Een klantenlijst instellen in QuickBooks 2014 - dummies

Een klantenlijst in QuickBooks houdt al uw klanten en uw klantinformatie bij. De klantenlijst houdt bijvoorbeeld de factuuradressen en verzendadressen voor klanten bij.

Voer de volgende stappen uit om een ​​klant aan de klantenlijst toe te voegen:

1Kies de opdracht Klanten → Customer Center.

QuickBooks geeft het Klantencentrum-venster weer.

2Als u een nieuwe klant wilt toevoegen, klikt u op de knop Nieuwe klant & opdracht en kiest u de opdracht Nieuwe klant.

QuickBooks geeft het venster Nieuwe klant weer.

3Gebruik het vakje Naam klant om de klant een korte naam te geven.

U hoeft de volledige naam van de klant niet in het vakje Naam klant in te voeren. Die informatie kan worden ingevoerd in het vak Bedrijfsnaam, dat wordt weergegeven op het tabblad Adresgegevens. U wilt gewoon een verkorte versie van de klantnaam die u kunt gebruiken om naar de klant te verwijzen binnen het QuickBooks-boekhoudsysteem.

4 (Optioneel) Als u uw klant factureert in een andere valuta dan uw gebruikelijke eigen valuta, selecteert u die valuta in de vervolgkeuzelijst Valuta.

Als u QuickBooks vertelt dat u in meerdere valuta's werkt - u zou dit tijdens het installatieproces van EasyStep Interview hebben gedaan - wilt QuickBooks dat u identificeert wanneer u een klant factureert en betalingen van een klant in een andere valuta dan uw eigen valuta verzamelt.

(Opmerking: de vervolgkeuzelijst Valuta verschijnt niet in de afbeelding omdat de functie voor het volgen van meerdere valuta's niet is ingeschakeld.)

5 (gebruikelijke regel) De opening negeren Evenwicht en vanaf vakken.

U wilt de beginsaldi van de klant meestal niet instellen met behulp van het beginsaldo en vanaf het vakje. Dat is niet de juiste manier om uw nieuwe debiteurensaldo voor klanten in te stellen. Als u dit doet, stelt u in feite het debetgedeelte van een boeking in zonder het bijbehorende creditgedeelte.

Later zul je binnen moeten gaan en gekke, gekke journaalboekingen moeten invoeren om je onvolledige boekhouding te herstellen. Maar er bestaat een uitzondering op de gebruikelijke regel.

Hoewel de gebruikelijke regel is dat u geen beginsaldo voor een klant wilt instellen, heeft deze regel een belangrijke uitzondering. U registreert uw debiteurensaldo op de conversiedatum door een beginsaldo in te stellen voor elke klant vanaf de conversiedatum. De som van deze beginsaldi is wat QuickBooks gebruikt om uw totale debiteuren te bepalen op de conversiedatum.

6Gebruik de vakjes van het tabblad Adresgegevens om de bedrijfsnaam en contactgegevens op te geven, waaronder de naam van de contactpersoon, telefoonnummers, faxnummers, e-mailadressen, factuur- en verzendadressen, enzovoort.

Typ de voor- en achternaam van iemand in de vakken Volledige naam en de telefoonnummers van uw klant staan ​​in de vakjes Hoofdtelefoon en Werktelefoon.

7Klik op het tabblad Betalingsinstellingen om de weergegeven set boxen weer te geven.

U kunt het klantnummer, zijn of haar kredietlimiet, betalingsvoorwaarden, gewenste betaal- en bezorgmethoden en zelfs creditcardgegevens registreren.

8 (Optioneel) Als u verkoopbelasting bijhoudt, klikt u op het tabblad BTW-instellingen om de vakken weer te geven die u gebruikt om het btw-tarief van deze klant te identificeren.

Het tabblad BTW-instellingen bevat bijvoorbeeld een vervolgkeuzelijst Belastingcode die u gebruikt om aan te geven welke btw-code van toepassing is op deze specifieke klant. U kunt ook het daadwerkelijke BTW-item en, indien relevant, het volgnummer identificeren.

9Bijd een beetje extra informatie over de klant.

Als u op het tabblad Aanvullende informatie klikt, worden in QuickBooks verschillende andere vakken weergegeven die u kunt gebruiken om klantinformatie te verzamelen en op te slaan. U kunt bijvoorbeeld de vervolgkeuzelijst Klanttype gebruiken om een ​​klant te categoriseren als passend bij een bepaald klanttype.

En u kunt de vervolgkeuzelijst Rep gebruiken om de standaardverkoper van de klant te identificeren. U kunt ook op de knop Velden definiëren klikken om extra velden op te geven die u wilt verzamelen en voor de klant wilt rapporteren.

10 (Optioneel) Klik op het tabblad Taakinfo om de klus van de klant te beschrijven.

Op het tabblad Taakinfo kunt u informatie beschrijven die is gekoppeld aan een specifieke taak die voor een klant wordt uitgevoerd. U gebruikt het tabblad Taakinfo als u niet alleen een klant instelt, maar ook een taak voor die klant instelt.

Als u klaar bent met het beschrijven van de klant, klikt u op de knop Opslaan en sluiten of op de knop Opslaan en nieuw om uw beschrijving op te slaan.