Woord 2011 voor Mac: gegevens invullen voor een samenvoegbewerking - dummies

In Office 2011 voor Mac werkt het samenvoegen van e-mail door gegevens die zijn opgeslagen in een gegevenstabel in Word 2011 in te brengen. Een goede rij met gegevens in de eerste tabel (en alleen de eerste rij) heeft de koppen, ook velden of kolomnamen genoemd. Alle volgende rijen bevatten gegevens. Er zijn geen samengevoegde cellen in een gegevenstabel en er zijn geen volledig lege rijen of kolommen, hoewel lege cellen zijn toegestaan.

Word kan veel verschillende gegevensbronnen gebruiken om een ​​samenvoegbewerking uit te voeren:

• Een tabel in Word.

• Een Excel-werkblad of gegevensbereik.

• Een FileMaker Pro-databasebestand.

• Gevorderde gebruikers kunnen ODBC en VBA gebruiken om verbinding te maken met vrijwel elke gegevensbron, inclusief Microsoft Access, SQL Server, Oracle en MySQL.

  

Als u geen gegevenstabel hebt, kunt u met de optie Nieuwe gegevensbron een gegevenstabel helemaal opnieuw maken in een nieuw Word-document met behulp van een reeks dialoogvensters. Deze optie is prima voor kleine databases tot een paar duizend records.

Velden kiezen voor een samengevoegde gegevensbron

Wanneer u Nieuwe gegevensbron kiest, verschijnt het dialoogvenster Gegevensbron maken. Eerst definieert u velden voor uw nieuwe gegevens. Standaard krijg je een aantal veel gebruikte velden te zien. In het veld Placeholderlijst kunt u nieuwe headernamen typen en deze aan de lijst toevoegen door op de knop Placeholder toevoegen te klikken.

Als u klaar bent met het kiezen van veldnamen, klikt u op de knop OK en wordt u gevraagd het nieuwe Word-document op te slaan. Geef uw nieuwe gegevensbron een naam en sla het bestand op.

Gegevens voor uw samenvoegbewerking invullen in Word 2011 voor Mac

Zodra uw bestand is opgeslagen, krijgt u een gebruiksvriendelijk database-invoerformulier met de naam Gegevensformulier te zien.

De linkerkant van het gegevensformulier toont uw veldnamen. Versleep de schuifbalk als alle velden niet in het dialoogvenster passen. In de middelste kolom typt u de gegevens voor de huidige record. Het nummer van de huidige record wordt weergegeven in de navigatie voor records onder aan het gegevensformulier.

Druk in het dialoogvenster Gegevensformulier op Tab of de pijl-omlaag om naar het volgende veld in een record te gaan. Druk op Shift-Tab of de pijl-omhoogtoets om het vorige veld te selecteren.

Wanneer u met uw gegevenstabel werkt in Word, kunt u deze rechtstreeks in de tabel bewerken. Zet de databasewerkbalk aan door Beeld → Werkbalken → Database in de menubalk te kiezen.

Laat pestkoppen niet proberen te zeggen dat je deze dingen niet in Word moet doen. Als je van Word houdt en je vertrouwd bent met deze tools, is het prima om Word te gebruiken als basisdatabase. U kunt het tabblad Tabellen van het lint gebruiken met de databasewerkbalk om de stijl, opties en randen van uw tabel te beheren.