Inzicht in toegangsniveaus en rollen in Microsoft CRM - dummies

De rechten die u krijgt, regelen de functies die u op bepaalde records of objecten kunt uitvoeren. Uw toegangsniveaus bepalen voor welke Records deze rechten gelden. Met andere woorden, hoewel uw rechten de mogelijkheid kunnen bevatten om accountrecords te verwijderen, bepaalt uw toegangsniveau precies welke records u kunt verwijderen.

Microsoft CRM bevat vier verschillende toegangsniveaus die worden weergegeven in volgorde van toenemende autoriteit.

Gebruiker (basis)

Gebruikerstoegang is de meest beperkende van alle toegangsniveaus. Met Gebruikerstoegangsrechten kan een Gebruiker acties uitvoeren op het volgende:

• Records waarvan hij eigenaar is
• Records die eigendom zijn van een andere Gebruiker maar die met hem zijn gedeeld
• Records die het eigendom zijn van of gedeeld worden door een Team waarvan hij een lid

Business Unit (lokaal)

Business Unit Access gaat een stap boven het basisgebruikersniveau. Het bevat alle toegangsrechten voor gebruikers, maar biedt ook toegang tot records die eigendom zijn van of worden gedeeld met andere gebruikers die tot dezelfde business unit behoren. De term lokaal komt eigenlijk overeen met één afzonderlijke bedrijfseenheid waarvan de gebruiker lid is.

Als Moe bijvoorbeeld lokale leesrechten voor Opportunity heeft, kan hij de records bekijken voor alle prospects die geïnteresseerd zijn in het aanmelden voor het bètatesterprogramma van zijn bedrijf. Als Moe alleen gebruikerstoegang had, kon hij alleen de records zien die hij zelf had gemaakt of de records die andere gebruikers hadden besloten met hem te delen.

Bovenliggende: onderliggende bedrijfseenheden (diep)

Een gebruiker met bovenliggende: toegangsrechten voor kinderen heeft toegang tot Business Unit plus de mogelijkheid om toegang te krijgen tot objecten of records van elke bedrijfseenheid die ondergeschikt is aan de eenheid waaraan hij is toegewezen. Als u een organigram voor de divisies van uw bedrijf bedenkt, kunt u met een diepe weergave uw Business Unit en alle bedrijven er direct onder zien.

Organisatorisch (wereldwijd)

Organisatorische toegangsrechten zijn de minst beperkende van alle categorieën. Met Organisatorische toegang kunt u acties uitvoeren op elke record binnen het systeem, ongeacht de Business Unit waartoe u behoort en ongeacht problemen met het delen.

Organisatorische toegangsrechten moeten worden gereserveerd voor een kleine groep systeembeheerders die de algehele verantwoordelijkheid hebben voor de integriteit van de database. Ten minste twee mensen in uw bedrijf moeten over deze rechten beschikken (een voor back-updoeleinden), maar waarschijnlijk niet veel meer dan dat.

Het mag niet vanzelfsprekend zijn dat de CEO of de IT-directeur volledige toegang tot de organisatie moet hebben.Met het voorrecht komt ook de verantwoordelijkheid en de mogelijkheid van onopzettelijke schade gedaan door de weekend krijger of door degenen die zichzelf zien als technogeeks. De functie-eisen van individuen en hun kennis van het systeem hebben rechtstreeks te maken met het verkrijgen van dit toegangsniveau.

Rollen definiëren

Het concept rollen combineert privileges en toegangsrechten. Microsoft CRM wordt geleverd met acht vooraf gedefinieerde rollen die typerend zijn voor een middelgrote organisatie. Het gebruik van deze vooraf gedefinieerde rollen bespaart veel tijd die anders zou worden besteed aan het instellen van specifieke toegangsrechten voor elke gebruiker. Deze rollen zijn als volgt:

• CEO-bedrijfsleider
• VP van verkopen
• Verkoopmanager
• Verkoopvertegenwoordiger
• CSR-manager
• CSR
• Marketingprofessional
• Systeembeheerder > Elk van deze acht rollen heeft een complete set vooraf gedefinieerde rechten en toegangsrechten. De prototypische verkoopmanager krijgt een standaardset privileges en toegangsrechten. Volg deze stappen om de instellingen voor elk van de standaardrollen te bekijken:

1. Selecteer op de startpagina Instellingen van het paneel aan de zijkant van het hoofdvenster.

Het scherm Instellingen met zijn zeven subcategorieën verschijnt.

2. Selecteer Instellingen bedrijfseenheid in het venster Instellingen en selecteer vervolgens Beveiligingsrollen.

Het weergavevenster met beveiligingsrollen (weergegeven in afbeelding 1) verschijnt met alle bestaande rollen.

Afbeelding 1:

Lijstweergave van alle bestaande beveiligingsrollen. 3. Bekijk de rol van de verkoopmanager door op zijn regel in het lijstweergave-raster te klikken.

Het tabblad Core Records van de Sales Manager, weergegeven in afbeelding 2, verschijnt bovenaan met vier andere tabbladen. Het tabblad Details, dat de standaard is, heeft heel weinig details. Het tabblad Core Records bevat alle schakelaars om toegangsrechten in of uit te schakelen en is het centrale archief voor rolinformatie.

Afbeelding 2:

De rechten van de verkoopmanager met betrekking tot Core Records. 4. Bekijk het tabblad Kernrecords en klik vervolgens op de rest van de tabbladen om alle objecten te bekijken die op verschillende niveaus kunnen worden geopend voor het bestaande verkoopmanagerprofiel.

5. Klik op Opslaan en sluiten in de blauwe actiebalk om terug te keren naar het lijstweergave-raster.

De eenvoudigste manier om een ​​nieuwe rol te creëren, is door een bestaande rol te klonen. Hiertoe gaat u als volgt te werk:

1. Selecteer op de startpagina Instellingen van het paneel aan de zijkant van het hoofdvenster.

Het scherm Instellingen met zijn zeven subcategorieën verschijnt.

2. Selecteer Instellingen bedrijfseenheid en vervolgens Beveiligingsrollen.

Het scherm Raster met beveiligingsrollen wordt weergegeven.

3. Klik op de knop Rol kopiëren in de blauwe actiebalk.

Het dialoogvenster Kopieerrol, weergegeven in Figuur 3, verschijnt met de vraag welke originele rol u wilt kopiëren en welke nieuwe naam u wilt gebruiken.

Afbeelding 3:

Een nieuwe rol kopiëren van een bestaande rol. 4. Selecteer de rol die u wilt kopiëren in de vervolgkeuzelijst in het veld Rol naar kopie. Typ in het lege veld Nieuwe rolnaam een ​​nieuwe en unieke naam voor de nieuwe aangepaste rol.

5. Controleer de Open Rol wanneer kopiëren is voltooid.

Hiermee wordt meteen het venster geopend voor de nieuwe rol met alle instellingen van de oorspronkelijke rol. Als het Core Records-venster toevallig niet verschijnt, selecteert u dat tabblad om alle rolinstellingen weer te geven. Schakel een van de instellingen om ze te wijzigen voor de nieuwe rol die u aan het maken bent. U kunt doorgaan met het wisselen van elke instelling om door elk van de vijf mogelijkheden te gaan. Zorg ervoor dat u elk van de vijf tabbladen bekijkt: Details, Kernrecords, Verkoop, Service en Bedrijfsbeheer.

6. Klik op Opslaan en sluiten nadat u de nieuwe rol volledig hebt aangepast.

Een gebruiker kan meer dan één toegewezen rol hebben. Iemand zou een rol kunnen spelen als systeembeheerder en als postbodespecialist. Wanneer een enkele gebruiker meerdere rollen heeft met verschillende rechten en toegangsrechten, heeft de rol met de minder beperkende rechten voorrang. Dus zelfs als uw systeembeheerder als postbode bediende werkt, heeft zij de maximale toegangsrechten.