Gebruikt om het tabblad Documenten in Salesforce - dummies

Voordat u Salesforce-inhoud toevoegt, kunt u bestanden in Salesforce opslaan op het tabblad Documenten. Hoewel het niet zo robuust is als inhoud, is het tabblad Documenten nog steeds beschikbaar en op verschillende manieren nuttig. U kunt bijvoorbeeld afbeeldingen hosten waarnaar wordt verwezen in e-mailsjablonen, aangepaste apps, velden en zelfs Geforceerd. com-sites op het tabblad Documenten. Deze bestanden veranderen meestal niet vaak en hoeven absoluut niet te worden gecontinueerd, dus u kunt ze blijven opslaan door op het tabblad Documenten te klikken.

U kunt ook denken aan het tabblad Documenten als een plaats waar systeembeheerders bestanden huisvesten. Als u echter de mogelijkheid wilt hebben om een ​​voorbeeld van bestanden weer te geven, er samen met Chatter aan te werken of grotere bestanden op te slaan, behoren die bestanden tot de Salesforce-inhoud.

Mappen maken in de documentbibliotheek

Als u een documentmap wilt maken, moet u eerst de machtiging Openbare documenten beheren hebben. (Als u niet zeker weet of u het hebt, kunt u dit snel achterhalen door te kijken of u voorbij stap 1 in de volgende lijst bent. Als u stap 1 niet kunt bereiken, vraagt ​​u uw beheerder om te helpen.) Doorgaan, ga naar het tabblad Documenten en volg deze stappen:

1. Klik op de koppeling Nieuwe map maken onder de kop Documentpapieren. Er verschijnt een pagina met een nieuwe documentmap.
2. Typ een naam voor de map in het veld Documentmap.
3. Gebruik de vervolgkeuzelijst Openbare maptoegang om de toegangsrechten te selecteren.
4. Klik op de keuzerondjes om te selecteren wie toegang moet hebben tot de map.
5. Klik op Opslaan als u klaar bent. De pagina Mapnaamdocumenten wordt weergegeven en u kunt beginnen met het toevoegen van nieuwe documenten aan uw nieuwe map.

Documenten toevoegen

Voordat herhalingen documenten kunnen gaan gebruiken in Salesforce, moet u of iemand in uw bedrijf eerst de documenten toevoegen aan de documentbibliotheek.

Bij het uploaden van documenten is de maximale bestandsgrootte voor elk afzonderlijk bestand 5 MB. Voor sommige bedrijven is dit misschien de gemiddelde grootte van een PowerPoint-presentatie of een PDF-bestand met afbeeldingen, dus plan dienovereenkomstig.

Als u een document wilt toevoegen en het bestand wilt uploaden, meldt u zich aan bij Salesforce en volgt u deze stappen:

1. Klik op het plusteken bovenaan rechts van uw tabbladen en selecteer vervolgens Documenten. Een pagina Nieuw document uploaden wordt weergegeven.
2. Typ een naam voor het bestand in het veld Documentnaam. Als u wilt dat de documentnaam exact overeenkomt met de bestandsnaam, laat u dit veld leeg. Nadat u het bestand hebt geselecteerd, vult de bestandsnaam automatisch het lege veld Documentnaam in.
3. Schakel het selectievakje Alleen voor intern gebruik in als u wilt dat dit document vertrouwelijk is.Als u dit selectievakje inschakelt, wijzigt u de toegang tot het document niet, maar markeert u uw eindgebruikers om het bestand niet buiten het bedrijf te verzenden.
4. Schakel het selectievakje Extern beschikbaar beeld in als u een afbeelding uploadt die u in HTML-e-mailtemplates wilt verzenden naar mensen die deze moeten bekijken zonder zich bij Salesforce te hoeven aanmelden om deze te bekijken. Voor logo's of briefhoofdvoetteksten moet dit vak bijvoorbeeld zijn geselecteerd.
5. Gebruik de vervolgkeuzelijst Map om een ​​map te selecteren. Als u de juiste map nog niet hebt gemaakt of als u geen lees- / schrijftoegang tot de juiste map hebt, kunt u het bestand eerst opslaan in de map Mijn persoonlijke documenten en het document later opnieuw maken.
6. Typ een korte beschrijving van het document in het veld Beschrijving.
7. Typ in het veld Trefwoorden trefwoorden waarmee uw eindgebruikers het document kunnen vinden. Salesforce biedt een zoekinstrument voor zoekdocumenten op de startpagina Documenten, dus u moet zoekwoorden selecteren waarvan u denkt dat uw gebruikers ze zullen invoeren. Als u bijvoorbeeld een casestudy toevoegt, kunt u trefwoorden opgeven die relevante producten, klantnamen, uitdagingen enzovoort bevatten die verkopers kunnen gebruiken voor kruisverwijzingen.
8. Onder de stap Selecteer het bestand, is het keuzerondje Het pad invoeren standaard geselecteerd, dus u hoeft alleen op de knop Bladeren te klikken om het gewenste bestand te selecteren. A Kies het dialoogvenster Bestand verschijnt.
9. Selecteer een bestand uit de mappen op uw computer en klik op Openen. Het dialoogvenster wordt gesloten en het documentpad wordt ingevoerd in het veld Bestand naar upload.
10. Wanneer het uploaden is voltooid, verschijnt de documentrecordpagina opnieuw in de modus Opgeslagen met informatie over het document en een koppeling om het document te bekijken.

Documenten gebruiken

Nadat u documenten in Salesforce hebt gemaakt, kunt u ze op verschillende manieren gebruiken tijdens uw verkoop. U kunt naar documenten zoeken op de startpagina van Documenten of door uw documentmappen bladeren. U kunt gebruikmaken van een afbeelding die is geüpload vanaf het tabblad Documenten in e-mailsjablonen. Als u een beheerder bent, kunt u het logo in de linkerbovenhoek van Salesforce ook aanpassen met een geüploade afbeelding, op voorwaarde dat deze maximaal 20 KB en 300 pixels breed en 55 pixels hoog is.