Resource-Full worden in Project 2013 - dummies

is. Nadat u de taken in uw project hebt gemaakt en georganiseerd, is de volgende stap doorgaans creëer zijn middelen. Voordat u echter in Project 2013 grondstoffen maakt, moet u wel begrijpen hoe deze uw project beïnvloeden.

Hulpbronnen

Eerst en vooral is een bron een troef waarmee een project kan worden voltooid, of het nu om een persoon, een apparaat, een materiaal of een voorraad gaat. Een aspect van effectief werken met resources is het beheren van de workflow van elke resource die een beperkte tijdsbeschikbaarheid voor uw project heeft. Wanneer u bronnen maakt, geeft u aan dat ze beschikbaar zijn op uren of dagen van de week.

Een persoon kan bijvoorbeeld 50 procent van de tijd beschikbaar zijn, of 20 uur in de standaard 40-urige werkweek, terwijl een andere full-time beschikbaar is (40 uur). Wanneer u dit soort bronnen aan uw project toewijst, kunt u verschillende weergaven, rapporten en hulpprogramma's gebruiken om te zien of een resource op enig moment tijdens het project overboekt is.

Je kunt ook zien of mensen rondhangen, met hun duimen twiddelen, wanneer ze beschikbaar zijn om te helpen bij een andere taak. U kunt zelfs rekening houden met bronnen die voor meerdere projecten in uw hele organisatie werken en ervoor zorgen dat ze efficiënt worden gebruikt.

Een ander aspect van effectief werken met middelen is begrijpen hoe het aantal bronnen dat u toewijst om aan een taak te werken van invloed is op de duur van die taak. Met andere woorden, als je een bepaalde hoeveelheid werk hebt om te doen, maar er zijn maar weinig mensen om dat te doen, duurt een typische taak langer om te voltooien dan als er veel mensen beschikbaar zijn.

Het taaktype bepaalt of de duur van een taak verandert op basis van het aantal toegewezen hulpmiddelen.

Ten slotte voegen resources kosten toe aan een project. Om rekening te houden met kosten in uw project - zoals een persoon die vele uren aan een taak werkt, computers die u moet kopen of diensten waarvoor een vergoeding nodig is - moet u resources maken en deze toewijzen aan een of meer taken.

Resourcetypes: werk, materiaal en kosten

Voor de doeleinden van resourceplanning erkent Project alleen deze drie soorten bronnen:

Werk: Deze persoon, zoals een programmeur of een loodgieter, kan opnieuw toegewezen maar niet leeg zijn. Werkmiddelen worden toegewezen aan taken om werk te voltooien.
Materiaal: Materiaal heeft een eenheidskost en verbruikt geen werkuren, maar kan worden uitgeput. Voorbeelden van materiaalkosten zijn staal, hout en boeken.
Kosten: Als u een kostenresource gebruikt, kunt u elke keer dat u de bron gebruikt, de toepasselijke kosten opgeven, zoals reizen of verzenden.

Bepalen welk resourcetype moet worden gebruikt bij het toevoegen van een externe leverancier of apparatuurbron aan het project kan lastig zijn. Als u wilt voorkomen dat er uren werk aan het project wordt toegevoegd wanneer die bron wordt gebruikt, stel de resource dan niet in als een werkresource. Gebruik in plaats daarvan een kostenreserve of een vaste-kostenmethode.

Hoe bronnen timing van taken beïnvloeden

Onder de standaardinstellingen van Project 2013 is planning op basis van inspanning uitgeschakeld voor zowel handmatig als automatisch geplande taken. Dus ongeacht hoeveel werkbronnen u toewijst, de taakduur blijft hetzelfde en Project plant meer uren werk voor de taak, om meer moeite te doen.

In sommige gevallen van een taaktype met een vaste of vaste taak, zou de toevoeging of verwijdering van resources die aan de taak zijn toegewezen, van invloed moeten zijn op de tijd die het kost om de taak te voltooien. In wezen is de oude stelregel & ldquo; Twee hoofden zijn beter dan een & rdquo; kan worden gewijzigd in & ldquo; Twee hoofden zijn sneller dan één. & Rdquo;

Stel dat een persoon is toegewezen aan de Dig Ditch-taak, waarvoor vier uur werk nodig is. Twee mensen die zijn toegewezen aan de Dig Ditch-taak, zullen de taak binnen twee uur afronden omdat er twee uur per resource tegelijk wordt gewerkt, wat in de helft van de tijd vier uur aan inspanning oplevert.

Om het plannen van een taak op deze manier te laten verlopen, moet u de taak eerst wijzigen in een automatisch geplande taak met behulp van de knop Auto Schedule in de Schedule-groep op het tabblad Taak. Vervolgens moet u inspanningsgestuurde planning inschakelen door op de taak te dubbelklikken, op het tabblad Geavanceerd in het dialoogvenster Taakinformatie te klikken, het selectievakje Effort Driven in te schakelen en vervolgens op de knop OK te klikken.

Het toewijzen van extra mensen aan taken betekent niet altijd dat de werktijd evenredig wordt verkort, ook al is dit de manier waarop het door Project wordt berekend. Als u meer mensen heeft, hebt u ook meer vergaderingen, memo's, dubbele inspanningen en conflicten. Als u meer bronnen aan een taak toevoegt, overweeg dan ook om de hoeveelheid inspanning te verhogen die nodig is om die taak te voltooien om rekening te houden met onvermijdelijke inefficiënties van de werkgroep.

Berekening van resourcevereisten

U weet meestal hoeveel materiaal u nodig hebt om een taak te voltooien: In de meeste gevallen kunt u een standaardformule gebruiken om het aantal kilo's, tonnen, yards of een andere hoeveelheid te berekenen. Maar hoe weet u hoeveel moeite uw werkmiddelen moeten investeren om de taken in het project te voltooien?

Neem een bepaalde hoeveelheid extra materiaal op als u denkt dat u deze nodig heeft voor herwerken of schrappen.

Zoals met vele aspecten van informatie die u in een projectplan plaatst, berust het bepalen van het niveau van inspanning in hoge mate op uw eigen ervaring met vergelijkbare taken en middelen. Onthoud echter deze kanttekeningen:

Behendigheid telt. Een minder ervaren of minder ervaren hulpbron neemt waarschijnlijk meer tijd in beslag om een taak te voltooien.Experiment - verhoog de duur bijvoorbeeld met 20 procent voor een minder ervaren hulpmiddel of verlaag het met 20 procent voor een vakbekwame hulpbron.
De geschiedenis herhaalt zichzelf. Bekijk eerder voltooide projecten en taken. Als je de tijd van mensen hebt gevolgd, kun je waarschijnlijk zien hoeveel moeite je moet doen om verschillende soorten taken in andere projecten te voltooien en parallellen met je project te maken. Deze techniek voor het schatten van de inspanningsduur is vergelijkbaar met een analoge schatting.
Vraag en je zult ontvangen. Vraag de bronnen zelf om in te schatten hoe lang ze denken dat een taak zal uitvoeren. Immers, de mensen die het werk doen, moeten weten hoe lang het duurt.

Houd rekening met reservetijd in een project om rekening te houden met onvoorziene omstandigheden, zoals minder goed opgeleide bronnen dan u had gepland. Om ervoor te zorgen dat mijlpaaldata worden gehaald, voegen veel mensen een taak met de naam Contingency Reserve toe aan hun schema's direct voor een mijlpaalbezorging of het einde van een fase.