Gegevens importeren in MYOB - dummies

Wist u dat u vanuit andere toepassingen gegevens kunt importeren in MYOB? Misschien hebt u bijvoorbeeld een lijst met namen en adressen van klanten ergens anders op uw computer (misschien in een Word-bestand, een databasebestand of in Excel) en wilt u deze informatie in MYOB importeren. Hier leest u hoe u klant- of leveranciersgegevens in een oogwenk importeert.

Uw gegevens ordenen

De eerste stap bij het importeren van gegevens is het manipuleren van uw klant- of leveranciersvermelding in een indeling die MYOB kan begrijpen.

1. Als uw klant- of leveranciersgegevens zich momenteel in een tekstverwerker of database bevinden, probeer dan deze gegevens in een spreadsheet te krijgen voordat u de informatie in MYOB probeert te importeren.

   Als uw gegevens bijvoorbeeld worden opgeslagen in een database zoals Microsoft Access, kunt u deze gegevens meestal opslaan in een indeling die kan worden geopend in Excel.

2. Gebruik spreadsheetsoftware zoals Excel om de informatie netjes in kolommen in te delen.

   Ruim uw gegevens op zodat alle namen achter elkaar worden weergegeven, alle adressen na elkaar worden weergegeven, enzovoort. Met adressen, scheid de straat, stad, staat en postcode in vier afzonderlijke kolommen.

3. Voeg een rij helemaal bovenaan uw lijst in (als u dat nog niet hebt gedaan) die de kolommen labelt.

   Bijvoorbeeld Naam, Telefoon 1, Telefoon 2, Contact enzovoort. Deze rij wordt uw koprij genoemd.

4. Sla deze spreadsheet op als een door tabs gescheiden bestand.

   Ga bijvoorbeeld in Excel naar het menu Bestand, klik op Opslaan als en selecteer vervolgens Tab-Gescheiden als het bestandstype. Het door tabs begrensde bestandsformaat maakt het gemakkelijk voor MYOB-software om te lezen.

Uw gegevens importeren

Nu uw gegevens zijn geordend, bent u klaar om deze informatie in MYOB te importeren. Houd het vast, hier geldt:

1. Selecteer Import / Export-assistent in het menu Bestand in MYOB.

2. Selecteer Gegevens importeren en klik op Volgende.

3. Selecteer Kaarten als het gegevenstype en Klantkaarten of Leverancierskaarten als het type Kaarten.

4. Klik op Bladeren, ga naar de map waarin u uw gegevens hebt opgeslagen en selecteer het bestand dat u wilt importeren. Klik volgende.

5. Fiddle met de instellingen en klik op Volgende.

   Dingen worden op dit moment behoorlijk technisch. Maar wees nooit bang! Vertel MYOB dat uw gegevens gescheiden zijn door tabbladen, dat de eerste regel kopteksten bevat, dat als er al gegevens bestaan, u deze wilt bijwerken en kaarten wilt koppelen aan de hand van de achternaam. (In de onderstaande schermafbeelding ziet u hoe deze instellingen eruitzien.)

   

6. Klik op Automatisch matchen om MYOB in staat te stellen velden automatisch overeen te laten komen en klik vervolgens op Volgende.

   U kunt ook velden handmatig aanpassen door eerst het importveld aan de linkerkant te markeren en vervolgens op het overeenkomstige importveld aan de rechterkant te klikken.Doe dit één voor één totdat elk veld aan de linkerkant is gematched met een veld aan de rechterkant.

7. Maak een back-up van uw bestand wanneer daarom wordt gevraagd.

   Waarom zou u een back-up willen maken? Als u uw import echt verpest (wat soms de eerste keer gebeurt), kunt u uw back-up herstellen en opnieuw beginnen.

8. Klik op Importeren en verwonder je terwijl de pret begint.

   Soms duurt het importeren pijnlijk lang, soms maar een paar seconden. De import is echter voltooid wanneer een mooie boodschap verschijnt om u te informeren over uw succes (of mislukking). Als uw import mislukt, leest u het bericht aandachtig!

Problemen oplossen als er iets misgaat

Het importeren van kaartgegevens in uw MYOB-bedrijfsbestand moet gemakkelijk zijn, maar veel gremlins kunnen een foutmelding op uw manier genereren. Als u een bericht ontvangt nadat u gegevens hebt geïmporteerd met de melding dat de import fouten of waarschuwingen bevatte, volgt u de prompt om het foutenlogboek te bekijken.

• Als het importeren een record heeft overgeslagen, betekent dit dat iets zo erg was dat MYOB deze klant of leverancier volledig heeft genegeerd.

• Als u een waarschuwingsbericht ontvangt, betekent dit dat er zich een klein probleem voordeed en dat MYOB een deel van de gegevens van een klant of leverancier heeft geweigerd (bijvoorbeeld MYOB heeft de naam van de klant toegevoegd, maar niet het adres of telefoonnummer).

Het foutenlogboek bevat een lijst met alle records met een probleem, met aan het begin een foutcode. In eerste instantie lijken deze foutcodes op een onbegrijpelijk jargon (Fout -7, bijvoorbeeld, betekent niet veel voor niet-ingewijden). De bovenkant van dit rapport bevat echter een lijst met wat elke foutmelding betekent.

Nadat u hebt vastgesteld welke records niet correct zijn geïmporteerd en waarom, kunt u een van twee bewegingen maken. Als slechts een paar kaarten worden beïnvloed, opent u uw bedrijfsdossier en maakt u deze kaarten een voor een op. Aan de andere kant, als het grootste deel van de import niet werkte, is het het beste om je back-up te herstellen, het importbestand te repareren en het opnieuw te proberen.