Werken met Outlook Identities in Office 2011 voor Mac - dummies

Outlook 2011 voor Mac heeft een speciale map in de Mac OS X Finder met de naam Office 2011 Identities . Net zoals het klinkt, bevat deze speciale map alles over uw Outlook-activiteiten. In de map Identiteiten van Office 2011 slaat Outlook één map op voor elke individuele identiteit. De naam van de map is de naam van de identiteit.

Elke map Identity slaat uw e-mail, accountgegevens, agenda-afspraken, taken en notities op in een database voor elke identiteit.

Voor Outlook 2011 is de structuur van een identiteitsmap volledig nieuw. Outlook behandelt elk item binnen een identiteit nu als een discreet bestand. Elke e-mail, kalendergebeurtenis of taak wordt opgeslagen als zijn eigen bestand. Dit betekent dat Time Machine-back-ups voor uw identiteit een fractie van een seconde kunnen duren in plaats van enkele minuten of langer, zoals soms in Entourage. Spotlight-zoeken is veel verbeterd als een gunstig neveneffect.

Outlook maakt standaard een identiteit voor u met de naam Hoofdidentiteit, die de gegevens van uw eerste e-mailaccount opslaat. Het is een goed idee om te weten te komen waar uw map Identity zich bevindt, alleen om andere redenen, zodat u weet dat u deze niet hoeft te verwijderen of verplaatsen. Gebruik de Mac OS X Finder-toepassing (in uw Dock) om door uw bestandssysteem te navigeren.

Houd er rekening mee dat wanneer u een e-mailaccount, agenda, taak of notitie bijwerkt of toevoegt, de informatie wordt opgeslagen in een identiteit.

Deze scenario's illustreren tijden wanneer meer dan één identiteit wenselijk is:

• scheiding van werk- en privé-e-mailaccounts: voor uw werk moet u mogelijk een IMAP-account hebben, een Gmail-account en een Exchange-account, maar u wilt voorkomen dat uw persoonlijke e-mailaccounts, contactpersonen, taken en notities zich mengen met uw zakelijke activiteiten. Gebruik één identiteit voor werk en een andere voor uw privé-leven.

• Taken onafhankelijk houden: misschien werkt u twee of meer taken en wilt u e-mail, agenda's enzovoort niet met elkaar vermengen. Door een identiteit te maken voor elke taak, kunt u voorkomen dat uw taken worden overschreden.

• Organisatieondersteuning: Als u de e-mail voor een club of organisatie verzorgt, maakt u een afzonderlijke identiteit om die e-mail gescheiden te houden.

• Speciale gebeurtenis: Als u een speciale gebeurtenis beheert, zoals een conferentie, webinar of colloquium, is het starten van een nieuwe identiteits- en e-mailaccount voor de gebeurtenis de perfecte manier om dingen te beheren.