Hoe u klantbetalingen registreert in QuickBooks 2015 - dummies

QuickBooks 2015 maakt het gemakkelijk om betalingen van klanten te registreren. Als uw klanten u niet altijd vooraf betalen voor hun aankopen, moet u een ander type betaling registreren: de betalingen die klanten doen om te betalen of betalen wat u hebt gefactureerd. Om de betalingen te registreren, moet u natuurlijk eerst facturen voor de klant registreren.

Als u creditnota's uitgeeft die klanten kunnen gebruiken om de bedragen die zij verschuldigd zijn te verminderen, moet u ook eerst creditnota's voor elke klant registreren. De rest is eenvoudig.

Om toegang te krijgen tot een schat aan klantinformatie op één pagina, klikt u op het pictogram Klanten in de pictogrambalk of kiest u Klanten → Klantencentrum. Het klantencentrum verschijnt met een overzicht van openstaande saldi voor alle klanten en gedetailleerde informatie voor de klant die is geselecteerd in de lijst met klanten en banen.

Om het venster Betalingen ontvangen weer te geven, klikt u op het pictogram Betalingen ontvangen op het startscherm of klikt u op het pictogram Klantencentrum en selecteert u de gewenste klant. Klik op Nieuwe transacties en ontvang betalingen of kies Klanten → Betalingen ontvangen in de bovenste menu's. Beschrijf vervolgens de klantbetaling en de betaalde facturen. Als je de bloederige details wilt, lees je de volgende stappen:

1. Kies Klanten → Betalingen ontvangen.

   Het venster Betalingen ontvangen wordt weergegeven.

   

2. Identificeer de klant en, indien nodig, de taak.

   Activeer de vervolgkeuzelijst Ontvangen van en selecteer de klant (en taak, indien nodig) door op de naam ervan te klikken. QuickBooks vermeldt de openstaande of onbetaalde facturen voor de klant in de keuzelijst onder aan het venster.

3. Geef de betalingsdatum op.

   Druk op Tab om de cursor naar het tekstvak Datum te verplaatsen en typ de juiste datum in MM / DD / JJJJ-indeling. Om de datum te bewerken, kunt u de geheime codes voor het bewerken van de datum gebruiken.

4. Voer het bedrag van de betaling in.

   Verplaats de cursor naar het veld Bedrag en voer het betalingsbedrag van de klant in. Opmerking: Als de klant met een creditcard betaalt en uw handelsbank een vergoeding aftrekt van de afzonderlijke betalingen, registreert u het volledige bedrag van de betaling op dit betalingsscherm en de handelingskosten later op het stortingsscherm.

5. (Optioneel) Geef de betaalmethode op.

   Activeer de Pmt. Methode vervolgkeuzelijst en kies de betaalmethode.

6. (Optioneel) Voer het chequenummer in.

   U kunt raden hoe dit werkt, toch? U verplaatst de cursor naar het veld Referentie #. Vervolgens typt u het chequenummer van de cheque van de klant. Moet je deze stap voltooien? Nah. Maar dit stukje informatie kan nuttig zijn als u of de klant later vragen krijgt over welke cheques voor welke facturen worden betaald.

7. (Optioneel) Voeg een memobeschrijving toe.

   Gebruik de memobeschrijving voor het opslaan van een stukje informatie dat u op de een of andere manier helpt. Merk op dat dit veld wordt afgedrukt op de klantverklaring.

8. Als de klant uitstaande kredieten heeft, moet u beslissen of u deze in deze betaling wilt toepassen.

   QuickBooks is de som van alle bestaande tegoeden van de klant. Ze kunnen van alles zijn, van een te hoge betaling op een vorige factuur tot een retourzending of iets anders.

   Wanneer u een nieuwe factuur aanmaakt, laat QuickBooks u weten dat er tegoeden beschikbaar zijn op de account van de klant en wordt u gevraagd of u een van deze kredieten op de nieuwe factuur wilt toepassen.

   Als u een creditnota wilt toepassen op een specifieke openstaande factuur, selecteert u de factuur en klikt u vervolgens op de knop Kortingen en tegoeden. Wanneer QuickBooks het tabblad Credits van het dialoogvenster Kortingen en tegoeden weergeeft, klikt u op de creditnota die u wilt toepassen en klikt u vervolgens op Gereed.

9. Identificeer welke openstaande facturen de klant betaalt.

   Standaard past QuickBooks de betaling automatisch toe op de openstaande facturen, te beginnen met de oudste openstaande factuur. U kunt deze toepassing wijzigen door bedragen in te voeren in de kolom Betaling. Klik eenvoudig op het betalingsbedrag van de open factuur en voer het juiste bedrag in.

   U kunt een deel van de betaling ongedaan maken als u dat wilt. QuickBooks vraagt ​​vervolgens wat u wilt doen met de te veel betaalde bedragen: u kunt het bedrag op rekening achterlaten dat moet worden toegepast of het bedrag aan de klant of klant terugbetalen. Als u een onderbetaling vastlegt, vraagt ​​QuickBooks of u het onbetaalde bedrag gewoon daar wilt laten staan ​​of wilt u in plaats daarvan het resterende saldo afschrijven.

   Als u de klantbetaling wilt toepassen op de oudste openstaande facturen, klikt u op de knop Betaal automatisch gebruiken. Als u betalingen die u al hebt toegepast op het openen van facturen niet wilt toepassen, klikt u op de knop Betaalmiddel ongedaan maken. Aanbetaling ongedaan maken en betaling automatisch toepassen is dezelfde knop. QuickBooks verandert de naam van de knop, afhankelijk van of u al betalingen hebt toegepast.

   

10. Pas de vroege betaling of andere kortingen aan, indien nodig.

    Als u betalingsvoorwaarden aanbiedt die een vroegtijdige betalingskorting bevatten, verlaagt QuickBooks automatisch het openstaande factuurbedrag met de vroegtijdige betalingskorting die u opgeeft om het aangepaste verschuldigde bedrag te berekenen als de betaling binnen de kortingsperiode is gedateerd.

    Selecteer de openstaande factuur die u wilt aanpassen om andere kortingen te specificeren. Klik vervolgens op de knop Kortingen en tegoeden. Met weinig of geen aarzeling verschijnt het tabblad Korting van het dialoogvenster Kortingen en tegoeden.

    Typ het dollarbedrag van de korting in het tekstvak Bedrag korting. Geef vervolgens de onkostenrekening op die u wilt gebruiken om kortingen bij te houden door de vervolgkeuzelijst Kortingsrekening te activeren en een van de accounts te selecteren.

    

    Klik als u klaar bent op Gereed om terug te gaan naar het venster Betalingen ontvangen.

11. Leg de betalingsinformatie van de klant vast.

    Nadat u hebt bepaald welke facturen door de klant worden betaald, moet het niet-toegepaste bedrag waarschijnlijk als nul worden weergegeven. U bent klaar om de betalingsinformatie van de klant op te nemen.U kunt dit doen door te klikken op de knop Save & New of op de knop Save & Close. QuickBooks slaat de klantbetaling op het scherm op. Als u op Save & New klikt, geeft QuickBooks een leeg venster Receive Betalingen weer, zodat u nog een betaling kunt invoeren.