Live-gegevens versus gegevensextracten in tableau - dummies

Naast het kiezen van uw gegevens bron in Tableau, moet u beslissen of u live of statische gegevens wilt gebruiken. Met andere woorden, wilt u dat uw analyse en visualisaties worden gebaseerd op de meest actuele gegevens die beschikbaar zijn of wilt u een uittreksel gebruiken dat een momentopname van de resultaten oplevert op basis van criteria die u selecteert?

U wilt bijvoorbeeld de resultaten weergeven voor een specifiek, beperkt tijdsbestek zoals vorig jaar of het vorige kwartaal. Als uw analyse moet laten zien wat er op dit moment gebeurt, wilt u een livegegevensverbinding gebruiken die wordt weerspiegeld in uw weergaven.

Ga naar de pagina Gegevensbron van Tableau met de extraheeroptie geselecteerd voor de gegevensverbinding. (Met deze optie kunt u alle gegevens die u mogelijk hebt opgeslagen als een uittreksel van de Tableau-gegevens importeren). Omdat er nog geen filters zijn opgegeven, gebruikt Tableau alle informatie in de huidige gegevensbron, maar worden gegevensanalyse of visualisaties niet automatisch bijgewerkt wanneer de informatie in die gegevensbron verandert.

Overschakelen van Live naar Extract betekent dat u zult werken met een momentopname van uw gegevens.

Er zijn een aantal andere redenen waarom u een gegevensextract zou willen gebruiken. De meest gebruikelijke is draagbaarheid. Laten we zeggen dat uw gegevens zich bevinden op een databaseserver zoals MS SQL Server, maar u wilt uw analyse uitvoeren terwijl u in een vliegtuig zit of uw resultaten presenteren in een bestuurskamer, waar u mogelijk geen live verbinding met de gegevens hebt. Met behulp van een gegevensuittreksel krijgt u de gegevens die u nodig hebt, zonder het gedoe van de verbinding.

Als u Tableau Server gebruikt, kan de optie Extract worden ingesteld als een verversingsschema om indien nodig te worden bijgewerkt.

Stel echter dat u uw analyse en visualisaties wilt beperken tot een subset van de gegevens in de gegevensbron. U kunt dit doen door een filter toe te passen op basis van de inhoud van elk veld in uw gegevensbron. Stel je voor dit voorbeeld voor dat je wilt laten zien wat er in een bepaald jaar is gebeurd.

Voer de volgende stappen uit om een ​​filter toe te passen dat slechts één jaar lang orders weergeeft:

1. Selecteer in de werkruimte Gegevensverbinding de optie Uitpakken onder de kop Verbinding.

2. Klik op de koppeling Bewerken (net aan de rechterkant van het keuzerondje Uitpakken) om het dialoogvenster Gegevens extraheren weer te geven.

   

   Gebruik het dialoogvenster Gegevens extraheren om de hoeveelheid gegevens te beperken die wordt gebruikt.

3. Klik in het dialoogvenster Gegevens extraheren op de knop Toevoegen om het dialoogvenster Filter toevoegen weer te geven.

   

   Kies het veld voor filtering.

4. Klik in het dialoogvenster Filter toevoegen op het veld Orderdatum en klik vervolgens op de knop OK om het dialoogvenster Filterveld [Orderdatum] weer te geven.

   

   Kies het filterniveau.

5. Omdat u de orders voor een bepaald jaar wilt weergeven, kiest u Jaren en klikt u op Volgende.

   Hierdoor verschijnt het dialoogvenster Filter [Jaar van besteldatum].

   

   Kies de specifieke voorwaarde.

6. In dit geval wilt u uw analyse baseren op orders uit 2014, dus selecteer het selectievakje 2014 en klik op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Gegevens extraheren.

   

   U kunt nu de details bekijken van hoe het filter zou worden toegepast.

7. Klik op OK om terug te gaan naar de werkruimte Data Connection.

8. Als u het uittreksel wilt maken, klikt u op een van de bladtabbladen om het dialoogvenster Uitpakken als opslaan weer te geven.

   

   U moet het gegevensextract opslaan voordat u het kunt gebruiken.

   U moet uw uittreksel opslaan voordat u het kunt gebruiken.

9. Klik op de knop Opslaan om het gegevensextract op te slaan.

Nadat u het gegevensextract hebt opgeslagen, worden alleen de gefilterde gegevens gebruikt in uw gegevensanalyse en visualisaties. In dit geval bevatten de resultaten alleen gegevens waarin bestellingen in 2014 zijn geplaatst.