Nieuwe contacten toevoegen in de wet! 2005 - dummies

Op het eenvoudigste niveau, het belangrijkste doel van ACT! is om te dienen als een plaats om alle contacten op te slaan waar je dagelijks mee communiceert. U kunt al uw contactpersonen toevoegen en bewerken vanuit het venster Contactdetails, omdat het alle informatie bevat die betrekking heeft op een bepaalde record en u al uw contactvelden kunt zien.

U hebt waarschijnlijk veel contactpersonen die u graag in uw database wilt invoeren, dus spring meteen naar binnen en volg deze stappen:

1. Als u zich nog niet in het venster Contactdetails bevindt, gaat u naar het pictogram Contactpersonen op de ACT! Nav bar.

2. Kies in het venster Contactdetails uit een van de volgende drie manieren om een ​​nieuw contact toe te voegen aan uw database:

   • Kies Contact → Nieuw contact.

   • Klik op het pictogram Nieuw contact op de werkbalk.

   • Druk op de toets Insert op het toetsenbord.

   Als u een van de voorgaande opdrachten start, resulteert dit in een lege contactrecord. U bent nu klaar om de gegevens van de nieuwe contactpersoon in te voeren.

3. Begin met het invoeren van informatie door in het veld Bedrijf te klikken en de bedrijfsnaam van het contact te typen.

   ACT! maakt geen onderscheid tussen daadwerkelijke contacten en blanco contacten. Het niet invoeren van informatie of het herhaaldelijk drukken op de Insert-toets resulteert in een groot aantal lege contactrecords, die geen nut hebben en alleen maar dienen om de database te verstoppen. Dus, hoewel je vrij bent om een ​​van de ACT te verlaten! velden blanco, u moet wel iets invoeren, dus begin met de naam van het bedrijf.

   U kunt later altijd teruggaan naar een record en informatie in elk veld toevoegen, wijzigen of verwijderen.

4. Klik in het volgende veld waar u informatie wilt invoeren en begin met typen.

   U kunt ook de Tab-toets gebruiken om naar het volgende veld te gaan. Als u te vaak één keer per ongeluk op de Tab-toets drukt, merkt u mogelijk dat u te veel velden hebt ingevoerd en in het verkeerde veld bent terechtgekomen. Maar maak je geen zorgen: houd de Shift-toets ingedrukt en druk vervolgens op Tab om je cursor in de tegenovergestelde richting te verplaatsen.

5. Ga door met het invullen van velden.

   ACT! wordt geleverd met ongeveer 50 voorgeprogrammeerde velden die de behoeften van de meeste gebruikers weerspiegelen. Veel van de velden zijn redelijk zelfverklarend (en geven het type informatie weer dat u waarschijnlijk verwacht te vinden in een adresboek): contactnaam, bedrijfsnaam, telefoon, stad, staat en postcode. Deze bevinden zich handig in de bovenste helft van het venster Contactdetails. Een paar van de velden zijn iets minder voor de hand liggend:

   • Adres: Als u aanneemt dat de drie velden ACT zijn! zorgt voor het adres is bedoeld om drie alternatieve adressen op te slaan, je hebt het mis!Het tweede en derde adresvelden zijn bedoeld voor echt lange adressen. Dit veld is een goede plek om een ​​gebouwnaam op te nemen als deze een integraal onderdeel van het adres is.

   • labels met 5160-stijl, in de volksmond gebruikt voor massamailings, drukken over het algemeen vier informatielijnen af: bedrijf, contactpersoon, straatadres en stad / staat / postcode (allemaal op de vierde regel). Als u de tweede en derde adresvelden moet gebruiken, hebt u grotere labels nodig.

   • ID / status: het veld ID / status is in feite het categorieveld en het slaat al uw contactpersonen op in categorieën. Door het veld ID / Status te gebruiken, hoeft u niet handmatig verschillende databases in te stellen: een voor uw vrienden, een voor uw klanten, een voor uw leveranciers, enzovoort. Het veld ID / Status is vooraf ingesteld met een aantal van de meest gebruikte categorieën, waaronder vrienden, klanten, verkopers en concurrenten, waardoor het zoeken naar elk van deze categorieën in een handomdraai eenvoudig is.

   • Aanhef: dit veld verwijst naar de naam achter het woord Beste in een brief, die wordt gebruikt in uw briefsjablonen. Standaard is ACT!, het vriendelijke type zijn, gebruikt de voornaam. Voel je vrij om de aanhef te veranderen in een formelere.

   • Als u liever de meer formele aanspreking als standaardinstelling gebruikt, kiest u Extra → Voorkeuren en klikt u op de knop Aanhefvoorkeuren op een handige plaats op het tabblad Algemeen.

   • Verwezen door: Dit veld is een van de meest over het hoofd geziene in de database. Informatie die in dit veld wordt ingevoerd, wordt gebruikt in het rapport Bron van verwijzingen; Als u niet naar Verwezen door informatie gaat, wordt het rapport onbruikbaar. Dus wat is het probleem? Stel dat u betaalt voor advertenties in twee kranten - zou niet weten welke de meeste potentiële klanten aantrok? Als u beurzen bezoekt of veel tijd en moeite besteedt aan uw website, zou u dan niet willen weten of uw inspanningen hebben geresulteerd in een nieuw bedrijf? En als een bestaande klant je veel nieuwe leads stuurt, zou je hem dan niet met een leuke ham met Kerstmis eren, in plaats van de gebruikelijke fruitcake leuk te zijn?

   • Gebruiker: merk op dat er zich verschillende velden bevinden in de onderste helft van het venster Contactdetails. Deze velden bevatten informatie die specifiek is voor uw bedrijf.

   • Laat deze specifieke velden leeg totdat u ze hernoemt. Als u dat niet doet, kunt u eindigen met verschillende soorten gegevens die in een veld zijn ingevoerd.

     U kunt altijd teruggaan en veldgegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen!

6. Wees niet ongerust wanneer ACT! maakt automatisch een aantal van uw veldgegevens op wanneer u informatie invoert.

7. Voeg uw gegevens zo uniform mogelijk toe.

8. Voeg zo nodig meerdere vermeldingen toe aan een veld.

   Over het algemeen is het beste om jezelf te beperken tot één item per veld. Van tijd tot tijd vindt u echter een situatie waarin een contact in twee categorieën valt. JoAnne Chamar is bijvoorbeeld zowel een vriend als een klant. In deze situatie kunt u de vervolgkeuzelijst gebruiken om meer dan één item in een veld in te voeren.

   Ga als volgt te werk om verschillende criteria voor één veld te selecteren:

   • a. Plaats uw cursor in het veld.

   • b. Vink je gewenste selecties af.

   • c. Klik op de gewenste vermeldingen in het dialoogvenster Lijstwaarden bewerken.

   • d. Klik ergens buiten het dialoogvenster om het te sluiten.

     De verschillende items verschijnen in het veld, gescheiden door een komma.

9. Wanneer u de informatie voor elk nieuw contact invult, vergeet dan niet op de verschillende tabbladen onder aan uw lay-out te klikken.

   U vindt extra velden op deze tabbladen. Het tabblad Thuisadres is de plaats waar u persoonlijke informatie over een contact opneemt. U hebt mogelijk enkele andere tabbladen waaruit u ook kunt kiezen.

   Verschillende lay-outs geven verschillende tabbladen weer. Als u uw huidige lay-out wijzigt, bekijkt u waarschijnlijk een andere reeks tabbladen.

   Als u vergeet op die tabbladen onder aan het venster Contactdetails te klikken, ziet u misschien enkele velden over het hoofd die u nodig hebt om belangrijke informatie in te vullen. Dus, zorg ervoor dat u op die tabbladen klikt!

10. Sla de nieuwe contactgegevens op.

    In theorie hoeft u geen nieuwe contactgegevens op te slaan; het wordt opgeslagen als u een van de volgende dingen doet:

    • Voer een andere ACT uit! opdracht, die alles omvat van het toevoegen van een notitie of verkoopkans aan het plannen van een afspraak.

    • Ga verder met een ander record in de database.

    • Klik op de knop Opslaan (weergegeven door het pictogram voor de kleine diskette op de werkbalk).

    • Druk op Ctrl + S.