Een rapport maken met Crystal Reports 10 - dummies

Wanneer u Crystal Reports 10 start, wilt u meestal een van de drie dingen doen: een rapport maken, een rapport aanpassen of een rapport uitvoeren op basis van de gegevens in uw database. Rapporten nemen gegevens uit een database, verwerken deze, formatteren deze en voeren deze vervolgens uit naar een printer, een computerscherm of een website.

Crystal Reports wordt geleverd met een voorbeelddatabase die u kunt gebruiken om te oefenen. Het is een Microsoft Access-database voor een fictief bedrijf genaamd Xtreme Mountain Bikes Inc.

Het xtreme. mdb database bevat een aantal databasetabellen die representatief zijn voor de tabellen die een echte fietsfabrikant kan bijhouden. De tabellen zijn gevuld met voorbeeldgegevens die u kunt bewerken en weergeven met Crystal Reports. U kunt deze voorbeeldgegevens gebruiken als basis voor uw eerste rapport.

Om een ​​rapport aan te maken, moet u een paar dingen weten:

• Welke tabellen in de database bevatten de gegevens die u wilt

• Welke gegevensitems u in die tabellen wilt
• Welke manipulaties van de gegevens moeten worden uitgevoerd om u de gewenste informatie te geven
• Hoe u uw rapport wilt opmaken
• de gebruikers van uw rapport halen het op van een zwart-witprinter, een kleurenprinter, een lokaal computerscherm of een website

Voor de doeleinden van deze introductie (en voor nu), stel je voor dat je al die dingen.

Crystal Reports starten 10

U hebt waarschijnlijk Crystal Reports gekozen omdat u over een database beschikt die informatie bevat die belangrijk voor u is. Naar alle waarschijnlijkheid veranderen de gegevens in die database in de loop van de tijd en wilt u in staat zijn de huidige status bij te houden. U kunt de gewenste informatie ophalen door SQL-query's uit te voeren, maar dat lijkt te veel op werk. Het is veel beter om een ​​rapport met Crystal Reports te maken en vervolgens het rapport uit te voeren wanneer u de nieuwste status van de van belang zijnde informatie wilt. U hoeft het rapport maar één keer te maken, maar u kunt het vaak uitvoeren, zodat u bij elke opeenvolgende run de nieuwste resultaten krijgt. U hoeft geen SQL te leren of een andere methode om gegevens uit databases te halen. Rapporten die met Crystal Reports zijn gemaakt, zijn eenvoudig te bouwen, gemakkelijk te lezen en gemakkelijk te begrijpen. Wat kan beter zijn?

De eerste stap bij het maken van een rapport is om Crystal Reports te starten vanuit het Windows Start-menu. Wanneer u dit doet, wordt het hoofdvenster van Crystal Reports weergegeven met het dialoogvenster waarin u wordt verwelkomd in Crystal Reports.

U kunt kiezen uit drie opties. U kunt een Crystal Reports-document maken met de Rapportwizard of door te beginnen met een leeg rapport.U kunt ook een rapport openen dat al bestaat om het te wijzigen of uit te voeren.

Hoewel de rapportwizard een tijd- en arbeidsbesparing kan zijn, beperkt deze wel de vorm van het rapport. Dus dit hoofdstuk brengt je meteen ter zake en laat je zien hoe je een rapport je manier kunt maken, beginnend bij een leeg rapport in plaats van de Rapportwizard.

De optie Leeg rapport gebruiken

Volg deze stappen om een ​​geheel nieuw rapport te maken, te beginnen met de optie Leeg rapport:

1. Start Crystal Reports.

Het dialoogvenster Welkom bij Crystal Reports wordt weergegeven.

2. Selecteer de optie Als een leeg rapport en klik vervolgens op de knop OK.

Het dialoogvenster Database-expert wordt weergegeven, waarin mogelijke plaatsen worden weergegeven om de bron van uw gegevens te vinden.

3. Klik in het deel Beschikbare gegevensbronnen op het plusteken links van de map Nieuwe verbinding maken om het uit te vouwen.

Dit is de map die u kiest wanneer u een geheel nieuw rapport maakt. Wanneer u verbinding hebt gemaakt met een database, onthoudt Crystal Reports waar het zich bevindt.

4. Dubbelklik op het databasetype dat overeenkomt met uw gegevensbron.

Crystal Reports herkent een verscheidenheid aan verschillende databasetypen. U moet de juiste kiezen. Als u niet weet welk type correct is, vraag dan iemand die bekend is met de gegevensbron. Om samen met het voorbeeld te volgen, dubbelklikt u op Access / Excel (DAO). Het dialoogvenster Toegang / Excel (DAO) wordt weergegeven, waarin wordt gevraagd hoe u verbinding maakt met uw gegevensbron.

5. Klik op de knop met de ellips (…) rechts van het vak Databasenaam.

De Access- en Excel-bestanden op uw systeem verschijnen. In dit voorbeeld wordt een Access-databasebestand met de naam xtreme gebruikt. Dit is misschien niet zo eenvoudig als het klinkt - het bestand bevond zich in D: Program FilesCrystal DecisionsCrystal Reports 10SamplesEnDatabasesxtreme. mdb.

Mogelijk moet u bladeren om dit bestand op uw systeem te vinden.

6. Klik op de knop Voltooien.

Database-expert verschijnt opnieuw, met de xtreme database verbonden.

7. Vouw het knooppunt Tables uit en dubbelklik vervolgens op de tabel waarop u uw rapport wilt baseren.

De structuur in het deelvenster Beschikbare gegevensbronnen bestaat uit een aantal knooppunten, waarvan sommige aftakken van andere. Elke gegevensbron heeft vier van deze knooppunten die er vanaf vertakken: opdracht toevoegen, tabellen, weergaven en opgeslagen procedures.

8. Vouw samen met het voorbeeld het knooppunt Tables uit en dubbelklik vervolgens op Product.

Hiermee kopieert u de tabel Product van het deelvenster Beschikbare gegevensbronnen naar het paneel Geselecteerde tabellen.

9. Klik op de knop OK om Database-expert te sluiten.

Een leeg rapport vult het venster.

Het tabblad Ontwerpen (aan de linkerrand) toont vijf secties van het rapport:

• Rapportkop: Verschijnt alleen bovenaan het rapport en is het eerste dat een kijker ziet.

• Paginakoptekst: Verschijnt onder de rapportkoptekst en boven aan alle andere pagina's in het rapport.
• Details: De werkelijke inhoud van het rapport.
• Voettekst-sectie rapporteren: verschijnt na de laatste gedetailleerde informatie in het rapport.
• Paginavoettekst: wordt onder aan elke pagina van het rapport weergegeven.