Het concept van scheiding van taken en het CPA-onderzoek - dummies

Segregatie van taken is het proces van het scheiden van kritieke taken tussen meerdere werknemers om het risico van diefstal te verminderen. Op het bedrijfsmilieu en concepten (BEC) -testdeel van het CPA-examen is dit proces een essentiële interne controle die u moet begrijpen.

Hoewel andere bedieningselementen - zoals schriftelijke goedkeuringen en het afstemmen van bankrekeningen - belangrijk zijn, is de manier waarop u werk aan werknemers toewijst, van cruciaal belang. Als taken niet zorgvuldig worden gescheiden, kunnen oneerlijke werknemers al uw andere interne controles overbruggen.

Hier zijn drie verantwoordelijkheden die moeten worden toegewezen aan verschillende personeelsleden:

• Bewaarneming van activa: Werknemer A heeft toegang tot activa, zoals het chequeboek van het bedrijf.

• Machtiging om activa te verplaatsen: Werknemer B heeft de bevoegdheid om cheques te ondertekenen, waardoor geld kan worden verplaatst (betaald). Werknemer B keurt ook aankopen van grote items met een bepaald bedrag in dollar goed.

• Voorraadbeheer: Werknemer C is meestal een accountant. Werknemer C beoordeelt de records die een transactie documenteren en plaatst de activiteit vervolgens in de administratie. Werknemer C verzoent het chequeboek. Werknemer B ondertekent cheques en werknemer A bewaart het fysieke chequeboek.

Hier is een plichtensegregatie scenario. Stel dat een restaurantmanager, Rob, de autoriteit heeft om de betaling te autoriseren, evenals de mogelijkheid om cheques te ondertekenen. Rob besluit een uitbetalingsvoucher te genereren.

Een voucher is een document dat de betaling aan een externe leverancier autoriseert. In dit geval is de voucher voor $ 1, 000 voor een betaling aan Northern Meat Supply. Het restaurant koopt vlees, kip en vis van verkopers. Door de voucher als documentatie te gebruiken, genereert Bob een cheque die betaalbaar is aan Northern Meat Supply.

Sue, de accountant van het restaurant, verzoent de bankrekening. Ze ziet elke maand betalingen aan Northern Meat Supply. Ze beschouwt de betalingen niet als ongewoon, omdat het restaurant leveranciers betaalt voor vlees, kip en vis. Een paar maanden later vertrekt Rob naar een ander restaurant.

Aan het einde van het jaar voeren de auditors procedures uit om de te betalen rekeningen te controleren. Als onderdeel van hun procedures gaat een auditor akkoord (vergelijkt) een steekproef van leveranciersbetalingen met binnenkomende zendingen van producten. De accountants constateren dat er geen product is ontvangen van Northern Meat Supply. Na verder onderzoek stelt het bedrijf vast dat Northern Meat een fictieve begunstigde was.

Het bedrijf was gewoon een bankrekening die door Rob werd beheerd. Omdat Rob twee taken had die gescheiden hadden moeten zijn (autoriteit om goederen te kopen en cheques te ondertekenen), was hij in staat om activa van het bedrijf te stelen.Dit scenario is gebruikelijk in de BEC-test. Segregatie van taken is ook op de auditing en attestatie (AUD) -test.