Video: Ontdubbelen van contacten in Act! 2024
Vervelende duplicaten vinden in je ACT! De database van 2007 is lastig maar niet onmogelijk. Omdat het gebruikelijk is om meerdere records voor dezelfde persoon of hetzelfde bedrijf te hebben, ACT! stelt u in staat eenvoudig te controleren op dubbele records op basis van vooraf gedefinieerde criteria. U kunt vervolgens een opzoekactie van de dubbele records maken en deze verwijderen. U kunt ook de criteria wijzigen die worden gebruikt om deze dubbele records te vinden.
Ga als volgt te werk om dubbele contacten te verwijderen:
1. Van elke ACT! scherm, kies Tools -> Scannen naar duplicaten.
Standaard is ACT! zoekt naar dubbele contactrecords op basis van de bedrijfsnaam, contactnaam en telefoonnummer. Als de inhoud van deze drie velden identiek is voor twee of meer contacten, ACT! beschouwt ze als duplicaten. U kunt nu opgeven hoe ACT! controleert of er dubbele contactpersoonsrecords zijn in het dialoogvenster Duplicaatcontrole.
2. Kies in het gedeelte Dubbele contact zoeken de drie velden die u ACT wilt! gebruiken om te zoeken naar dubbele contactgegevens.
3. Klik OK.
De lijst met contactpersonen wordt geopend, samen met een dialoogvenster om u te informeren dat er duplicaten zijn gevonden, met de vraag of u deze wilt combineren. In deze lijst kunt u records verwijderen, records bijhouden of dubbele records combineren.
4. Als u duplicaten wilt combineren, klikt u op Ja om door te gaan bij de prompt.
Het venster Contactgegevens kopiëren / verplaatsen wordt geopend. Dit is het eerste van zes vensters die u doorloopt bij het samenvoegen van dubbele contacten. Het samenvoegen van duplicaten is een trage, slopende taak; je moet je duplicaten paar per paar samenvoegen. Nadat contacten zijn samengevoegd, is er geen functie voor samenvoegen. Ga voorzichtig verder!
Naarmate u verder gaat in de wizard, voert u de volgende zes taken uit:
• Selecteer een set duplicaten.
• Bepaal of u de informatie van het eerste contactrecord wilt kopiëren naar het tweede contactrecord - of omgekeerd.
• Kies een bron en een contact. Afhankelijk van uw keuze, wordt een van de contacten de bron en de andere het doelwit. Standaard bevat de nieuwe samengevoegde contactpersoon alle doelinformatie. Als u broninformatie wilt behouden, klikt u in het veld en vervolgens op de knop Kopiëren.
• Geef aan of u extra informatie van de bron naar het doel wilt verplaatsen of dat de informatie op beide records nog steeds moet worden gedupliceerd.
• Selecteer de aanvullende elementen die u samen wilt samenvoegen: notities, geschiedenissen, activiteiten, kansen, secundaire contacten en documenten.Als het broncontact drie tonen heeft en het doel vier verschillende noten heeft, eindigt het laatste contact met zeven noten.
• Aangeven of de bronrecord behouden of verwijderd moet worden. ACT! vat de informatie samen om uw beslissing gemakkelijker te maken. Als u besluit de bronrecord te verwijderen, klikt u op Ja op de enge waarschuwing die bevestigt dat u mogelijk informatie kwijtraakt.
5. Klik op Voltooien.
Uw twee dubbele records worden samengevoegd.
U kunt verwijderde records of contactgegevens niet meer ongedaan maken. Als u per ongeluk belangrijke informatie verwijdert, gaat u onmiddellijk naar uw back-upbestand en herstelt u uw gegevens.
