Werken met Outlook Notes - dummies

Outlook Notes is er wanneer je het nodig hebt - klaar om op te nemen wat voor vreemde, willekeurige gedachten je door je hoofd blazen terwijl je aan het werk bent. Een opmerking is het enige type item dat u in Outlook kunt maken dat geen normaal dialoogvenster gebruikt met menu's en werkbalken. U kunt Notes gemakkelijker gebruiken dan andere Outlook-items, maar de toelichting bij het gebruik van Notes kan enigszins verwarrend zijn; dit artikel kan alleen de objecten beschrijven die u zou moeten klikken en slepen. Er verschijnt geen naam op het notitiepictogram en er bestaat geen naam voor het gedeelte van de notitie dat u sleept wanneer u de grootte van de notitie wilt wijzigen (hoewel u kunt zien hoe een notitie eruit ziet in figuur 1).

Figuur 1: Uw notitie begint als een bijna lege doos.

Een notitie schrijven

Hoe leefde u ooit zonder die kleine gele papieren blijvende opmerkingen? Ze zijn overal! Het is niet meer dan normaal dat iemand een uitvinding als deze voor computers zou aanpassen.

Dit is de belangrijkste primeur voor het maken van virtuele notities tijdens het uitvoeren van uw werk:

1. Kies Start -> Notities (of druk op Ctrl + 5).

De notitielijst wordt weergegeven.

U hoeft eigenlijk niet naar de Notes-module te gaan om een ​​nieuwe notitie te maken; je kunt meteen naar stap 2 gaan. Misschien wil je eerst alleen naar de Notes-module, zodat je kunt zien dat je notitie in de lijst met notities verschijnt als je klaar bent. Anders lijkt je notitie in de lucht te verdwijnen (hoewel dat niet zo is). Outlook archiveert uw notitie automatisch in de Notes-module, tenzij u een speciale inspanning doet om het ergens anders naartoe te sturen.

2. Kies Bestand -> Nieuw -> Opmerking (of druk op Ctrl + N).

Het lege vak voor de notitie verschijnt.

3. Typ wat je wilt zeggen in je notitie en klik op het notitiepictogram in de linkerbovenhoek van de notitie.

4. Klik op Sluiten (of druk op Alt + F4).

U kunt een notitie nog sneller maken door op Ctrl + Shift + N te drukken in een willekeurige Outlook-module. U ziet uw opmerking niet bij alle andere opmerkingen staan ​​totdat u naar de Notes-module overschakelt, maar u kunt die gedachte wel in zijn eigen notitie invoeren.

Een notitie zoeken

In tegenstelling tot papieren, blijvende opmerkingen, blijven Outlook-notities waar u ze plaatst, zodat u ze altijd kunt vinden - of op zijn minst kan uw computer ze vinden. In feite kunt u elk item dat u in Outlook maakt gewoon vinden met het gereedschap Zoeken.

Zo kunt u een verkeerd geplaatste notitie vinden:

1. Kies Start -> Notities (of druk op Ctrl + 5).

Uw lijst met notities verschijnt.

2. Kies Extra -> Zoeken -> Zoeken (of klik op de knop Zoeken in de werkbalk).

Het vak Zoeken naar wordt weergegeven. Het vak Zoeken naar bevat een knipperende balk, het invoegpunt, die u laat zien waar het ding dat u typt, naartoe zal gaan.

3. Typ in het vak Zoeken naar het woord of de zin waarnaar u op zoek bent.

Maak u geen zorgen over hoofdletters. Outlook maakt zich geen zorgen over hoofdletters; het zoekt alleen naar de reeks letters die u invoert.

4. Druk op Enter.

Een lijst met notities die de tekst bevatten die u typt in stap 3, wordt weergegeven in het Outlook-scherm.

5. Als de notitie waarnaar u op zoek bent verschijnt, dubbelklikt u op het notitiepictogram om te lezen wat de notitie zegt.

Een notitie lezen

Als u een notitie schrijft, bent u ongetwijfeld van plan het een keer te lezen. U kunt nog eenvoudiger notities lezen dan ze kunt schrijven. Volg deze stappen om een ​​notitie te lezen:

1. Kies Start -> Notities (of druk op Ctrl + 5).

Uw lijst met notities verschijnt.

2. Dubbelklik op de titel van de notitie die u wilt openen.

De notitie verschijnt op het scherm.

3. U kunt de notitie sluiten als u klaar bent door op Esc te drukken.

Grappig hoe notities er hetzelfde uitzien wanneer je ze leest zoals ze doen wanneer je ze schrijft.

Een notitie verwijderen

Wat als u van gedachten verandert over wat u in een notitie hebt geschreven? Gelukkig hoeven notities niet voor altijd te blijven hangen. Je kunt vanmorgen een brief schrijven en deze vanmiddag weggooien.

Zo kunt u een notitie verwijderen:

1. Kies Start -> Notities (of druk op Ctrl + 5).

Uw lijst met notities verschijnt.

2. Klik op de titel van de notitie die u wilt verwijderen.

3. Kies Bewerken -> Verwijderen (of druk eenvoudig op Verwijderen).

U kunt ook op de knop Verwijderen op de werkbalk van Outlook klikken.