Hoe u een lijst met vaste activa instelt in QuickBooks 2015 - dummies

Als uw bedrijf veel dingen bezit met een lang aanhoudende waarde, moeten u of uw accountant de artikelen bijhouden in QuickBooks. Als u de items wilt volgen, kunt u dit doen met behulp van de lijst met vaste activa.

Items toevoegen aan de lijst met vaste activa

Om een ​​meubelstuk, een stukje uitrusting of machines of een ander item met een lange levensduur toe te voegen aan de lijst met vaste activa, volgt u deze stappen:

1. Kies Lijsten → Lijst met vaste activumitems om de lijst met vaste activa weer te geven.

   QuickBooks geeft het venster Lijst met vaste activumitems weer. In eerste instantie, omdat u nog geen activa hebt toegevoegd, bevat de lijst geen items.

   Heeft u items die u al heeft gekocht? U kunt de originele aankooptransactie bewerken en het vaste activum aan de lijst toevoegen tijdens het bewerken.

   

2. Vertel QuickBooks dat u een item aan de lijst met vaste activa wilt toevoegen.

   Klik op de knop Item (linksonder) en kies vervolgens New in het menu dat QuickBooks weergeeft. QuickBooks geeft het venster Nieuw item weer.

   

3. Geef het item een ​​naam.

   Geef het item een ​​unieke naam. U kunt een meubel bijvoorbeeld een naam geven als Leren bankstel, een computer met een naam als HP Pavilion, en een voertuig met een naam als '12 Chevy S20 Pickup.

4. Selecteer het juiste vaste-activarekening.

   Selecteer in de vervolgkeuzelijst Asset-account de vaste-activarekening waarin het activum dat u beschrijft, moet worden geplaatst. Een lederen bank gebruikt in uw weelderige receptie, bijvoorbeeld, kan worden geplaatst in een vast activarekening voor meubels en apparatuur. Een bestelwagen kan op een vaste-activarekening van een voertuig worden geplaatst.

   QuickBooks levert, zoals u vermoedt, automatisch een heleboel accounts, maar u ziet mogelijk niet het account dat u nodig hebt of wilt in de vervolgkeuzelijst Asset Account. U kunt een nieuw activumaccount direct toevoegen door een nieuwe accountnaam in te voeren en op Enter te drukken. Wanneer QuickBooks ziet dat de vaste-activarekening nog niet is ingesteld, wordt u gevraagd om de nieuwe vaste-activarekening in te stellen.

5. Beschrijf de aankoopvoorwaarden.

   Gebruik het gebied Aankoopinformatie om het artikel dat u hebt gekocht en de aankoopvoorwaarden te beschrijven. U wilt bijvoorbeeld aangeven of het artikel nieuw is of wordt gebruikt door het keuzerondje Nieuw of Gebruikt te selecteren. U kunt een aankoopbeschrijving, aankoopdatum, aankoopkosten en zelfs de leverancier identificeren door de andere, voor zichzelf sprekende vakken in het gedeelte Inkoopinformatie te gebruiken.

6. (Optioneel) Beschrijf het actief in meer detail.

   Het itemgegevensonderdeel onderaan het venster Nieuw item bevat aanvullende tekstvakken die u kunt gebruiken om het item te beschrijven.Het gebied biedt een reusachtig gebied om een ​​lange activabeschrijving te plaatsen, bijvoorbeeld. U hebt ook velden die u kunt gebruiken om de activalocatie, het oorspronkelijke bestelnummer (bestelnummer), het serienummer van het activum en de vervaldatum van de garantie te identificeren.

   Als deze velden niet adequaat zijn, levert QuickBooks zelfs een Notes-gebied dat u kunt gebruiken om een ​​kleine ode aan uw item te schrijven of een ander stukje relevante activagegevens op te nemen.

7. Bewaar de itembeschrijving van het item.

   Klik op OK om tegelijkertijd de beschrijving van het nieuwe item te bewaren en het venster Nieuw item te sluiten. Of klik op Volgende om de beschrijving van het nieuwe item te bewaren, maar laat het venster Nieuw item niet verschijnen.

Vaste activumitems direct toevoegen

U kunt items toevoegen aan de lijst met vaste activa, zoals beschreven in de voorgaande paragrafen. U kunt ook een item aan de lijst met vaste activa toevoegen wanneer u de factuur registreert die de leveranciersfactuur voor het activum registreert of wanneer u de cheque opneemt die de leveranciersfactuur voor het activum betaalt.

Zo werkt het: als u QuickBooks vertelt dat u een lijst met vaste activa wilt behouden, vraagt ​​QuickBooks u om een ​​vast activumitem toe te voegen wanneer u een vast activumaccount categoriseert of debiteert terwijl u een factuur invoert of een cheque opneemt.

Om de informatie te verzamelen die nodig is om het item met vaste activa in te stellen, geeft QuickBooks hetzelfde venster Nieuw item weer. De stappen voor het invullen van het venster Nieuw item werken ook wanneer u vaste activumitems on the fly toevoegt.

Items in de lijst met vaste activa bewerken

Om een ​​item met een vast activum te bewerken - stel dat u een fout hebt gemaakt bij het invoeren van een beetje informatie - gaat u als volgt te werk:

1. Kies Lijsten → Lijst met vaste activumitems.

   QuickBooks geeft het venster Lijst met vaste activumitems weer.

2. Dubbelklik op het item dat u wilt bewerken.

   QuickBooks geeft het venster Item bewerken weer.

   

3. Werk de beschrijving van het item bij.

   Werk zo nodig de informatie bij die wordt weergegeven in de gebieden Aankoopinformatie en Activuminformatie. Houd er ook rekening mee dat als u de verkoop van een activum wilt registreren, u het selectievakje Item is verkocht kunt selecteren. Met QuickBooks kunnen de tekstvakken van het verkoopinformatiegebied worden ingeschakeld. U kunt deze gebruiken om de verkoopdatum, prijs en hoeveelheid verkoopkosten te identificeren.

QuickBooks voert geen boekhouding uit met de aankoop- en / of verkoopinformatie die wordt weergegeven in de vensters Nieuw item en Bewerk artikel.

QuickBooks voegt bijvoorbeeld geen actief toe aan de balans omdat u een item met een vast activum hebt ingesteld. En QuickBooks berekent de winst of het verlies op de beschikbaarheid van het activum niet omdat u verkoopinformatie invoert. U moet dat zelf doen - of laat uw accountant dat doen - door standaard QuickBooks-transacties of traditionele journaalposten te gebruiken.