Beheer van de agenda in Microsoft CRM - dummies

De ingrediënten die essentieel zijn voor agendabeheer omvatten het bekijken van bestaande activiteiten, het invoeren van nieuwe activiteiten, het onvermijdelijk opnieuw plannen van activiteiten en (hopelijk) uiteindelijk een aantal activiteiten voltooien.

Uw agenda bekijken

U kunt uw agenda bekijken vanaf uw startpagina en vanaf uw werkplek. Vanaf de startpagina is uw weergave beperkt tot Past Due Activities, Activities Due Today en Activities Due Tomorrow. De Workplace-agenda heeft een grotere keuze aan weergaven en is iets flexibeler.

De startpagina-kalender weergeven

De startpagina-agenda, zoals weergegeven in afbeelding 1, toont gisteren, vandaag en morgen. U kunt de streefdatum aanpassen door op het kalenderpictogram boven aan het venster te klikken en een nieuwe datum te selecteren in de agenda die wordt weergegeven. Als u een andere datum selecteert, toont het display alleen Activiteiten voor die dag - geen achterstallige of toekomstige Activiteiten.

Afbeelding 1: De startpaginakalender.

U kunt alle weergegeven activiteiten in elk van de vier kolommen op het display sorteren. Als u op de kolomtitel klikt, worden al uw activiteiten opnieuw gesorteerd. Het klikken op die kolomtitel fungeert als een tuimelschakelaar voor uw sortering, heen en weer gaan van oplopend naar aflopend. Activiteiten worden gesorteerd op de display van elke dag.

De kalender van de werkruimte

Hoewel de homepagekalender waarschijnlijk het eerste is waar u naar zult kijken telkens wanneer u Microsoft CRM start, heeft de werkkalender meer weergave-opties en is deze een beetje meer grafisch. U krijgt toegang tot de agenda op de werklocatie door het werkruimte-gebied te selecteren (een optie onderaan vrijwel elk scherm) en vervolgens de kalenderoptie van het paneel naar de zijkant van het hoofdscherm. Nadat u deze selecties hebt gemaakt, komt u aan op het scherm dat wordt weergegeven in afbeelding 2.

Afbeelding 2: De kalender van de werkruimte.

De agenda van de werkruimte toont slechts uw afspraken. Telefoongesprekken en taken worden bijvoorbeeld weergegeven in het raster van de activiteitenlijst. U komt daar naartoe door Activiteiten te selecteren in de werkbalk Zijbalk.

U kunt de datum of het datumbereik van de kalenderweergave op de werklocatie wijzigen door datums te selecteren in de agenda in de rechterbovenhoek. U kunt ook kiezen uit drie weergavemodi (maand, week en dag) uit de lijst aan de rechterkant van het display.

De activiteitslijstweergave

Als u echt wilt weten wat er op uw agenda staat, is het activiteitenoverzichtsraster de plek om naartoe te gaan. U komt daar naartoe door Activiteiten te selecteren in het deelvenster Werkplek aan de zijkant van het hoofdvenster.Dit is de plaats waar uw dag zou moeten beginnen, en dit is het venster waarin u een groot deel van uw professionele leven zou moeten leven.

In het veld Zoekactiviteiten kunt u geplande activiteiten zoeken op basis van het onderwerp van de activiteit. Hoewel u de alfabetische lijstbalk onder aan het venster kunt gebruiken om activiteitonderwerpen te beginnen met een bepaalde letter, is het veld Zoekactiviteit flexibeler omdat u opeenvolgende tekens kunt invoeren, zoals flor , om zoek activiteitsonderwerpen beginnend met Florida. U kunt ook de jokerteken gebruiken om elke reeks tekens te evenaren.

U kunt kiezen uit verschillende weergaven. Uw selectie van een weergave werkt in combinatie met uw selectie van zoekactiviteit. Deze weergaven zijn:

• Mijn activiteiten: Dit zijn alleen de activiteiten die in uw planning staan. Ze omvatten achterstallige, huidige en toekomstige activiteiten.
• Open activiteiten: Dit zijn allemaal open activiteiten, of ze nu van iemand anders zijn of alleen voor jou. De standaardweergave laat helaas niet zien aan wie ze toebehoren.
• Gesloten activiteiten: Dit zijn alle voltooide activiteiten die het systeem bevat.
• Alle activiteiten: Deze uitgebreide lijst toont open en voltooide activiteiten, ongeacht welke ze zijn.

Afspraken voor uzelf maken

U kunt rechtstreeks vanuit de startpagina een afspraak voor uzelf maken, die Microsoft online helpt. Deze methode is snel, maar …

U kunt problemen ondervinden wanneer u bijna akkoord gaat met een afspraak zonder eerst uw agenda te controleren. Het is altijd beter om uw kalender te controleren voordat u afspraken plant. Om die reden moet u een andere benadering gebruiken om uw afspraken in te plannen wanneer u online in Microsoft CRM werkt.

1. Selecteer op de werkplek de optie Agenda in het deelvenster aan de linkerkant van het scherm.

Uw dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse kalender verschijnt. Bekijk uw planning hier voordat u zich vastlegt voor een andere afspraak of activiteit.

Het kalenderdisplay toont alleen Afspraken, geen Taken of telefoontjes. Als u wilt voorkomen dat er twee conferentiegesprekken tegelijk worden gepland, kunt u overwegen de weergave van de activiteitenlijst te bekijken in plaats van de agendaweergave.

2. Selecteer Create a New: Appointment rechtsonder in het venster.

Het detailformulier, het tabblad Afspraak genoemd, voor het invoeren van een nieuwe Afspraak verschijnt (zoals weergegeven in Figuur 3).

Afbeelding 3: Een nieuwe afspraak vanuit het niets invoeren.

Verschillende gegevens op het tabblad Afspraak verdienen verduidelijking of nadere uitwerking:

• Organisator: Dit is de persoon die de activiteit coördineert. Het is niet noodzakelijk dat de Organisator zelfs een van de aanwezigen is. Dit is de persoon die je de schuld geeft als de vergadering wordt verknoeid.

• Deelnemers: Aanwezigen kunnen Accounts, Contacten, Leads of Gebruikers zijn. Een account is een bedrijf, dus het is onduidelijk wat het betekent om een ​​bedrijf te hebben in plaats van een persoon tijdens een vergadering. Als een lead een bedrijf is, komt hetzelfde probleem naar voren.Het meest voorkomende gebruik van het veld Deelnemer is om Contacten (die mensen zijn) en Gebruikers (de mensen in uw bedrijf) op te nemen. Het is gebruikelijk om uw cursistentypes te mixen en matchen. U moet waarschijnlijk altijd ten minste één contactpersoon en één gebruiker hebben.
• Onderwerp: De tekst die u invoert in het veld Onderwerp komt terecht op de kalenderweergave op dezelfde regel als de tijdspanne voor de activiteit. In de wekelijkse weergave van de kalender wordt de tekst ingepakt zodat u alle tekst kunt zien. In de dagelijkse weergave kan de tekst, als deze te lang is, worden afgesneden.
• Begintijd en eindtijd : als u geen begin- en eindtijd invoert, met name voor afspraken, worden deze niet in uw agenda weergegeven.
• Gebeurtenis: Standaard is een evenement een activiteit van één dag. Wanneer u een hele daggebeurtenis selecteert, hebt u niet langer de mogelijkheid om specifieke tijden te selecteren. U kunt echter de datums opgeven; en als de einddatum anders is dan de begindatum, hebt u een activiteit gemaakt die meerdere dagen omvat. Vakanties zijn een goed voorbeeld van een passend gebruik van evenementen.
• Opmerkingen: Dit is een niet-gelabeld tekstgedeelte met vrije tekst dat uiteindelijk wordt weergegeven op de lijnen net onder de tijdspanne en het onderwerp in de agenda.
• Betreft: Met dit veld kunt u een activiteit aan een of meer records koppelen. Die records kunnen bijvoorbeeld Contacten of Accounts of Leads zijn. Door de activiteit aan meer dan één record te koppelen, kunt u de activiteit van elk van die records bekijken.