Te comprimeren Hoe uw QuickBooks 2014-gegevensbestand te condenseren - dummies

De QuickBooks Condense-opdracht maakt een permanente kopie van het QuickBooks-gegevensbestand. (Deze kopie wordt een archiveringsexemplaar van het bestand genoemd.) Een archiefkopie van het bedrijfsbestand komt overeen met een momentopname van het bedrijfsbestand zoals het bestaat op een bepaald tijdstip.

Als iemand later een vraag heeft - misschien uw accountant of een federale of staatsaccountant - kunt u de archiefkopie van het gegevensbestand gebruiken om te laten zien hoe het bedrijfsdossier er op een bepaald moment uitzag.

Nadat je begrijpt waar archivering over gaat, is het proces vrij eenvoudig. Om het QuickBooks-bedrijfsbestand te condenseren, volgt u deze stappen:

1Kies de opdracht Bestand → Hulpprogramma's → Condensatiegegevens.

QuickBooks geeft het eerste dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

2Selecteer het keuzerondje Transacties voor een specifieke datum.

Deze optie vertelt QuickBooks dat je twee dingen wilt doen: maak een archiveringsexemplaar van het QuickBooks-gegevensbestand en werk het werkende bedrijfsbestand naar beneden zodat het niet zo groot is. QuickBooks verkleint de werkversie van het bedrijfsgegevensbestand door oude, gesloten transacties te verwijderen als u in stap 3 kiest om transacties te verwijderen.

3Specificeer de Transactions verwijderen vóór datum.

Om de datum op te geven waarvoor gesloten transacties moeten worden verwijderd, voert u de datum in het datumvak in. Als u het bestand wilt condenseren door transacties te verwijderen op of vóór 31 december 2010, voert u bijvoorbeeld 1/1/2011 in het datumvak in.

Houd er echter rekening mee dat u zich niet gedwongen hoeft te voelen om een ​​aantal gesloten transacties te verwijderen. U verwijdert gesloten transacties alleen als uw QuickBooks-bedrijfsbestand te groot wordt. U kunt eenvoudig werken met een QuickBooks-bedrijfsbestand van 25 MB, 50 MB of zelfs 100 MB (megabytes).

Hoewel u doorgaans een QuickBooks-bestand condenseert door oude, gesloten transacties te verwijderen, maakt de Condense-opdracht ook bestanden zonder transacties. Als u een bestand wilt maken met lijsten en voorkeuren maar geen transacties, klikt u op het keuzerondje Alle transacties. Overigens kunt u de optie Alle transacties gebruiken om een ​​bijna leeg bestand te maken dat u opnieuw kunt gebruiken (bijvoorbeeld voor training).

4Klik op Volgende wanneer u klaar bent met opgeven welke transacties QuickBooks moet verwijderen.

QuickBooks geeft het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

5Specificeer hoe voorraadtransacties moeten worden samengevat en klik op Volgende.

Als uw QuickBooks-bestand voorraadtransacties bevat, raadt QuickBooks u aan oude voorraadtransacties te verwijderen.Wanneer QuickBooks het tweede dialoogvenster Condensatiegegevens weergeeft, kunt u QuickBooks hiertoe op de hoogte stellen door de optieknop Vatoptiesoverzicht te selecteren. (Als u geen oude transacties wilt verwijderen, selecteert u de knop Voorraadgegevens voorraad houden.)

Wanneer u op Volgende klikt, gaat u verder naar het derde dialoogvenster Condensatiegegevens (niet weergegeven), waarin u wordt gevraagd welke transacties als gesloten moeten worden beschouwd.

6Specificeer welke transacties moeten worden verwijderd en klik op Volgende.

QuickBooks vraagt ​​om een ​​beetje meer informatie over wat precies een gesloten of oude transactie is die moet worden verwijderd. U schakelt selectievakjes in om aan te geven of transacties vóór de verwijderingsdatum moeten worden verwijderd, zelfs als ze niet zijn gewist, gemarkeerd als Te worden afgedrukt, gemarkeerd als Te verzenden, enzovoort.

Wanneer u op Volgende klikt, gaat u verder naar het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens.

7Specificeer elke opschoning van de lijst die moet plaatsvinden en klik op Volgende.

Gebruik het vierde dialoogvenster Condensatiegegevens om QuickBooks te laten weten dat niet alleen oude gesloten transacties moeten worden verwijderd, maar ook dat sommige van de lijsten moeten worden opgeschoond. U kunt selectievakjes in het dialoogvenster Condensatiegegevens selecteren om QuickBooks te laten ongebruikte accounts, ongebruikte klanten, ongebruikte verkopers, enzovoort verwijderen.

Door uw lijst op te ruimen door ongebruikte lijstitems te verwijderen, verkleint u niet alleen de grootte van het bedrijfsbestand, maar wordt het ook eenvoudiger voor mensen om met de lijst te werken.

Wanneer u op Volgende klikt, geeft QuickBooks de vijfde pagina van het dialoogvenster Condensatiegegevens weer.

8 Bevestig uw condensatie- en archiveringsbewerking.

Nadat u hebt beschreven hoe u wilt dat QuickBooks het bedrijfsdossier archiveert en condenseert, geeft QuickBooks het vijfde dialoogvenster Condensatiegegevens weer. Het dialoogvenster geeft aan dat het archiveringsproces begint met QuickBooks om een ​​kopie van het gegevensbestand te maken en dat de condensatiebewerking enkele minuten of zelfs meerdere uren in beslag kan nemen.

9Click Begin Condense.

QuickBooks begint het proces van condensatie van het gegevensbestand.

10 Herstel het gegevensbestand wanneer daarom wordt gevraagd.

Aan het begin van het condenseproces vraagt ​​QuickBooks u een back-up te maken van het bedrijfsbestand van QuickBooks. Het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks als onderdeel van een condenseerbewerking werkt hetzelfde als het maken van een back-up van het bedrijfsbestand van QuickBooks op een ander moment.

Nadat u een back-up hebt gemaakt van het bedrijfsbestand van QuickBooks, slaat QuickBooks een archiefkopie van het bedrijfsbestand op en ruimt dan de werkende versie van het bedrijfsbestand op aan de hand van uw instructies. Nogmaals, zoals opgemerkt in de eerdere stappen, kan het opruimproces slechts enkele minuten duren, of het kan enkele uren duren als uw bestand erg groot is.