Algemene boekhoudopties instellen in QuickBooks 2014 - dummies

< Het tabblad Bedrijfsvoorkeuren biedt de volgende vijf algemene boekhoudkundige selectievakjes, evenals datum- en einddatum-instellingen. (De selectievakjes zijn waarschijnlijk voor zichzelf bedoeld voor iedereen die een beetje boekhoudkundig met QuickBooks heeft gewerkt.)

Accountnummers gebruiken: het selectievakje Accountnummers gebruiken, indien geselecteerd, stelt u in staat een rekeningnummer voor een transactie in te voeren. Het bijbehorende selectievakje Show Show Only Subaccount toont QuickBooks om alleen de naam en het accountnummer van een subaccount weer te geven (als u er een gebruikt) in plaats van de volledige erfenis van het account.

• Als u veel niveaus van subaccounts gebruikt, kunt u met deze optie de weergaven echt opschonen, zodat u gemakkelijker kunt zien naar welk account u kijkt.

  Accounts vereisen: het selectievakje Account vereist, indien geselecteerd, vertelt QuickBooks dat u een account voor een transactie moet opgeven. Dit slaat ergens op. Als u geen accounts gebruikt om de bedragen die in en uit het bedrijf stromen te volgen, doet u niet echt boekhouding. Het zou nooit verstandig zijn om het selectievakje Account vereisen uit te schakelen.

• Class Tracking gebruiken voor transacties: met het vakje Class Tracking gebruiken kunt u QuickBooks laten weten dat u niet alleen accounts wilt gebruiken om uw financiële informatie bij te houden, maar ook klassen. Met klassen kun je informatie op accountniveau op een andere manier splitsen. Dit klinkt ingewikkeld, maar het is echt vrij eenvoudig.

• Met de accountlijst kunt u bijvoorbeeld inkomsten en uitgaven bijhouden per categorie van inkomsten en uitgaven. U kunt kosten bijhouden door gebruik te maken van categorieën zoals lonen, huur en supplies. Klassen bieden u daarom een ​​manier om deze informatie in een andere dimensie bij te houden.

  U kunt bijvoorbeeld de lonen van de lonen verdelen in de lonen die u hebt uitgegeven voor twee verschillende locaties van uw bedrijf. Een restaurateur met twee restaurants wil dit misschien doen. Merk op dat QuickBooks ook een vakje biedt dat u kunt controleren om aan te geven dat QuickBooks u moet vragen om klassen toe te wijzen.

  Automatisch algemeen invoernummer toewijzen: dit selectievakje vertelt QuickBooks om nummers toe te wijzen aan de algemene journaalboekingen die u invoert met behulp van de opdracht Journaalboeking maken. U wilt dit selectievakje ingeschakeld laten. Algemene journaalboekingen worden trouwens meestal ingevoerd door uw CPA of uw professionele boekhouder op het personeel.

• Waarschuwen bij boeking van een transactie naar ingehouden winsten: met dit selectievakje laat QuickBooks een waarschuwingsbericht weergeven wanneer u of iemand anders probeert zijn ingehouden inkomstenrekening te debiteren of crediteren.(Normaal gesproken wilt u niet rechtstreeks de ingehouden inkomstenrekening debiteren of crediteren, en alleen ervaren accountants zouden transacties in elk geval rechtstreeks in de ingehouden winst invoeren.)

• Datumwaarschuwingen: de vakjes voor datumwaarschuwingen vertellen QuickBooks dat ze u moeten waarschuwen wanneer jij of iemand anders voert een transactie met een te ver verleden in het verleden of te ver in de toekomst in. Als u een van de vakken Datumwaarschuwingen markeert, wilt u ook opgeven hoeveel dagen te ver in het verleden of te ver in de toekomst liggen.

• Instelling afsluitdatum: in het vak Afsluitingsdatum kunt u een datum opgeven waarvoor uw QuickBooks-gegevensbestand niet kan worden gewijzigd. Met andere woorden, als u de sluitingsdatum instelt op 31 december 2012, vertelt u QuickBooks dat u vóór deze datum geen wijzigingen wilt aanbrengen in het QuickBooks-gegevensbestand.

• Dit betekent dat iemand een transactie die is gedateerd vóór uw sluitingsdatum niet kan wijzigen zonder een eng waarschuwingsbericht te ontvangen. Het betekent ook dat iemand geen transactie kan ingaan door een datum vóór deze sluitingsdatum te gebruiken. U kunt op de knop Datum / wachtwoord instellen klikken om een ​​dialoogvenster weer te geven waarin u een sluitingsdatum kunt opgeven en het wachtwoord kunt maken dat vereist is wanneer iemand een oude transactie wil toevoegen of een oude transactie wil wijzigen.

• Alle recente versies van QuickBooks bieden een doorlopende audittrail, zodat u geen accountingsvoorkeuren van de Audit Trail meer ziet. Een audit-trail houdt trouwens eenvoudig een lijst bij van wie welke mutaties in transacties maakt. Accountants, voorspelbaar, liefdes audit trails. Met audit trails kan iemand, zoals uw CPA, achteraf aankomen en uitzoeken waarom een ​​accountsaldo is wat het is.