De vele manieren ontdekken om uw berichten in Outlook 2000 te bekijken - dummies

U kunt uw berichten op ten minste tien manieren bekijken, te beginnen met de set die bij Microsoft Outlook wordt geleverd. U kunt elke weergave aanpassen door in elke weergave op een kolom met informatie te sorteren door op de titel van die kolom te klikken.

Als u de weergave van uw berichten in Outlook wilt wijzigen, kiest u Weergave-> Huidige weergave en kiest u een van de volgende weergaven in het menu:

• Berichten. Dit is de foto zonder franjes van je Inbox - Van, Naar, Onderwerp - gewoon de basis. Berichten die u nog niet hebt gelezen, worden vetgedrukt weergegeven; de anderen zijn vermeld in gewoon type.

• Berichten met AutoPreview. Als u geen tijd hebt om alle berichten die u ontvangt te lezen, is een voorbeeld nuttig. De eerste paar regels kunnen u een hint geven over welke berichten u wilt lezen. AutoPreview toont u deze eerste paar regels.
Normaal gesproken ziet u alleen voorbeelden van berichten die u nog niet hebt gelezen. U ziet alleen de titels van berichten die u hebt gelezen. Outlook gaat er in feite van uit dat u een bericht hebt gelezen dat u hebt geopend. U kunt een gelezen of ongelezen bericht ook markeren door er met de rechtermuisknop op te klikken en Markeren als gelezen of Markeren als ongelezen te kiezen.

• per follow-upvlag. U kunt binnenkomende berichten markeren zodat u kunt bijhouden wat u als reactie op elk bericht moet doen. Gemarkeerde weergave groepeert uw berichten op basis van of vlaggen zijn ingesteld op de berichten en geeft aan welke soorten vlaggen zijn ingesteld en wanneer ze moeten zijn.
Sommige experts zeggen dat de meest efficiënte manier om met al uw inkomende berichten om te gaan, is om ze in te delen in overeenstemming met wat u ermee moet doen en vervolgens ernaar te handelen volgens de prioriteit en timing van elk bericht. Berichtvlaggen zijn een handige manier om grip te krijgen op wat u te maken hebt met de berichten die u ontvangt. Door Follow-Up Flag View worden uw berichten automatisch geordend op basis van de actie die ze eisen, waardoor u onmiddellijk efficiënt bent, toch?

• Laatste zeven dagen. Wanneer u wordt gevraagd onmiddellijk actie te ondernemen voor een bericht dat u een paar dagen geleden hebt ontvangen, is het niet altijd eenvoudig om het bericht te vinden dat u verteld wat u moet doen, vooral als u veel e-mail ontvangt. In de weergave Laatste zeven dagen worden alleen de berichten weergegeven die u in de afgelopen week heeft ontvangen. Het vinden van een item in een korte lijst is gemakkelijker dan in een lange.
De lijst met laatste zeven dagen beperkt uw zicht op berichten die binnen zeven dagen aankomen. Het sorteert geen berichten op basis van wat er in zit of wie ze heeft verzonden. U kunt uw berichten sorteren op basis van de naam van de afzender of het onderwerp van het bericht door op de titels bovenaan de kolommen in de weergave te klikken.
• gemarkeerd als volgende zeven dagen. Als u berichten markeert die echt belangrijk zijn, moet u waarschijnlijk eerst de aandacht vestigen op de berichten die u in de komende dagen hebt gemarkeerd om uw aandacht te trekken. Voor een snelle blik op de heetste items, gebruik de weergave Gemarkeerd voor volgende zeven dagen.
Zoals gemarkeerde weergave, gemarkeerd voor volgende zeven dagen weergavebeperkingen op de hoofdzaken: wie heeft het bericht verzonden, wat is het onderwerp van het bericht en wanneer moet actie worden ondernomen op het bericht dat is gemarkeerd.
• Op conversatieonderwerp. Je moet altijd een onderwerpregel opnemen die gemakkelijk te begrijpen is, zodat de persoon die je bericht ontvangt, op het eerste gezicht weet wat je bericht is en wat je eraan kunt doen. Met een beetje geluk doen andere mensen hetzelfde voor jou. Dan kun je echt wat kilometers halen uit je berichten door ze te sorteren in het onderwerp Gespreksonderwerp.
• per afzender. Wanneer de baas belt en vraagt: "Hebt u het e-mailbericht ontvangen over bonussen die ik u drie weken geleden heb gestuurd? "Je wilt waarschijnlijk niet veel tijd besteden aan het sorteren van de berichten van de afgelopen drie weken. De snelste manier om de vraag van de baas snel te beantwoorden, is om over te schakelen naar de weergave Op afzender.
U kunt de naam van de chef onmiddellijk vinden in de weergave Door de afzender. Dubbelklik op het bericht met de titel Bonussen. Dan kun je tegen de baas zeggen: 'Dat heb ik zeker gedaan; het is precies hier voor me. "Je zult zo snel kunnen antwoorden dat de baas je die bonus graag zal geven.
• Ongelezen berichten. Je hoeft niet elk bericht op je scherm te lezen, maar de wet van Murphy zegt dat de belangrijkste informatie in een bericht staat dat je nog niet hebt gelezen. De weergave Ongelezen berichten geeft u een snel overzicht van de dingen waar u nog niet snel naar hebt gekeken.
Laat uw Postvak IN niet in de weergave Ongelezen berichten staan, omdat berichten lijken te verdwijnen wanneer u klaar bent met het lezen ervan. Het is gemakkelijker om Berichten vaak te gebruiken en om af en toe over te schakelen naar de weergave Ongelezen berichten als een strategie om dingen te vinden.
• verzonden naar. Het lijkt misschien vreemd om een ​​weergave van uw postvak IN te hebben gesorteerd op de naam van de persoon naar wie elk bericht wordt verzonden. Het is tenslotte uw Inbox; alles moet naar je worden gestuurd, anders zou het er niet zijn, toch?
U hebt twee redenen om Sent To view te gebruiken. Sommige berichten die u ontvangt, zijn bijvoorbeeld gericht aan iedereen in uw bedrijf, dus het is goed om te weten dat bepaalde berichten niet persoonlijk moeten worden afgenomen. De tweede reden is dat dezelfde reeks weergaven beschikbaar is in de map Inbox en de map Verzonden items. In de map Verzonden items worden in Outlook kopieën bewaard van berichten die u naar andere mensen hebt verzonden. Weten wat je hebt gestuurd, kan erg handig zijn.Verzonden om te bekijken is alleen gesorteerd, niet gegroepeerd, wat betekent dat de berichten worden weergegeven in de volgorde van de namen van de mensen die ze hebben verzonden. In een gegroepeerde weergave wordt als kop van een groep de naam weergegeven van elke persoon die u e-mail heeft gestuurd. Als u op de kolom Onderwerp klikt, verliest u het voordeel dat de lijst op afzender is gesorteerd.Als de lijst Verzonden aan lijkt te zijn verkeerd gesorteerd, klikt u op het woord Aan boven aan de kolom Aan.
• Tijdlijn voor berichten. De weergave Message Timeline is een van de meest interessante views in Outlook; het tekent een grafiek van al je berichten op basis van wanneer ze zijn aangekomen. Bericht Tijdlijnweergave is ontworpen om u te helpen berichten te vinden wanneer u zich kunt herinneren wanneer ze aankwamen, maar niet waarom ze zijn aangekomen of wie ze heeft verzonden.
De kleine pictogrammen die de berichten vertegenwoordigen, zijn eigenlijk snelkoppelingen naar de berichten die ze vertegenwoordigen. U kunt een bericht openen door te dubbelklikken op het pictogram voor dat bericht. U kunt ook met de rechtermuisknop op het berichtpictogram klikken om een ​​bericht te beantwoorden, een bericht te verwijderen of een bericht naar een andere map te verplaatsen.