Microsoft Dynamics CRM 4 voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

Door Joel Scott, David Lee, Scott Weiss

Microsoft Dynamics CRM 4 biedt een breed scala aan hulpmiddelen om u te helpen bij het beheren van klanten. Van e-mailhulpmiddelen, tot het maken van nieuwe accounts, tot het voltooien van activiteiten en het instellen van serviceschema's, Microsoft Dynamics CRM 4 helpt de basisprincipes te behandelen en biedt u de mogelijkheid om offertes te maken, de Knowledge Base te doorzoeken en aankondigingen te bekijken.

E-mail en Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM gebruiken biedt u de mogelijkheid veel Microsoft-hulpprogramma's te gebruiken om uw klantenrelaties te beheren. Een van de handigste tools op de moderne werkplek is e-mail, dus je moet goed zijn in het maken en lezen van e-mail, het koppelen van e-mail aan een specifiek record en het beheren van je agenda.

Een e-mail maken:

1. Kies in de menubalk (bovenaan het scherm) Nieuw → Nieuwe activiteit → E-mail of klik op het pictogram Nieuwe e-mail maken onder de menubalk.

2. Selecteer een ontvanger van uw e-mail als volgt:

   a. Klik op het vergrootglaspictogram rechts van het veld Aan.

   b. Markeer het gewenste record.

   c. Klik op de knop >> om de ontvanger (s) naar het deelvenster Geselecteerde records te verplaatsen.

   d. Klik op OK om het venster te sluiten en terug te keren naar uw e-mail.

3. Voer een onderwerp in.

4. Typ uw bericht in het open tekstvak onder het veld Onderwerp.

5. Documentatie van e-mail kan essentieel zijn. Om het bericht aan een record te koppelen of te koppelen, doet u het volgende:

   a. Klik op het vergrootglaspictogram rechts van het veld Betreft.

   b. Zoek naar en markeer uw contactpersoon.

   c. Klik op OK om terug te keren naar het e-mailvenster.

6. Voeg naar wens andere opties toe.

7. Klik op de knop Verzenden (naast Opslaan en sluiten) om uw bericht te verzenden.

Om uw e-mail te lezen:

1. Klik onderaan het navigatievenster op de knop Workplace.

2. Selecteer Activiteiten bovenaan het navigatiedeelvenster.

3. Klik in het veld Type op de pijl om de vervolgkeuzelijst te openen en selecteer E-mail.

4. Klik in het veld Weergave op de pijl om de vervolgkeuzelijst te openen en uw selectie te maken.

Een e-mail aan een record koppelen:

1. Kies in de menubalk (bovenaan het scherm) Nieuw → Nieuwe activiteit → E-mail.

2. Vul de juiste velden in (Aan, Onderwerp en dergelijke).

3. Klik rechts van het veld Ter attentie op het vergrootglaspictogram.

4. Klik op de vervolgkeuzepijl rechts van het veld Zoeken naar en selecteer een van de twaalf recordtypen in de lijst.

5. Dubbelklik op het juiste record.

Uw agenda weergeven:

1. Klik op de knop Workplace onder aan het navigatievenster.

2. Klik boven aan het navigatievenster onder Mijn werk op Agenda.

Een activiteit voltooien in Microsoft Dynamics CRM

U maakt gebruik van Microsoft Dynamics CRM om uw klantrelaties en uw eigen werklast te helpen beheren, waaronder projecten die door MS Dynamics CRM worden onderverdeeld in Activiteiten. Ga als volgt te werk om de voltooiing van een activiteit te registreren:

1. Klik onder aan het navigatievenster op de knop Werkplek.

2. Klik bovenaan het navigatievenster onder Activiteiten op Activiteiten.

3. Selecteer een activiteit die u wilt markeren als voltooid.

4. Klik op het tabblad Notes en maak een notitie die aan het record wordt toegevoegd.

5. Klik op de knop Opslaan als voltooid.

Een nieuw account of contact maken in Microsoft Dynamics CRM

Het mooie aan en het voordeel van Microsoft Dynamics CRM is dat het u helpt uw ​​klanten te beheren. Hopelijk voeg je een paar nieuwe accounts en nieuwe klanten toe tijdens het zakendoen. Ga als volgt te werk om nieuwe mensen aan uw systeem toe te voegen:

1. Selecteer in de navigatie, marketing, service of mijn werkomgeving Accounts of Contactpersonen in het navigatievenster.

2. Klik op de werkbalk van het venster op de knop Nieuw.

3. Vul de tabbladen Algemeen, Details, Beheer en Notities zo nodig in.

4. Klik op Opslaan en sluiten.

Een offerte maken in Microsoft Dynamics CRM

Met Microsoft Dynamics CRM kunt u een offerte ontwerpen waarmee u een nieuwe klant krijgt die u met Microsoft Dynamics CRM kunt beheren. Maak echter eerst het citaat:

1. Klik onderaan het navigatievenster op de knop Verkoop.

2. Selecteer aan de bovenkant van het navigatiedeelvenster Quotes.

3. Klik in de werkbalk van het aanhalingsteken op de knop Nieuw.

4. Voer in het veld Naam een ​​tekst in die de quote beschrijft.

5. Selecteer in het veld Potentiële klant een account of contactpersoon om aan de offerte te koppelen.

6. Gebruik in het veld Prijslijst het vergrootglas of de Form-assistent om een ​​prijslijst te selecteren.

7. Klik op Opslaan (het schijfpictogram).

8. Voer in het gedeelte Totalen van het tabblad Algemeen de offertekorting en het vrachtbedrag in.

9. Klik op het tabblad Verzenden en vul het volgende in:

   1. Voer informatie in in de velden Effectief van en tot, Gewenste leverdatum en Due by.

   2. Voer de verzendmethode, betalingsvoorwaarden en vrachtvoorwaarden in.

10. Klik op het tabblad Adressen en voer de factuur- en verzendinformatie in.

11. Doe het volgende als u uw offerte aan een opportunity wilt koppelen:

    1. Klik op het tabblad Beheer.

    2. Gebruik het vergrootglas in het veld Opportunity om die mogelijkheid te zoeken en te selecteren.

    3. Klik OK.

12. Klik op de knop Opslaan en sluiten om uw offerte op te slaan.

Zoeken in de Microsoft Dynamics CRM Knowledge Base

Microsoft Dynamics CRM heeft een handige functie, de Knowledge Base, die u kunt gebruiken om uw klantenlijsten te doorzoeken. Ga als volgt te werk om in de Knowledge Base te zoeken:

1. Klik onder aan het navigatievenster op de knop Workplace.

2. Selecteer Service in het bovenste gedeelte van het navigatiedeelvenster en selecteer vervolgens Knowledge Base.

3. Klik aan de linkerkant van het Knowledge Base-venster op het tabblad Zoeken.

4. Vul de volgende velden in om uw zoekcriteria te definiëren: niet-gelabeld, zoeken naar, onder voorbehoud, opties.

5. Klik op de knop Zoeken.

Aankondigingen bekijken in Microsoft Dynamics CRM

Aankondigingen zijn slechts een van de vele handige hulpmiddelen voor klantbeheer die u bij Microsoft Dynamics CRM krijgt. Ga als volgt te werk om de huidige aankondigingen te bekijken:

1. Klik onder aan het navigatievenster op de knop Werkplek.

2. Kies 'Aankondigingen onder Mijn werk' boven aan het navigatiedeelvenster.

3. Lees de aankondigingen.

Serviceactiviteiten maken en controleren in Microsoft Dynamics CRM

Met Microsoft Dynamics CRM is het eenvoudig om de tijdige services te beheren die klantenloyaliteit opbouwen. Door serviceactiviteiten in Microsoft Dynamics CRM te maken en te controleren, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten gelukkig zijn met uw bedrijf.

Ga als volgt te werk om een ​​serviceactiviteit te plannen:

1. Klik onder aan het navigatievenster op de knop Service.

2. Selecteer Servicekalender boven aan het navigatiedeelvenster.

3. Selecteer in het veld Type (naast het veld Zoeken naar) Service-activiteit in de vervolgkeuzelijst.

4. Kies een dag voor de service.

5. Klik in de werkbalk van het venster op de knop Nieuw en maak uw selectie.

6. Voer in het veld Onderwerp een naam in voor deze serviceactiviteit.

7. Selecteer in het veld Service de service die u wilt inplannen.

8. Kies uw begin- en eindtijden en de duur.

9. Voeg notities toe.

10. Klik op het tabblad Details en vul het naar wens in.

11. Klik op de knop Opslaan en sluiten om de activiteit te plannen.

U moet uw serviceagenda regelmatig controleren om ervoor te zorgen dat u op de hoogte blijft van de behoeften van uw klanten. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Klik onder aan het navigatievenster op de knop Service.

2. Selecteer Servicekalender boven aan het navigatiedeelvenster.

3. Klik op een willekeurige bron en u ziet het schema voor die resource in het agendagebied.