Bewerken van documenten met IBM Workplace Services Express - dummies

Gewoonlijk kunt u uw eigen documenten bewerken in IBM Workplace Services Express (WSE) en, afhankelijk van de toegangsinstellingen van de documentbibliotheek, kunt u in staat om de documenten van teamgenoten ook te bewerken. Soms kun je echter helemaal geen documenten bewerken, zelfs niet de documenten die je zelf hebt gemaakt.

U kunt eenvoudig zien of u een document kunt bewerken, omdat wanneer u het opent, u de knop Bewerken ziet of niet.

Hier zijn enkele redenen waarom u een document niet kunt bewerken:

• De documentbibliotheek is mogelijk niet ingesteld om u documenten te laten bewerken, vanwege de aard van de bibliotheek zelf.
• Het document is vergrendeld - iemand anders in uw team bewerkt het of iemand heeft het handmatig vergrendeld om verdere wijzigingen te voorkomen.

Ervan uitgaande dat u een bepaald document kunt bewerken - omdat u de juiste toegang hebt en het document niet is vergrendeld - behandelen de volgende secties enkele extra dingen die u naast het bewerken van de werkelijke inhoud ook met het document kunt doen.

De eigenschappen van een document bewerken

Het belangrijkste onderdeel van een document is natuurlijk de inhoud. Maar er is meer aan een document, voor zover het WSE betreft.

U kunt de eigenschappen van het document bewerken - de velden die WSE-tracks over elk document volgen - zoals de naam van het document, de beschrijving, enzovoort. Deze inhoud ongeveer een document wordt soms metagegevens genoemd. Documenteigenschappen kunnen erg belangrijk zijn om ervoor te zorgen dat andere teamleden het document kunnen vinden, vooral wanneer ze ernaar zoeken. Hoe meer informatie u opneemt in de eigenschappenvelden, des te groter de kans dat andere gebruikers de inhoud in het document kunnen openen en gebruiken.

Ga als volgt te werk om de eigenschappen van een document te bewerken, of het nu is gemaakt met Office of een WSE-editor:

1. Zoek en open het document dat u wilt wijzigen en klik op de knop Bewerken.

Het formulier Document bewerken wordt weergegeven.

2. Gebruik het formulier Document bewerken om de titel, beschrijving of voorkeurstaal van het document te wijzigen.

3. Als u klaar bent, klikt u op de knop Publiceren, Verzenden voor goedkeuring of Opslaan als privé concept.

Het document is opgeslagen en gesloten.

Een document vervangen

Soms moet u een document, een slot, een magazijn en een vat vervangen. Dit doe je niet vaak, maar soms heb je een bestand op je lokale harde schijf dat je moet uploaden in plaats van een document dat al in de bibliotheek staat.Onnodig te zeggen dat het bestaande document, goed, vervangen - permanent is - dus ga voorzichtig te werk. U kunt een document dat is opgeslagen als wachtende concept niet vervangen.

Gebruik deze stappen om een ​​bestaand document in een documentbibliotheek te vervangen door een van uw computer:

1. Zoek en open het document dat u wilt vervangen.

2. Klik op de knop Vervangen.

Het formulier Document vervangen wordt weergegeven.

3. Klik op de knop Bladeren en selecteer het bestand op uw harde schijf dat u als vervanging wilt uploaden.

4. Klik op de knop Publiceren, Indienen voor goedkeuring of Opslaan als privé Concept, indien van toepassing.

Het nieuwe document verschijnt in de documentbibliotheek en de oude verdwijnt.

Een document verplaatsen of kopiëren

Hoewel de stappen voor het kopiëren en verplaatsen van een document vrijwel hetzelfde zijn, zijn de resultaten natuurlijk anders. Wanneer u een document kopieert, krijgt u uiteindelijk twee identieke versies van het document in twee verschillende mappen. Wanneer u een document verplaatst, wordt het document uit de oorspronkelijke map gehaald en in de door u opgegeven map gedeponeerd.

Gebruik deze stappen om een ​​document in een documentbibliotheek te kopiëren of te verplaatsen:

1. Zoek en open het document.

2. Kies Meer acties -> Kopiëren of Meer acties -> Verplaatsen.

Het formulier Kopiëren naar map (of naar map verplaatsen) wordt weergegeven.

3. Selecteer de doelmap waar u het gekopieerde of verplaatste document wilt plaatsen.

4. Klik OK.

Het document wordt gekopieerd of verplaatst naar de nieuwe locatie.