Het belang van mijn record in ACT! - dummies

Het eerste contact dat u ziet bij het openen van een ACT! database is van uzelf - dat is uw My Record. Mijn record is niets meer dan een contactpersoonsrecord dat is gekoppeld aan een gebruiker van de database. Uw My Record slaat al uw eigen informatie op, die automatisch verschijnt in sommige van de vooraf ingestelde sjablonen die bij ACT worden geleverd!. Een faxvoorblad bevat bijvoorbeeld uw telefoon- en faxnummers; een rapport heeft uw naam bovenaan; en een letter heeft je naam onderaan.

Als de informatie van iemand anders wordt weergegeven als het eerste contactrecord dat u ziet wanneer u uw database opent, onderzoekt u deze drie mogelijkheden:

• Logt u in als uzelf? Zo niet, doe dit dan. Wanneer u vervolgens ACT opent! opnieuw - ingelogd als uzelf - uw Mijn record verschijnt.
• Heeft u per ongeluk uw eigen contactgegevens gewijzigd? Als dat het geval is, wijzigt u dit.

• Als u er 100% zeker van bent dat u als uzelf bent ingelogd en uw contactgegevens niet hebt gewijzigd, is uw database waarschijnlijk beschadigd. U moet een beetje reanimeren in uw database uitvoeren.

De tijd nemen om al uw eigen contactgegevens in te voeren is erg belangrijk. Als u dit niet doet, merkt u mogelijk dat u belangrijke informatie mist wanneer u met sjablonen en rapporten begint te werken. Als u bijvoorbeeld nooit uw eigen faxnummer invoert, verschijnt uw faxnummer niet op de sjabloon Fax voorblad, wat betekent dat u het telkens moet invullen wanneer u een fax verzendt. Bespaar jezelf de moeite en vul je My Record meteen in.

Met uw My Record kunt u ook enkele andere belangrijke ACT gebruiken! functies:

• Toestemming om verschillende functies uit te voeren is gebaseerd op het beveiligingsniveau van uw My Record.
• Contactpersonen, notities, geschiedenissen, activiteiten en kansen die zijn gemarkeerd als privé, kunnen alleen worden bekeken door de recordbeheerder die ze heeft gemaakt.
• Telkens wanneer u een nieuw contact, groep, bedrijf of opportunity invoert, wordt uw naam weergegeven als de maker van dat contact.
• Wanneer u een contact verwijdert, wordt een geschiedenis van die verwijdering weergegeven in het gedeelte Geschiedenis van uw Mijn record.
• Telkens wanneer u een notitie aan een contactrecord toevoegt, wordt uw naam weergegeven als Record Manager van die notitie.
• Wanneer u een activiteit plant, wordt uw naam automatisch gekoppeld aan die activiteit.