Instellen voor het instellen van een QuickBooks 2015-taak - dummies

In QuickBooks 2015 kunt u facturen volgen per klant of per klant en per baan. Dit klinkt misschien maf, maar sommige bedrijven factureren klanten (misschien meerdere keren) voor specifieke taken. Neem het geval van een bouwonderaannemer die funderingswerkzaamheden uitvoert voor een handjevol bouwers van eengezinswoningen. Deze onderaannemer voor de bouw factureert waarschijnlijk zijn klanten per klus en factureert elke klant meerdere keren voor dezelfde klus.

Hij factureert bijvoorbeeld Poverty Rock Builders voor de funderingsjob op 1113 Birch Street wanneer hij de grond stort en dan opnieuw wanneer hij het blok legt. Bij 1028 Fairview kost dezelfde funderingsjob ook meer dan één factuur.

Om banen voor klanten in te stellen, moet u eerst de klanten beschrijven. Voer vervolgens de volgende stappen uit:

1. Kies Klanten → Klantencentrum.

   QuickBooks geeft het Klantencentrum-venster weer.

2. Klik met de rechtermuisknop op de klant waarvoor u een taak wilt instellen, kies Taak toevoegen in het snelmenu dat verschijnt en klik op het tabblad Taak toevoegen.

   QuickBooks geeft het venster Nieuwe taak weer. U gebruikt dit venster om de taak te beschrijven. Een groot deel van de informatie in dit venster verschijnt op de factuur.

   

3. Voeg de taaknaam toe.

   De cursor staat in het tekstvak Taaknaam. Typ gewoon de naam van de taak of het project.

4. (Optioneel) Als u de saldi van de klant op een baan bijhoudt, voert u de beginsaldo van de taak in.

   Verplaats de cursor naar het tekstvak Beginsaldo en typ het totale bedrag dat de klant verschuldigd is voor de taak die u op de conversiedatum beschrijft.

5. Voer de huidige datum in het tekstvak Van in.

6. Identificeer de klant.

   Kijk bij de kans dat u bij stap 2 de verkeerde klant hebt geselecteerd, een kijkje in de vervolgkeuzelijst Klant. Noemt het de juiste klant? Als dit niet het geval is, activeer dan de vervolgkeuzelijst en selecteer de juiste klant.

7. (Optioneel) Geef uw contactpersoon een naam en vul andere relevante informatie in.

   U kunt de naam van uw contactpersoon en alternatief contact invoeren in de tekstvakken Volledige naam. QuickBooks vult het tekstvak Contact voor u in. U hoeft dit waarschijnlijk niet te horen, maar vul de telefoonvakjes, faxen, e-mail en de tekstvakken van de website zo in dat u die informatie bij de hand hebt.

8. Voer het factuuradres van de taak in.

   U kunt het vak Factureren aan gebruiken om het factuuradres voor de klant op te geven. Omdat de kansen goed zijn dat het factuuradres voor werk hetzelfde is als het factuuradres van de klant, kopieert QuickBooks het factuuradres uit de klantenlijst.Maar indien nodig, breng wijzigingen aan.

9. Selecteer het verzendadres.

   U kunt het vak Verzenden naar gebruiken gebruiken om het verzendadres van de taak op te geven. Klik op de knop Kopiëren als het verzendadres hetzelfde is als het factuuradres.

10. Klik op het tabblad Betalingsinstellingen en beschrijf de betalingsafspraken van de klant.

    U kunt bijvoorbeeld op het tabblad Betalingsinstellingen een rekeningnummer en gewenste betaalmethode opnemen. U kunt de kredietlimiet van de klant instellen door het vak Kredietlimiet te gebruiken. En u kunt creditcardbetalingsinformatie opslaan voor klanten die willen dat u hun kaartnummers in het dossier bewaart.

11. (Massaal optioneel) Klik op het tabblad Aanvullende informatie en categoriseer de taak.

    U kunt de vervolgkeuzelijst Klanttype gebruiken om het jobtype te geven. De enige initiële typen in de standaardlijst zijn Van, Verwijzing, Detailhandel en Groothandel. U kunt andere typen maken door Nieuw toevoegen te kiezen in de vervolgkeuzelijst Klanttype (zodat QuickBooks het dialoogvenster Nieuwe klantentype weergeeft) en vervolgens de lege cellen in te vullen.

12. (Optioneel) Klik op het tabblad Taakinfo en voeg specifieke taakinformatie toe.

    U kunt de vervolgkeuzelijst Opdrachtstatus op het tabblad Taakinfo gebruiken om Geen, In behandeling, Toegekend, Lopend, Gesloten of Niet toegekend te kiezen, afhankelijk van wat het meest geschikt is. De startdatum is uiteraard de dag waarop u met de taak begint. Zoals iedereen weet, zijn het geprojecteerde einde en de einddatum niet noodzakelijk hetzelfde. Vul de Einddatum niet in totdat de taak daadwerkelijk is voltooid.

    Het veld Taakomschrijving kan nuttige informatie bevatten die u op één regel kunt passen en het Taaktype is een extra veld dat u kunt gebruiken. (Als u dit veld wel gebruikt, kunt u een nieuw taaktype toevoegen door Nieuw in de lijst Opdrachttype te kiezen.)

    

13. Sla de taakinformatie op door op OK of Volgende te klikken.

    Nadat u de taak hebt beschreven, hebt u twee opties: u kunt op OK klikken om de taak aan de lijst toe te voegen en terug te gaan naar het venster Customer Center, of u kunt op Volgende klikken om de taak aan de lijst toe te voegen en de nieuwe te behouden Taakvenster op het scherm zodat u meer taken kunt toevoegen.

U kunt taakinformatie op dezelfde manier bewerken als u klantinformatie bewerkt. Geef het Klantencentrum-venster weer door Klant → Klantencentrum te kiezen. Wanneer QuickBooks het venster toont, dubbelklikt u op de taak en brengt u de wijzigingen aan in het venster Job bewerken dat verschijnt.

Als u tegelijkertijd een groot aantal klanten of taken aan de klantenlijst wilt toevoegen, opent u het venster Klantencentrum, klikt u op de knop Nieuwe klant & opdracht en kiest u de optie Meerdere klanten toevoegen: Taken. QuickBooks toont het werkblad Meerdere lijsten toevoegen / bewerken, waarmee u dezelfde informatie kunt verzamelen en bewerken als de gewone Klanten & Taken-vensters.

U kunt een medewerker ook deactiveren uit uw lijst als het vol raakt met namen van werknemers die niet meer voor u werken. U moet wachten om ze te deactiveren tot nadat het jaar is voltooid en de W-2-formulieren zijn afgedrukt.