Opneemt en afdrukt Cheques van QuickBooks - dummies

Uiteraard schrijft elk bedrijf cheques uit om rekeningen te betalen en werknemers te betalen. QuickBooks bevat een opdracht en een venster dat specifiek bedoeld is voor het opnemen en eventueel afdrukken van cheques.

Ga als volgt te werk om cheques te registreren of af te drukken:

1Kies de opdracht Banking → Write Checks.

Wanneer QuickBooks het venster Cheques weergeven weergeeft, gebruikt u de vervolgkeuzelijst Bankrekening om het juiste account te selecteren waarop u een cheque wilt schrijven.

2Gebruik het nummer van het nummer (vink nummer) om het chequenummer te identificeren.

Als u het controlegetal nog niet weet omdat u de cheque niet hebt afgedrukt, laat u het veld Nr leeg. Schakel vervolgens het selectievakje Later afdrukken in, dat wordt weergegeven op het tabblad Hoofdgroep van het venster Cheques schrijven.

Wanneer u het selectievakje Later afdrukken inschakelt, geeft QuickBooks de zinsnede Afdrukken weer in het veld Nr.

3Gebruik het veld Datum om de datum vast te leggen waarop de cheque is geschreven of zal worden geschreven.

U kunt de controledatum in mm / dd / jjjj-indeling invoeren. U kunt ook datums invoeren als eenvoudigweg mmdd of m / dd, en QuickBooks transformeert ze naar mm / dd / jjjj. Zo zijn 3/17, 0317 en 03/17/2014 allemaal geldige manieren om dezelfde datum in te voeren, als het huidige jaar 2014 is.

U kunt ook op de kleine kalenderknop klikken die rechts van de Datum veld. Wanneer u op de kalenderknop klikt, geeft QuickBooks een pop-upkalender weer. Klik op de dag om een ​​dag in de kalender te selecteren. De pop-upkalender bevat ook een paar knoppen waarop u kunt klikken om door de maanden heen en weer te bladeren.

4Gebruik het veld Betalen bij bestelling om het individu of bedrijf te identificeren dat u met de cheque betaalt.

Als het selectievakje dat u aan het opnemen bent de eerste cheque is die u ooit aan de begunstigde hebt opgemaakt, typt u de naam van de begunstigde in het veld Betalen aan de volgorde.

Als u de begunstigde eerder heeft betaald, kunt u op de pijlknop aan het rechter uiteinde van het veld Betalen aan de volgorde klikken. Wanneer u dat doet, geeft QuickBooks een lijst met eerdere begunstigden weer. U kunt een begunstigde uit deze lijst selecteren door op de naam te klikken.

5Verplaats de selectiecursor naar het veld Dollars (of aantal) en typ de hoeveelheid cheque.

QuickBooks schrijft het controlebedrag uit op de regel onder het veld Betalen aan de order.

6 (Optioneel) Geef een adres op.

Als u wilt, kunt u het adresblok gebruiken om het adres van de begunstigde op te geven. Houd er rekening mee dat QuickBooks de naam van de begunstigde op de eerste regel van het adresblok schrijft wanneer u het veld Betalen bij de bestelling invoert. U kunt de andere regels handmatig toevoegen aan het adresblok.

7 (Optioneel) Geef een memobeschrijving op.

U kunt het veld Memo gebruiken om aanvullende informatie op te geven of te registreren. Als u de cheque wilt afdrukken, kunt u bijvoorbeeld het veld Memo gebruiken om uw accountnummer of het factuurnummer te identificeren dat door de cheque wordt betaald.

8 (Optioneel) Schakel het selectievakje Online betalen in op het tabblad Memo.

Dus hier is de deal: als u uw bank heeft verteld dat u online wilt bankieren en de instructies voor het instellen ervan hebt gevolgd, kunt u het selectievakje Online betalen selecteren (dat verschijnt nadat u online hebt ingesteld banking). Deze instelling vertelt QuickBooks om deze chequegegevens naar uw bank te verzenden, samen met instructies voor de bank om de betaling uit te voeren.

9 Distribueer het cheque-bedrag naar de juiste kosten- of activarekeningen.

Als de cheque voor een bepaalde uitgave betaalt of een bepaald activum koopt, klikt u op het tabblad Kosten. Gebruik vervolgens de regels of rijen van het tabblad Kosten om het account te identificeren en het bedrag dat de cheque betaalt. Als u de uitgave categoriseert als een kostenpost voor een bepaalde klant of opdracht, kunt u de declarabele gebruiken? kolom om aan te geven of dit item later aan de klant moet worden gefactureerd.

10Beschrijving van de artikelen die door de cheque worden gekocht.

De afbeelding toont het tabblad Items van het venster Cheques schrijven. U gebruikt het tabblad Items wanneer u een cheque schrijft om items te kopen die worden weergegeven en beschreven in uw Itemlijst. Als u bijvoorbeeld een cheque van $ 1,000 schrijft om 1, 000 $ 1 items voor inventaris te kopen, gebruikt u het tabblad Items. Om het tabblad Items te gebruiken, identificeert u het item dat u koopt door de artikelcode of naam in de kolom Item in te voeren.

11Als u een vinkje wilt afdrukken, klikt u op de knop Afdrukken.

U kunt ook, als u cheques in een batch wilt afdrukken, nadat u de allerlaatste controle hebt opgeslagen die u wilt afdrukken, op de pijl-omlaag onder de knop Afdrukken klikken. Wanneer QuickBooks het menu Afdrukken weergeeft, kiest u de opdracht Batch afdrukken. QuickBooks geeft het dialoogvenster Controles om af te drukken weer.

Selecteer de cheques die u wilt afdrukken door erop te klikken. Gebruik het selectievakje Eerste selectievakje om het nummer van het eerste controleformulier voor afdrukken te identificeren.

12Klik op OK.

Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Controles afdrukken weergeeft, gebruikt u het gebied Check Style om het type controleformulieren te identificeren waarop u afdrukt. Als u standaard- of portemonnee-achtige cheques gebruikt, moet u ook het aantal cheques opgeven. Klik vervolgens op de knop Afdrukken.

13Nadat u de controle en de redenen voor het schrijven van de cheque beschrijft, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of op de knop Opslaan en nieuw.

De knop Opslaan & sluiten slaat de cheque op en sluit ook het venster Cheques schrijven. Klik op de knop Save & New om de cheque op te slaan en open het venster Write Checks zodat u nog een vinkje kunt maken. Als u de controle niet wilt opslaan, klikt u op de knop Wissen.