Aanpassen en verbergen van secties in ACT! 2007 - dummies

Een ACT! Rapportsjabloon van 2007 is onderverdeeld in secties informatie. Elke sectie heeft een sectietitel die in de rapportsjabloon wordt weergegeven, maar niet in het rapport zelf. U kunt bepalen in welke velden u in elke sectie wilt verschijnen. Een rapportsjabloon bestaat uit vijf hoofdsecties; u kunt de volgorde van de secties niet verwijderen of wijzigen, maar u kunt een sectie verbergen als u niet wilt dat deze in uw rapport wordt weergegeven.

De vijf hoofdsecties zijn

• Rapport Koptekst: Informatie die bovenaan de eerste pagina van het rapport wordt weergegeven, zoals de titel van het rapport en de maker
• Paginakoptekst: Informatie bovenaan elke pagina, zoals kolomkoppen
• Detail: Gebied met een of meer van uw contact- of groepsvelden
Het gedeelte Detail is het vlees en aardappelen van het rapport - waar u relevante informatie vindt, zoals de naam, het adres en het telefoonnummer van de contactpersoon.

• Paginavoettekst: Informatie die onder aan elke pagina van uw rapport wordt weergegeven, zoals de datum en het paginanummer

U kunt het formaat van een sectie wijzigen om ruimte te maken voor extra velden op slepen van de horizontale grijze lijn (die onderaan de sectie verschijnt) lager op de sjabloon.

Nadat u uw rapportsjabloon hebt doorgenomen en precies zo hebt als u wilt, vergeet dan niet om het formaat van elke sectie te wijzigen in de oorspronkelijke grootte - of zo veel mogelijk te sluiten. Lege gebieden in een sectie verschijnen als lege gebieden in uw rapport!

Rapportsecties wijzigen

De meesten van u zullen best tevreden zijn met de vijf standaard rapportsecties. Van tijd tot tijd wilt u misschien wat liefhebber worden. Misschien wilt u al uw contacten alfabetisch op achternaam weergeven, gegroepeerd op stad. U moet subsecties in uw rapport maken om dit te bereiken. Geen probleem; Hier is alles wat je hoeft te doen:

1. Dubbelklik in de rapportontwerper op een sectiekop.

Het dialoogvenster Secties definiëren wordt geopend. Merk op dat u naast het toevoegen van subsecties ook enkele andere opties kunt kiezen:

• Pagina-einde: Geeft aan of u elke sectie op een nieuw vel papier wilt laten verschijnen of een nieuwe wilt laten maken werkblad aan het einde van een sectie

• Samenvouwen als blanco: Sluit een sectie als er geen informatie in staat

• Sectie over meerdere pagina's laten doorbreken: Hiermee kan een lang gedeelte doorgaan naar meerdere pagina's

2. Klik op de knop Toevoegen om een ​​nieuw gedeelte aan het rapport toe te voegen.

Het dialoogvenster Selecteer een veld om te groeperen wordt geopend.

3. Selecteer het veld dat u wilt gebruiken om uw rapport te groeperen en klik vervolgens op OK.

4. Selecteer een oplopende volgorde in het dialoogvenster Secties definiëren.

Nadat u bij stap 3 het veld hebt geselecteerd dat u wilt groeperen, keert u terug naar het dialoogvenster Secties definiëren. De nieuwe subsectie is gemarkeerd en u kunt aangeven of de nieuwe subsectie in oplopende of aflopende alfabetische volgorde wordt weergegeven.

Nadat u een nieuwe subsectie hebt gemaakt, kunt u er zoveel velden op plaatsen als u nodig hebt.

Een rapportgedeelte verbergen

Soms wilt u een sectie verbergen. Stel dat u bijvoorbeeld een rapport wilt dat het aantal contacten in elk van uw ID / status-velden telt. Theoretisch, ACT! moet al die contacten weergeven zodat ze kunnen worden geteld, maar je wilt echt niet al die contacten zien omdat je alleen geïnteresseerd bent in het zien van een totaal. Hoewel u geen van de standaard secties van het rapportsjabloon kunt verwijderen, kunt u ze verbergen, waardoor u hetzelfde resultaat krijgt.

Een sectie

verbergen 1. Open in de rapportontwerper het venster Eigenschappen door Beeld -> Venster Eigenschappen te kiezen.

2. Selecteer de naam van de sectie die u wilt verbergen.

3. Klik op de eigenschap Zichtbaar in het venster Eigenschappen en wijzig deze in Nee. Hoewel u de sectie in de Rapportontwerper nog steeds kunt zien, wordt deze niet weergegeven in uw voltooide rapporten.