Werken met Office-bestanden (documenten, werkmappen en presentaties) op de iPad - dummies

Je hebt nu Office op je iPad. Super goed! Hier zijn een paar tips. Bestanden gaan op verschillende namen onder Office. Een Word-bestand wordt een document genoemd; een Excel-bestand wordt een -werkmap genoemd; en een PowerPoint-bestand wordt een -presentatie genoemd. Met welke naam dan ook, zult u blij zijn om te weten dat de technieken voor het maken, openen, opslaan en benoemen van bestanden hetzelfde zijn.

Hoe Office voor de iPad omgaan met bestanden

Office voor de iPad werkt in de veronderstelling dat uw iPad altijd verbonden is met internet en u uw bestanden wilt opslaan op OneDrive, de online opslagfaciliteit van Microsoft. U kunt echter bestanden op de iPad zelf opslaan. Bovendien kunt u bestanden heen en weer verplaatsen tussen de iPad en OneDrive.

In Word, Excel en PowerPoint voor de iPad worden alle bestandsbewerkingen uitgevoerd via het Office-venster en het menu Bestand. Om bestanden af te handelen, kijkt u in de linkerbovenhoek van het scherm en tikt u op de knop Office of de knop Bestand. Tikken op Office opent het Office-venster; tikken op Bestand opent het menu Bestand:

Kantoorvenster: Biedt opdrachten voor het aanmelden bij OneDrive, het maken van bestanden en het openen van bestanden.
Bestandsmenu: Biedt opdrachten voor het benoemen, dupliceren, herstellen en afdrukken van bestanden en voor het bekijken van de eigenschappen van een bestand.

Een bestand openen

Wanneer u Word, Excel of PowerPoint voor de iPad start, opent u ook het geopende bestand wanneer u de app voor het laatst gebruikte. Is dit het bestand waar je aan wilt werken? Als dat niet het geval is, volgt u deze stappen om een bestand te openen:

Tik op de Office-knop.

Het Office-venster wordt geopend.
Tik op Openen.
Ga naar waar het bestand dat u wilt openen, is opgeslagen.

Het kan worden opgeslagen op OneDrive, op uw iPad of op een andere locatie.
- OneDrive: Tik op één schijf. Mogelijk ziet u enkele mapnamen. Als het bestand zich in een map bevindt, tikt u op de naam van de map om deze te openen.
  
  Om een bestand op OneDrive te openen, moet u zijn aangemeld bij uw Office 365-account. Tik om je aan te melden op de Office-knop, tik twee keer op je naam en voer je gebruikersnaam en wachtwoord in.
- iPad: Tik op iPad om een bestand te openen dat lokaal op uw iPad-apparaat is opgeslagen.
- Een andere locatie: Als u een locatie hebt toegevoegd voor het bewaren van bestanden, wordt deze vermeld in het Office-venster. Zoek en open uw bestand daar.
Tik op de naam van het bestand dat u wilt openen.

Tik op Recent in het Office-venster om een lijst weer te geven met bestanden die u onlangs hebt geopend. Als het bestand dat u wilt openen in de lijst staat, tikt u op de naam om het te openen.U kunt een bestand permanent naar de bovenkant van de lijst verplaatsen door op het pennetje naast de naam van een bestand te tikken. Zet een bestand bovenaan de lijst als u het vaak opent.

In een Office voor iPad-app kan slechts één bestand tegelijk geopend zijn. U kunt bijvoorbeeld niet twee Excel-werkmappen openen en heen en weer schakelen om de twee te vergelijken. Office for the iPad is koppig omdat je niet meer dan één bestand kunt openen. Het programma is zo koppig, dat het in feite het geopende bestand opslaat en afsluit wanneer je op de Office-knop tikt om een ander bestand te openen.

Een document openen in Word voor iPad.

Er is geen knop Opslaan aanwezig in de Office voor iPad-apps. Dat komt omdat bij wijzigingen aan bestanden de wijzigingen automatisch worden opgeslagen, zolang AutoSave is ingeschakeld. Controleren of AutoSave is ingeschakeld:

Tik op de knop Bestand en noteer in het vervolgkeuzemenu of het is ingeschakeld.
Noteer op de knop Bestand zelf of twee kleine pijlen verschijnen. Als ze worden weergegeven, is AutoSave ingeschakeld.

Wanneer AutoSave is uitgeschakeld, slaat u bestanden op door op de knop Bestand te tikken en Opslaan te kiezen in het vervolgkeuzemenu.

Een bestand sluiten

De enige manier om een bestand te sluiten is om een ander bestand te openen of de app zelf te sluiten. Office voor de iPad is daar eigenaardig aan. Het biedt geen opdracht Sluiten voor het sluiten van bestanden. Omdat u niet tegelijkertijd twee bestanden kunt openen en omdat ten minste één bestand altijd open moet zijn, is de enige manier om een bestand te sluiten, een ander bestand te openen of alles te sluiten.

Een bestand maken

Wanneer u een bestand maakt, wordt u gevraagd een sjabloon te kiezen om vast te stellen hoe uw bestand eruit zal zien. Een sjabloon is een vooraf opgemaakt bestand. Sommige sjablonen zijn vreselijk spiffy; andere zijn duidelijk voor het geval u de opmaak zelf wilt doen.

Kies een sjabloon wanneer u een bestand aanmaakt.

Volg deze stappen om een bestand te maken:

Tik op de Office-knop.

Het Office-venster wordt geopend.
Tik op Nieuw.

U ziet sjablonen voor het maken van bestanden. De sjabloonnamen vertellen u iets over hoe uw bestand eruit zal zien nadat u het hebt gemaakt.
Tik op een sjabloonnaam.

Uw nieuwe bestand verschijnt op het scherm.
Tik op de knop Bestand en kies Naam in het vervolgkeuzemenu.

Het venster Opslaan en het toetsenbord worden weergegeven, zodat u uw bestand een naam kunt geven en een plaats kunt selecteren om het op te slaan. Standaard worden bestanden opgeslagen in OneDrive in de map Documenten. Als u in deze map het bestand wilt behouden, voert u een naam in en tikt u op Opslaan; ga anders door naar stap 5.
Kies waar het bestand moet worden opgeslagen.

Selecteer een OneDrive-map, selecteer iPad om het bestand op uw iPad-apparaat op te slaan of selecteer een andere locatie als u er een hebt aangewezen.
Tik op het tekstvak Naam, voer een beschrijvende naam in voor uw bestand op het toetsenbord en tik op de Return-toets.

Bestanden hernoemen en verplaatsen

Office voor de iPad biedt de opdracht Dupliceren voor het hernoemen en verplaatsen van bestanden. Deze opdracht bevindt zich in het menu Bestand. Het wordt "Duplicaat" genoemd omdat het dupliceren van een bestand - met andere woorden, het maken van een kopie - de enige manier is om bestanden te hernoemen en te verplaatsen:

Maak een kopie onder een andere naam met de opdracht Dupliceren om de naam van een bestand te wijzigen.Verwijder vervolgens het originele bestand.
Als u een bestand wilt verplaatsen, maakt u een kopie op een andere locatie. Verwijder vervolgens het origineel.

Volg deze stappen om een bestand te hernoemen of te verplaatsen:

Open het bestand waarvan u de naam wilt wijzigen of verplaatsen.
Tik op de knop Bestand en kies Dupliceren in het vervolgkeuzemenu.

Het venster Naam en locatie kiezen wordt geopend.
Verplaats het bestand naar een andere locatie, voer een nieuwe naam in, of beide.

Zo ziet u:
- Kies een locatie: Verplaats het bestand naar een OneDrive-map of naar de iPad.
- Voer een naam in: Voer een naam in het vak Naam in en tik op de Return-toets.
Tik op Opslaan.
Verwijder de originele kopie van het bestand.

Een bestand verwijderen in een Office voor iPad-app

De eenvoudigste manier om een bestand dat op OneDrive is opgeslagen te verwijderen, is door de OneDrive-website in een browser te openen en het bestand op de OneDrive-website te verwijderen. Volg deze stappen om een bestand in een Office voor iPad-app te verwijderen:

Tik op de Office-knop.
Zoek het bestand dat u wilt verwijderen.

Tik op Recent of Open en navigeer naar het bestand om het bestand te zoeken.
Tik op het pictogram Bestand rechts van de bestandsnaam.

Het vervolgkeuzemenu Bestand wordt weergegeven.
Kies Verwijderen.
Kies Verwijderen in het bevestigingsbericht.

Dat is alles.

Veel computers hebben een Trash-functie (Mac) of een Prullenbak (Windows) waar verwijderde bestanden worden bewaard voor het geval u ze wilt herstellen. De iPad heeft zoiets niet. Bestanden die u verwijdert, worden permanent en onherroepelijk verwijderd. Denk daarom om twee redenen na voordat je een bestand verwijdert.