Video: My Friend Irma: The Red Hand / Billy Boy, the Boxer / The Professor's Concerto 2024
U hebt wellicht het Condense-commando voor het QuickBooks-gegevensbestand opgemerkt. Wat doet het? Goede vraag. Het condenseerproces van het QuickBooks-bestand doet twee dingen:
- De opdracht QuickBooks Condense maakt een permanente kopie van het QuickBooks-gegevensbestand. (Deze kopie wordt een archiefkopie van het bestand genoemd.) Een archiefkopie van het bedrijfsbestand komt overeen met een momentopname van het bedrijfsbestand zoals het bestaat op een bepaald tijdstip. Als iemand later een vraag heeft - misschien uw accountant of een federale of staatsaccountant - kunt u de archiefkopie van het gegevensbestand gebruiken om te laten zien hoe het bedrijfsdossier er op een bepaald moment uitzag.
- Het bestandscondenseproces maakt het gegevensbestand kleiner door een overzicht te geven van veel oude gesloten, gedetailleerde transacties die gebruikmaken van monsterjournaalboekingen.
Omdat dit condenseren en archiveren een beetje verwarrend kan zijn, laten we dan in het kort samenvatten wat er precies gebeurt als je het QuickBooks-bedrijfsdossier condenseert. Dit is wat QuickBooks gewoonlijk doet tijdens het proces:
- Slaat een archiefkopie van uw bedrijfsbestanden op: Wanneer u het QuickBooks-bedrijfsbestand condenseert, slaat QuickBooks een archiefkopie van dat bestand op.
- Verwijdert gesloten transacties: Als onderdeel van het condensproces biedt QuickBooks u de mogelijkheid om oude, gesloten transacties te verwijderen uit de huidige, werkende versie van het QuickBooks-bedrijfsbestand. Vergeet niet dat archivering een archiefkopie van het QuickBooks-bedrijfsbestand maakt. U hebt echter nog steeds de werkende versie van het QuickBooks-bedrijfsbestand en het is deze huidige, werkende versie van het QuickBooks-bedrijfsbestand die wordt opgeschoond of gecomprimeerd door het verwijderen van oude, gesloten transacties.
Gesloten transacties zijn transacties die QuickBooks niet langer behoeft te volgen. Een oude klantfactuur - nadat deze is betaald - is een gesloten transactie. Een oude cheque die naar een bepaalde leverancier is geschreven - nadat deze is gewist - is een gesloten transactie.
- Vat gesloten transacties samen: Omdat de oude, gesloten transacties uit het QuickBooks-gegevensbestand worden verwijderd, maakt condenseren doorgaans samenvattende maandelijkse journaalposten voor de oude, gesloten transacties en plaatst deze samenvattende transacties in de huidige, werkende versie van de QuickBooks-gegevensbestand. Met deze overzichtelijke maandelijkse journaalposten kunt u doorgaan met het opstellen van maandelijkse financiële overzichten. Hoewel archivering alle oude, gesloten transacties uit bijvoorbeeld januari 2011 verwijdert, kunt u nog steeds financiële overzichten voor januari 2011 in 2017 produceren.Voor het maken van maandelijkse financiële overzichten voor januari 2011 gebruikt QuickBooks de samenvatting van de maandelijkse journaalposten.
- Wist het auditspoor: QuickBooks houdt een auditspoor bij waaruit blijkt wie welke transacties heeft ingevoerd. Een bijna verborgen effect van het opruimen van de QuickBooks-gegevensbestanden betreft het controletraject. Als u een bedrijfsbestand opschoont en aangeeft dat het bedrijfsbestand moet worden gecomprimeerd, wist QuickBooks het controletraject vóór de datum "verwijderde gesloten transacties op of vóór". Met andere woorden, gedurende de periode waarin QuickBooks oude, gesloten transacties verwijdert, verwijdert het ook de audit trail van die transacties.
Het condensebestandproces betekent meestal dat u een kopie maakt van het QuickBooks-gegevensbestand dat u ergens wegzet en vervolgens een verkleinde versie van het werkende bedrijfsbestand maakt. De opdracht die u gebruikt om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenderen, biedt u echter ook de mogelijkheid om bijna lege bedrijfsbestanden te maken. De meeste mensen hoeven deze optie nooit te gebruiken.
Er is misschien maar één categorie QuickBooks-gebruikers die bijna lege bedrijfsbestanden willen maken: CPA's en consultants (die een bedrijfsdossier voor een ander bedrijfsonderdeel of een andere klant willen hergebruiken) kunnen dit commando gebruiken om een bedrijf te maken gegevensbestanden waarvan veel van de lijsten al zijn ingesteld.
