Benadrukken de topwaarden in grafieken voor uw Excel-dashboards - dummies

Soms is een diagram inderdaad de beste manier om een ​​reeks gegevens weer te geven op uw Excel-dashboards en rapporten, maar u wilt toch de aandacht vestigen op de topwaarden in dat diagram. In deze gevallen kunt u een techniek gebruiken die de hoogste waarden in uw diagrammen benadrukt.

Dat wil zeggen dat u Excel kunt gebruiken om erachter te komen welke waarden in uw gegevensreeks zich in de top n bevinden en vervolgens speciale opmaak toepassen. Deze afbeelding illustreert een voorbeeld waarin de top vijf kwartalen zijn gemarkeerd en een label hebben gekregen.

Het geheim van deze techniek is de obscure LARGE-functie van Excel. De functie LARGE retourneert het n het grootste getal uit een gegevensset. Met andere woorden, u vertelt waar u moet zoeken en welke nummerrang u wilt.

Om het grootste getal in de gegevensset te vinden, voert u de formule LARGE in (Data_Range, 1). Gebruik LARGE (Data_Range, 5) om het op vier na grootste getal in de dataset te vinden. Deze afbeelding illustreert hoe de LARGE-functie werkt.

Het idee is vrij eenvoudig. Als u de top vijf van waarden in een gegevensset wilt identificeren, moet u eerst het op vier na grootste getal (de GROTE functie voor de hulpverlening) identificeren en vervolgens elke waarde in de gegevensreeks testen om te zien of deze groter is dan het op vier na grootste getal. Dit is wat u doet:

1. Bouw een diagraminvoer die bestaat uit formules die verwijzen naar uw onbewerkte gegevens. De feeder moet twee kolommen hebben: één om gegevens te bewaren die niet in de top vijf staan ​​en één om gegevens te bewaren die in de top vijf staan, zoals weergegeven in deze figuur.

   

2. Voer in de eerste rij van de kaartinvoer de formules in die in de vorige afbeelding zijn getoond.

   De formule voor de eerste kolom (F4) controleert of de waarde in cel C4 kleiner is dan het getal dat wordt geretourneerd door de LARGE-formule (de op vier na grootste waarde). Als dat zo is, wordt de waarde in cel C4 geretourneerd. Anders wordt NA gebruikt.

   De formule voor de tweede kolom werkt op dezelfde manier, behalve dat de IF-instructie omgekeerd is: als de waarde in cel C4 groter is dan of gelijk is aan het getal dat door de formule wordt geretourneerd, wordt de waarde geretourneerd; anders wordt NA gebruikt.

3. Kopieer de formules naar beneden om de tabel te vullen.

4. Gebruik de tabelfeedertabel om de gegevens in een gestapeld kolomdiagram te plotten.

   U ziet meteen een diagram met twee gegevensreeksen: een voor gegevenspunten niet in de top vijf en een voor gegevenspunten in de top vijf, zoals weergegeven in deze afbeelding.

   

   Merk op dat de grafiek in deze figuur enkele nep-nullen laat zien. U kunt de grafiek repareren zodat de nullen niet verschijnen door de volgende paar stappen uit te voeren.

5. Klik met de rechtermuisknop op een van de gegevenslabels voor de reeks 'niet in de top 5' en kies Gegevenslabels opmaken.

   Het dialoogvenster Gegevenslabels opmaken wordt weergegeven.

6. Vouw in dit dialoogvenster de sectie Nummers uit en selecteer Aangepast in de categorielijst.

7. Voer #, ## 0 in;; als het aangepaste getalformaat, zoals weergegeven in deze afbeelding.

   

8. Klik op Toevoegen en klik vervolgens op Sluiten.

Wanneer u teruggaat naar uw diagram, ziet u dat de ongewenste nullen nu verborgen zijn en uw diagram gereed is voor kleuren, labels en andere opmaak die u wilt toepassen.

U kunt dezelfde techniek toepassen om de laagste vijf waarden in uw gegevensset te markeren. Het enige verschil is dat u de SMALL-functie gebruikt in plaats van de LARGE-functie te gebruiken. Terwijl de functie LARGE de grootste n de waarde uit een bereik retourneert, retourneert de functie SMALL de kleinste n de waarde.

De volgende afbeelding illustreert de formules die u gebruikt om dezelfde techniek toe te passen die hier wordt beschreven voor de onderste vijf waarden.

De formule voor de eerste kolom (F22) controleert of de waarde in cel C22 groter is dan het getal dat wordt geretourneerd door de SMALL-formule (de vijfde kleinste waarde). Als dit het geval is, wordt de waarde in cel C22 geretourneerd. Anders wordt NA gebruikt.

De formule voor de tweede kolom werkt op dezelfde manier, behalve dat de IF-instructie omgekeerd is: als de waarde in cel C22 groter is dan het getal dat wordt geretourneerd door de SMALL-formule, wordt NA gebruikt; anders wordt de waarde geretourneerd.