Nadat u op OK hebt geklikt, wordt het dialoogvenster Print Controles met dezelfde naam weergegeven. De instellingen die u in dit dialoogvenster ziet, zijn de instellingen die u hebt gekozen toen u QuickBooks voor het eerst vertelde hoe u cheques moest afdrukken. Als u de instellingen in het dialoogvenster Controles afdrukken wijzigt, zijn de wijzigingen alleen van invloed op deze specifieke controle.

   

4. Klik op Afdrukken om de standaardinstellingen te accepteren of pas wijzigingen aan in het dialoogvenster en klik vervolgens op Afdrukken.

   Geef in het veld Printernaam op naar welke printer u wilt afdrukken. Geef in het gebied Check Style aan of u een voucher-, standaard- of Wallet-cheque wilt afdrukken.

   Als u een gedeeltelijke pagina met formulieren afdrukt op een laserprinter, gebruikt u het tabblad Partial Page om zowel het aantal controleformulieren op de gedeeltelijke pagina aan te geven als de manier waarop u ze door de printer voert.

   Als u wilt dat de naam en het adres van uw bedrijf op de cheque verschijnen, schakelt u het selectievakje Bedrijfsnamen en adres afdrukken in op het tabblad Instellingen.

   Nadat u op Print hebt gedrukt, drukt QuickBooks de cheque af en ziet u het dialoogvenster Cheques afdrukken - Bevestiging.

   

5. Als de cheque niet correct is afgedrukt, klikt u op de check die wordt vermeld in het dialoogvenster Controles afdrukken - Bevestiging om deze te selecteren en klikt u vervolgens op OK om terug te keren naar het venster Cheques schrijven. Klik vervolgens nogmaals op de knop Afdrukken Controles venster Afdrukken, voer het nieuwe chequenummer in en klik nogmaals op Afdrukken.

   QuickBooks houdt niet automatisch de onjuist afgedrukte chequeformulieren bij, dus dat moet. Als u een vinkje zet, moet u VOID in grote letters en permanente inkt in het vlak van de cheque schrijven. Dien de cheque vervolgens in voor uw referentie. Gooi de cheque niet weg!

6. Klik op OK als uw vinkje er goed uitziet.

   U keert terug naar het venster Cheques schrijven. Vergeet niet om de cheque te ondertekenen.

Cheques afdrukken bij de bushel

Wat als u een puinhoop aan cheques schrijft en vervolgens besluit ze af te drukken? Dat is hoe het proces gewoonlijk wordt gedaan. U kunt als volgt een reeks cheques afdrukken:

1. Ga naar het register en zorg ervoor dat de cheques die u wilt afdrukken, zijn gemarkeerd als Afdrukken.

   De snelste manier om in het register te komen, is door te kiezen voor Banking → Use Register. Als u meer dan één bankrekening hebt, selecteert u het accountaccounts dat u wilt openen en klikt u vervolgens op OK.

   Hebben de controles die u wilt afdrukken Afdrukken op de regel Nummer? Als dat niet het geval is, tikt u op de nummerregel, drukt u op T en vervolgens op de knop Opnemen. QuickBooks vult automatisch het veld Nummer met Afdrukken en gaat vervolgens verder.

2. Kies Bestand → Formulieren afdrukken → Cheques.

   U ziet het dialoogvenster Controles selecteren om af te drukken, waarin u de controles selecteert om af te drukken.

   

3. Klik op de vinkjes naast de controles die u niet wilt afdrukken en klik vervolgens op OK.

   Alle controles worden eerst geselecteerd. Klik op de vinkjes naast de controles die u niet wilt afdrukken, zodat QuickBooks de vinkjes verwijdert.

   Als alleen de cheques die u wilt afdrukken vinkjes hebben, klikt u op OK om verder te gaan met dit gekke dingetje dat Chequedruk wordt genoemd. QuickBooks geeft het dialoogvenster Controles afdrukken weer.

4. Klik op Afdrukken om de standaardinstellingen te accepteren of breng wijzigingen aan in het dialoogvenster en klik vervolgens op Afdrukken.

   U kunt de instellingen in dit dialoogvenster wijzigen als u wilt dat ze anders zijn. Alle wijzigingen die u aanbrengt voor een bepaalde reeks controles hebben geen invloed op de standaardinstellingen.

   Geef in het vak Controlestijl aan of u cheques van cheques, standaards of portefeuilles wilt afdrukken. Als u een gedeeltelijke pagina met cheques afdrukt, voert u het aantal controles op de eerste pagina in het tekstvak Aantal selectievakjes in eerste pagina in.

   Als u wilt dat de naam en het adres van uw bedrijf op de cheques verschijnen, schakelt u het selectievakje Bedrijfsnamen en adres afdrukken in op het tabblad Instellingen.

   Wijzig de standaardwaarde in het tekstvak Aantal exemplaren om meer dan één exemplaar van de cheque af te drukken.

   QuickBooks drukt de cheques uit en vervolgens ziet u het dialoogvenster Cheques afdrukken - Bevestiging.

5. Bekijk de cheques die QuickBooks heeft afgedrukt; voer dan een van de volgende handelingen uit:

   • Als QuickBooks de cheques juist afdrukte, antwoord dan de Did Check (s) Print OK? vraag door op OK te klikken. Als QuickBooks een cheque niet correct heeft afgedrukt, typ dan

   • het nummer van de eerste verkeerd afgedrukte cheque in het tekstvak en klik vervolgens op OK. Herhaal in dit geval de stappen om het afdrukken te controleren. Houd er echter rekening mee dat u alleen de eerste slechte cheque en de daaropvolgende controles opnieuw moet afdrukken. Als het aantal controles dat u opnieuw moet afdrukken niet opeenvolgend is, maakt u het uzelf gemakkelijk. Klik op OK om de lijst met cheques te wissen die u wilt afdrukken, ga naar het register, klik op de nummerregel van de cheques die u wilt afdrukken en druk vervolgens op T. Kies vervolgens Bestand → Formulieren afdrukken → Cheques, zoals in stap 2, en ga verder vanaf daar.

   Onderteken de afgedrukte cheques.