Te registreren hoe de ontvangst van items in QuickBooks 2012 - dummies

Wanneer u artikelen van een leverancier ontvangt, kunt u het ontvangstbewijs opnemen met QuickBooks 2012. Gewoonlijk doet u dit wanneer u de ontvangst van een artikel wilt opnemen nog voordat u een factuur voor het artikel ontvangt.

In elk bedrijf met voorraad wilt u bijvoorbeeld precies weten hoeveel voorraad u in uw magazijn of op uw winkelvloer heeft. U wilt niet wachten om uw voorraadrecords voor deze aankopen aan te passen totdat u de factuur van de leverancier ontvangt. In dit scenario neemt u op wanneer u items ontvangt.

Om artikelontvangsten te registreren, volgt u deze stappen:

1. Kies de opdracht Leveranciers → Items ontvangen.

   QuickBooks geeft het venster Create Item Receipts weer.

   

2. Selecteer de leverancier van wie u artikelen uit de vervolgkeuzelijst Verkoper ontvangt.

3. Selecteer eventuele P. O. s waarvoor u items ontvangt.

   Als er open bestellingen zijn voor de leverancier, geeft QuickBooks een berichtvenster weer. In het vak Bericht wordt gevraagd of u artikelen wilt ontvangen voor een van de open inkooporders. Als de items die u ontvangt, items zijn die u hebt ingesteld bij een bestelling, klikt u op Ja.

   Wanneer QuickBooks het dialoogvenster Openstaande inkooporders weergeeft - het dialoogvenster bevat alleen geopende bestellingen - selecteer degene die de artikelen bestelt die u nu ontvangt en klik vervolgens op OK. QuickBooks vult het tabblad Items van het venster Create Item Receipts in met behulp van de informatie uit de bestelling.

   Deze automatische gegevensinvoer van bestelinformatie kan u tijd besparen als de items die u ontvangt, overeenkomen met items op de bestelling.

4. Bevestig de ontvangstdatum.

   Gebruik het veld Datum om de ontvangstdatum te bevestigen. Net als bij het veld Datum op andere plaatsen in QuickBooks, voert u de datum in mm / dd / jjjj-indeling in. U kunt ook op de knop Agenda klikken die rechts van het veld Datum verschijnt en de datum selecteren in de pop-upkalender die QuickBooks weergeeft.

5. Gebruik het vak Totaal om de totale waarde van de ontvangen bestelling te bepalen, indien beschikbaar.

   QuickBooks berekent dit totaal voor u door de afzonderlijke artikelkosten bij elkaar op te tellen, zodat u kunt wachten tot later.

6. (Optioneel) Gebruik een referentienummer.

   U kunt de Ref. Nr. Veld om een ​​referentienummer te geven. U wilt bijvoorbeeld verwijzen naar het ordernummer van de leverancier.

7. (Optioneel) Geef een memobeschrijving op.

8. Beschrijf de ontvangen items.

   Gebruik het tabblad Items om de items te identificeren die u hebt ontvangen. Het tabblad Items van het venster Create Item Receipts lijkt op en werkt net als het tabblad Items van het venster Create Purchase Order.

9. Beschrijf eventuele gerelateerde uitgaven.

   Het tabblad Kosten van het venster Artikelontvangsten maken werkt op dezelfde manier als het tabblad Kosten in het venster Cheques schrijven.

10. Klik op de knop Opslaan en sluiten of op de knop Opslaan en nieuw om het ontvangstitem op te slaan.

    Als u op de knop Opslaan en sluiten klikt, slaat QuickBooks de gegevens van uw artikelontvangst op en sluit het venster Artikelontvangsten maken. Als u op de knop Opslaan & Nieuw klikt, slaat QuickBooks de informatie over de artikelontvangst op en wordt een nieuwe, schone en gewiste versie van het venster Artikelontvangsten creëren opnieuw weergegeven. Vervolgens kunt u het venster gebruiken om de ontvangsten van een andere set items te beschrijven.