Rapporten identificeren en openen in Microsoft CRM - dummies

Microsoft CRM bevat vooraf gedefinieerde rapporten en diagrammen die zijn onderverdeeld in vier hoofdcategorieën: verkoop, service, beheer en marketing. Elk van deze categorieën bevat rapporten met informatie over dat specifieke gebied van Microsoft CRM. Houd er rekening mee dat sommige rapporten voor bepaalde gebruikers kunnen worden verborgen, afhankelijk van hun beveiligingsrollen, en sommige zijn gewoon niet toegewezen aan een categorie of entiteit:

• Verkooprapporten: Verzamel alle activiteiten die verband houden met een verkoop, van de lead tot de daadwerkelijke verkoop. Deze rapporten kunnen ook statistische informatie bieden over accounts, leadbronnen, concurrenten en producten.
• Servicerapporten: verstrek statistische informatie met betrekking tot contracten en cases en samenvattingen van kennisbankartikelen. Deze rapporten bieden snelle analyses van welke producten de meeste ondersteuning vereisen en waar uw servicevertegenwoordigers de meeste tijd doorbrengen.

• Administratieve rapporten: Geef samenvattende informatie over uw Microsoft CRM-gebruikers. Deze sectie is een logische plaats om aangepaste rapporten op te slaan met betrekking tot bedrijfsbrede informatie, zoals een lijst van alle werknemers die deelnemen aan uw 401 (k) -plan.
• Marketingrapporten: Beschrijf accounts, campagnes, effectiviteit van leadbronnen en andere interessegebieden voor de marketingafdeling. De rapporten bevatten samenvattende en gedetailleerde informatie over accounts, campagnes en leadbronnen.

Uw systeembeheerder, consultant of reseller met toegevoegde waarde kan aangepaste rapporten maken en een rapport beschikbaar stellen in een of meer categorieën, evenals uit formulieren voor gerelateerde recordtypen of uit lijsten voor gerelateerde recordtypen.

Rapporten kunnen ook worden toegewezen aan een entiteit (case, contactpersoon, account, activiteit, enzovoort) en kunnen worden bekeken vanuit die entiteit door op de knop Rapporten op de werkbalk te klikken.

Als uw beveiligingsprofiel voorkomt dat u toegang krijgt tot gegevens in Microsoft CRM, kunt u die gegevens niet zien in een rapport dat u uitvoert. De rapportfunctie respecteert beveiligingsinstellingen.

De instellingen in uw beveiligingsprofiel bepalen welke rapporten u kunt zien. Dit is een ander gebied waarop Microsoft CRM opvalt, doordat u meerlaagse beveiligingstoegang voor uw personeel kunt instellen. U kunt bijvoorbeeld alleen uw personeelsafdeling toegang geven tot rapporten met vertrouwelijke informatie zoals salarissen en provisietarieven. Of misschien kunnen uw systeembeheerders de toegang tot resource-intensieve rapporten beperken om ervoor te zorgen dat de rapporten niet per ongeluk overdag worden geopend, wanneer het systeem al bezet is.

U hebt toegang tot rapporten in het venster Rapporten of, voor rapporten die zijn gekoppeld aan specifieke entiteiten zoals vermeld, vanuit de entiteiten.

Hier leest u hoe u de rapportzoekresultaten kunt doorgronden (wat handig is voor die speurtochten in de hooiberg):

1. Klik onder aan het navigatievenster op de knop Workplace. Klik vervolgens boven aan het venster op Rapporten (onder Mijn werk).

Het venster Rapporten verschijnt. Vergeet niet dat u alleen de rapporten ziet die u in uw beveiligingsprofiel kunt zien.

2. Vul het vak Zoeken naar in en klik op de knop Zoeken.

Dit is de eerste methode die we gebruiken om de grootte van de lijst te verkleinen. Door tekst in het vak Zoeken naar in te voeren, worden alleen rapporten met die tekst ergens in het display (dat wil zeggen in de kolom Rapportnaam, Rapporttype, Gewijzigd aan of Beschrijving) weergegeven.

3. Klik op de pijl naast het vak Categorie en selecteer een categorie.

Dit is een andere manier om de vermelde rapporten te verkleinen en is handig als u een bedrijf bent dat veel rapporten publiceert.

4. Klik op de pijl naast het vak Entiteit en selecteer een entiteit.

Door een entiteit te kiezen, kunt u rapporten vinden die aan die entiteit zijn gekoppeld. U kunt kiezen uit accounts, cases, campagneresponsen, marketinglijsten, offertes en meer.

5. Wanneer u het rapport vindt dat u zoekt, klikt u erop om het te markeren.

6. Als u het zojuist gemarkeerde rapport wilt uitvoeren, klikt u op Meer acties in de werkbalk van het venster en kiest u Rapport uitvoeren.

Hiermee wordt het scherm Rapportviewer geopend, waar u een melding ziet die uw rapport genereert. Dan zie je het rapport zelf.