Workflow Instellingen in SharePoint 2010 - dummies

Een workflow is een geautomatiseerde versie van een bedrijfsproces; het was (en is nog steeds) een van de grote buzzes rond SharePoint 2010. U kunt SharePoint-workflows associëren met items en documenten, zodat SharePoint meldingen verzendt of gebruikers vraagt om formulieren in te vullen wanneer bepaalde voorwaarden in het proces TRUE zijn of wanneer het item of document bereikt een bepaalde stap in het proces.

Uw teamsite moet ten minste de driestandenwerkstroom hebben waarmee u acties kunt activeren wanneer de status van een item verandert. Het meest voor de hand liggende gebruik van de workflow met drie statussen is met een lijst met probleemtracering. Problemen hebben automatisch drie statussen: Actief, Opgelost en Gesloten.

U kunt bijvoorbeeld een werkstroom met drie staten gebruiken om een taak in SharePoint toe te wijzen aan een geselecteerde gebruiker wanneer de status van het probleem is gewijzigd van Actief in Opgelost.

Als uw bedrijf u een hogere licentie heeft verleend, kunt u ook verschillende goedkeuringswerkstromen gebruiken die zijn bedoeld voor het beheren van documentgoedkeuring.

SharePoint Designer 2010 bevat een krachtige workflow-ontwerper die u kunt gebruiken om aangepaste workflows te maken. Bekijk de workflowontwerper, als er iets op afstand geautomatiseerd is dat u wilt doen rond lijstitems of documenten in een bibliotheek. In tegenstelling tot eerdere versies van SharePoint Designer zijn de aangepaste werkstromen die u in SharePoint Designer 2010 maakt herbruikbaar op uw hele site.

Volg deze stappen om uw bibliotheek of lijst te configureren om een werkstroom te gebruiken:

Klik op de koppeling Werkstroominstellingen onder Machtigingen en beheer.

U kunt deze opdracht ook openen via het tabblad Lijst of Bibliotheek op het lint.

Als er geen werkstromen aan deze lijst zijn toegewezen, ziet u het formulier Een werkstroom toevoegen. Dit formulier bestaat uit vijf secties: Werkstroom, Naam, Takenlijst, Geschiedenislijst en Startopties.

Als er al andere werkstromen bestaan voor deze bibliotheek / lijst, kunt u op de pagina Instellingen voor werkstromen instellingen van bestaande werkstromen bekijken / wijzigen, een werkstroom toevoegen, een werkstroom verwijderen en werkstroomrapporten bekijken.
Klik in een bibliotheek op de koppeling Een werkstroom toevoegen om een nieuwe werkstroom aan uw bibliotheek toe te voegen.
Selecteer een workflowsjabloon.

Afhankelijk van welke licentie uw bedrijf u heeft gegeven voor SharePoint, bepaalt u hoeveel workflowsjablonen u beschikbaar hebt. U ziet een korte beschrijving van elk terwijl u die optie markeert:
- Disposition a pproval: Beheert de vervaldatum en retentie van documenten door deelnemers toe te staan te bepalen of verstreken documenten behouden of verwijderd moeten worden.
- Drie -s tate: Gebruik deze workflow om items in een lijst bij te houden.
- Verzamel s ignatures: verzamelt digitale handtekeningen vereist voor uw Microsoft Office-document.
- Goedkeuring: Routeert een document ter goedkeuring. Goedkeurders kunnen het document goedkeuren of afwijzen, de goedkeuringstaak opnieuw toewijzen of wijzigingen in het document aanvragen.
- Verzamel f eedback: Routeert een document ter controle. Beoordelaars kunnen feedback geven, die wordt samengesteld en naar de eigenaar van het document wordt gestuurd wanneer de werkstroom is voltooid.
Typ een unieke naam voor de werkstroom in het tekstvak Naam.

Zorg ervoor dat u bij het benoemen van uw werkstroom iets niet zoiets als de sjablonen noemt (zoals handtekeningen verzamelen ) om verwarring tussen uw werkstroom en een sjabloon te voorkomen.

U kunt zoveel workflows maken als u wilt voor een lijst of bibliotheek. Stel dat u twee soorten goedkeuringsprocessen kent: een verkort proces en een langer proces. Ga gewoon twee keer door het proces Add a Workflow en selecteer verschillende configuratieopties om aan uw behoeften te voldoen.
Selecteer een takenlijst die door de werkstroom moet worden gebruikt door een optie Selecteer een takenlijst te kiezen.

U kunt een bestaande takenlijst selecteren of het systeem een nieuwe takenlijst laten maken door Nieuwe takenlijst te selecteren.
Selecteer een geschiedenislijst voor de werkstroom vanuit de opties van Een historische lijst selecteren.

U kunt een bestaande geschiedenislijst selecteren of een nieuwe geschiedenislijst maken.
Selecteer uw startopties door een of meer selectievakjes in te schakelen.

Afhankelijk van de geselecteerde werkstroomsjabloon, zijn alleen bepaalde startopties mogelijk ingeschakeld. Over het algemeen is het een goed idee om de werkstroom handmatig te laten starten, hoewel u de werkstroom ook automatisch kunt laten starten wanneer een item wordt gemaakt of gewijzigd.
Klik op de knop Volgende.

Je bent nog niet klaar! Er verschijnt een nieuwe pagina met opties.

Afhankelijk van het type werkstroom dat u selecteert, hebt u verschillende opties om te kiezen, waaronder naar wie de werkstroom gaat, of de acties nu in serie of parallel plaatsvinden, wat de deadline is voor de acties en wat er met de werkstroom gebeurt als iemand wijst het document af of het item verandert.

Er zijn verschillende verbeteringen aangebracht aan werkstromen van 2010, waaronder het beschikbaar hebben van meer dan één type fase (parallel, serieel).
Klik op OK of Annuleren.

Als u op OK klikt, worden uw instellingen toegepast.