Adobe Creative Suite: opmerkingen beheren in Acrobat 6. 0 - dummies

Gebruik de Acrobat-toolbar om annotaties toe te voegen aan PDF-bestanden, inclusief stempels, teksthoogtepunten en elektronische plaknotities. Voeg opmerkingen toe aan PDF-bestanden met behulp van de gereedschappen Controleren en opmerkingen en de geavanceerde gereedschappen voor opmerkingen - elk van deze heeft zijn eigen onafhankelijke werkbalk. U kunt beide werkbalken openen door op de pijl rechts van de knop Beoordelen en opmerkingen te klikken; een lijst met opties voor revisies en opmerkingen verschijnt in een vervolgkeuzelijst.

De echte kracht van PDF-opmerkingen is de mogelijkheid om deze gemakkelijk te beheren en te delen. U kunt bijvoorbeeld op elk gewenst moment bepalen welke opmerkingen worden weergegeven en u kunt de opmerkingen filteren op auteur of op het type opmerkingstool dat is gebruikt om de opmerking te maken. Bovendien kunt u een reactie op een opmerking aangeven en de wijzigingen bijhouden die mogelijk in een document zijn aangebracht op basis van een opmerking. Ook kunnen opmerkingen van meerdere reviewers worden samengevoegd in één document.

Opmerkingen weergeven

U kunt een van de volgende methoden gebruiken om de lijst met opmerkingen van een document te bekijken:

Klik op het tabblad Opmerkingen aan de linkerkant van het documentvenster.
Klik op de knop Tonen in de werkbalk Opmerkingen en houd deze ingedrukt en kies Commentarenlijst weergeven in het menu dat wordt weergegeven.
Kies Weergave -> Navigatielijst -> Opmerkingen.

Welke methode u ook gebruikt, onder aan het documentvenster verschijnt een venster met een opmerkingenlijst waarin alle opmerkingen in het document worden weergegeven. U kunt de auteur van de opmerking zien en elke opmerking die door de revisor is ingevoerd. Door op het plusteken links van de opmerking te klikken, kunt u meer informatie over de opmerking bekijken, zoals het type reactie en de datum en tijd waarop deze is gemaakt.

Als u op het plusteken links van de opmerking hebt geklikt om de weergave uit te vouwen, verandert dit in een minteken, waarop kan worden geklikt om terug te keren naar de geconsolideerde weergave die alleen de auteur en de eerste delen van elke tekst uit de notitie.

Rechts van het plusteken staat een selectievakje dat u kunt gebruiken om aan te geven dat de opmerking is beoordeeld. U kunt dit selectievakje ook gebruiken om aan te geven dat een bepaalde opmerking verdere aandacht verdient. Gebruik deze selectievakjes voor uw eigen doeleinden - hun status wordt niet geëxporteerd met het document als u het bestand naar anderen verzendt, dus ze zijn alleen voor uw eigen persoonlijk gebruik.

De status van een opmerking wijzigen

Acrobat bevat een methode om aan te geven of een opmerking is beoordeeld, geaccepteerd of waaraan aanvullende opmerkingen zijn gekoppeld.Ga als volgt te werk om de status van een opmerking te wijzigen:

1. Klik met de rechtermuisknop (Windows) of Control + klik (Mac) op een opmerking in de opmerkingenlijst en kies Status instellen in het contextmenu.

Er verschijnt een contextmenu.

2. Selecteer Geaccepteerd, Geweigerd, Geannuleerd of Voltooid, afhankelijk van wat geschikt is voor uw situatie.

3. Kies Beeld -> Commentaar -> Toon opmerkingenlijst om de volledige lijst met opmerkingen en de status van elk commentaar te bekijken.

De opmerking die u hebt gewijzigd, wordt weergegeven in de lijst en geeft de nieuwe status weer die u zojuist hebt toegewezen.

Reageren op een opmerking

U kunt ook met de rechtermuisknop klikken (Windows) of Control + klikken (Mac) op een opmerking in de opmerkingenlijst en Beantwoorden in het contextmenu kiezen om een opmerking toe te voegen aan de opmerking. Op deze manier worden aanvullende opmerkingen niet onafhankelijk aan het document toegevoegd als ze daadwerkelijk betrekking hebben op bestaande opmerkingen. Als uw documenten meerdere revisieronden doorlopen, kan deze secundaire of laatste beoordelaar de opmerkingen van een eerste revisor uitbreiden. Of het laat een auteur of ontwerper toe om duidelijk te reageren op de suggesties van een redacteur.

Opmerkingen inklappen of verbergen

Omdat de opmerkingenlijst vrij groot kan worden, kunt u ervoor kiezen alle opmerkingen samen te vouwen zodat alleen het paginanummer waarop ze worden weergegeven, wordt weergegeven in de opmerkingenlijst. Hiertoe klikt u op het minteken linksboven in het venster met de opmerkingenlijst. Als u alle opmerkingen wilt bekijken, klikt u op de knop Alles uitvouwen op dezelfde locatie.

Als u alle opmerkingen in een document wilt verbergen, houdt u de knop Weergeven op de werkbalk Opmerkingen ingedrukt en kiest u Alle opmerkingen verbergen. U kunt vervolgens bepalen welke opmerkingen zichtbaar zijn op basis van het type (zoals notitie, lijn of doorhaling), revisor (zoals DeShaun of Mineko), status (zoals geaccepteerd of afgewezen) en gecontroleerde status (aangevinkt of uitgeschakeld). Gebruik deze filteropties om alleen die opmerkingen te bekijken die voor u relevant zijn.

Opmerkingen delen

U kunt uw opmerkingen delen met andere revisoren die toegang hebben tot hetzelfde PDF-document door de volgende stappen uit te voeren:

1. Klik op het tabblad Opmerkingen aan de linkerzijde van het documentvenster.

De opmerkingenlijst wordt weergegeven.

2. Selecteer de opmerking die u wilt exporteren door erop te klikken (Shift + klik voor meerdere selecties).

3. Kies in het menu Opties aan de rechterkant van het venster met de opmerkingenlijst de optie Geselecteerde opmerkingen exporteren.

Het dialoogvenster Opmerkingen exporteren wordt weergegeven.

4. Blader naar de locatie waar u de opmerkingen wilt opslaan en geef het opgeslagen bestand een nieuwe naam.

Door deze stappen te volgen, maakt u een bestand dat alleen de opmerkingen bevat, en niet het volledige PDF-bestand. U kunt dit delen met revisoren die hetzelfde PDF-bestand hebben en zij kunnen Opmerkingen importeren uit het menu Opties in het venster Opmerkingenlijst kiezen om de opmerkingen aan hun document toe te voegen. U kunt deze methode gebruiken om te voorkomen dat u volledige PDF-bestanden moet verzenden naar degenen die het document al hebben.

Opmerkingen samenvatten

Het samenstellen van een lijst met alle opmerkingen van een PDF-bestand in een nieuw, afzonderlijk PDF-document door de opmerkingen samen te vatten, is ook mogelijk in Acrobat.Hiertoe gaat u als volgt te werk:

1. Kies in het menu Opties in het venster Opmerkingenlijst de optie Opmerkingen samenvatten.

Het dialoogvenster Samenvatingsopties wordt weergegeven.

2. Maak een lijst met de opmerkingen met lijnen die hen verbinden met hun locaties op de pagina door het tweede keuzerondje bovenaan de lijst te selecteren.

In het gedeelte Inclusief kunt u ervoor kiezen om alleen de relevante pagina's met commentaar aan de auteur of ontwerper van een document te retourneren door alleen de opmerkingen te verzenden die worden weergegeven.

3. Klik OK.