Vastlegt en afdrukt Cheques in QuickBooks 2012 - dummies

Uiteraard schrijft elk bedrijf cheques uit om rekeningen te betalen en werknemers te betalen. QuickBooks 2012 bevat een opdracht en een venster dat specifiek bedoeld is voor het opnemen en eventueel afdrukken van cheques.

1Kies de opdracht Banking → Write Checks.

QuickBooks geeft het venster Cheques schrijven weer.

2Gebruik de vervolgkeuzelijst Bankrekening.

Selecteer het juiste account waarop u een cheque wilt schrijven.

3Gebruik het nummer van het nummer (chequenummer) om het chequenummer te identificeren.

Als u het controlegetal nog niet weet omdat u de cheque niet hebt afgedrukt, laat u het veld Nr leeg. Schakel vervolgens het selectievakje Te printen in, dat ongeveer in het midden van het venster Cheques wordt weergegeven.

4Gebruik het veld Datum om de datum vast te leggen waarop de cheque is geschreven of zal worden geschreven.

U kunt de controledatum in mm / dd / jjjj-indeling invoeren. U kunt ook datums invoeren als eenvoudigweg mmdd of m / dd, en QuickBooks transformeert ze naar mm / dd / jjjj. Dus 3/17, 0317 en 03/17/2012 zijn alle geldige manieren om dezelfde datum in te voeren, als het huidige jaar 2012 is.

U kunt ook op de kleine kalenderknop klikken die rechts van de datum verschijnt veld. Wanneer u op de kalenderknop klikt, geeft QuickBooks een pop-upkalender weer. Klik op de dag om een ​​dag in de kalender te selecteren.

5Gebruik het veld Betalen bij bestelling om de persoon of onderneming te identificeren die u met de cheque betaalt.

Als het selectievakje dat u aan het opnemen bent de eerste cheque is die u ooit aan de begunstigde hebt opgemaakt, typt u de naam van de begunstigde in het veld Betalen aan de volgorde. Als u de begunstigde eerder hebt betaald, kunt u op de pijlknop aan het rechteruiteinde van het veld Betalen naar de order van klikken.

Wanneer u dit doet, geeft QuickBooks een lijst met eerdere begunstigden weer. U kunt een begunstigde uit deze lijst selecteren door op de naam te klikken.

6Verplaats de selectiecursor naar het $ (of aantal) veld en typ het controlebedrag.

QuickBooks schrijft het chequebedrag uit op de regel onder het veld Betalen aan de order.

7Breng het controlebedrag over naar de juiste kosten- of activarekeningen.

Als de cheque voor een bepaalde uitgave betaalt of een bepaald activum koopt, klikt u op het tabblad Kosten. Gebruik vervolgens de regels of rijen van het tabblad Kosten om het account te identificeren en het bedrag dat de cheque betaalt.

Als u de uitgave categoriseert als een kostenpost voor een bepaalde klant of taak, kunt u de kolom Factureerbaar (gemarkeerd met een pictogram) gebruiken om aan te geven of dit item later aan de klant moet worden gefactureerd.

8Beschrijving van de artikelen die door de cheque worden gekocht.

Dit zijn de tab Items van het venster Cheques schrijven. U gebruikt het tabblad Items wanneer u een cheque schrijft om items te kopen die worden weergegeven en beschreven in uw Itemlijst.

Om het tabblad Items te gebruiken, identificeert u het item dat u koopt door de artikelcode of naam in de kolom Item in te voeren. Bewerk eventueel de itembeschrijving die wordt weergegeven in de kolom Beschrijving. Gebruik vervolgens de kolommen Hoeveelheid, Kosten en Bedrag om het aantal items en de totale kosten van de gekochte artikelen te beschrijven.

9Als u een vinkje wilt afdrukken, klikt u op de knop Afdrukken.

U kunt ook, als u cheques in een batch wilt afdrukken, nadat u de allerlaatste controle hebt opgeslagen die u wilt afdrukken, op de pijl-omlaag rechts van de knop Afdrukken klikken. Wanneer QuickBooks het menu Afdrukken weergeeft, kiest u de opdracht Batch afdrukken. QuickBooks geeft het dialoogvenster Controles om af te drukken weer.

10Selecteer de cheques die u wilt afdrukken door erop te klikken.

Gebruik het selectievakje Eerste selectievakje om het nummer van het eerste controleformulier voor afdrukken te identificeren. Klik vervolgens op OK. Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Controles afdrukken weergeeft, gebruikt u het gebied Controle stijl om het type controleformulieren te identificeren waarop u afdrukt. Als u standaard- of portemonnee-achtige cheques gebruikt, moet u ook het aantal cheques opgeven. Klik vervolgens op de knop Afdrukken.

11Nadat u de controle en de redenen voor het schrijven van de cheque beschrijft, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of de knop Opslaan en nieuw.

De knop Opslaan & sluiten slaat de cheque op en sluit ook het venster Cheques schrijven. Klik op de knop Save & New om de cheque op te slaan en open het venster Write Checks zodat u nog een vinkje kunt maken. Als u de controle niet wilt opslaan, klikt u op de knop Wissen.