Financiële modellering in Excel: documenteer uw veronderstellingen - dummies

De term 'vuilnis in, vuilnis buiten' is nooit meer waar dan met betrekking tot financiële modellering. U kunt beschikken over het meest fraai opgestelde financiële model met perfecte opmaak, een geweldig ontwerp en fantastisch uitziende diagrammen en scenariotabellen, maar als de invoer in het financiële model niet is geverifieerd, is het model nutteloos en u kan de uitgangen niet gebruiken. Belangrijke beslissingen worden genomen op basis van de resultaten van financiële modellen, dus het vermelden van de veronderstellingen die in het model zijn gegaan, is van cruciaal belang.

Het documenteren van aannames is zeker niet het meest opwindende onderdeel van financiële modellering, dus u kunt in de verleiding komen om het tot het einde te laten. Val niet in deze val! Als je klaar bent met het bouwen van je model, zul je je niet herinneren wat die aannames waren. Document als je gaat. Telkens wanneer je een van de ingangen structureel verandert of zelfs een kleine wijziging aanbrengt, documenteer het dan, zelfs als het op dat moment onbelangrijk lijkt.

Lijst met aannamen op een aparte pagina, en label ze duidelijk, zodat ze gemakkelijk kunnen worden geïdentificeerd en waarnaar wordt verwezen in een oogopslag. Voor een klein model kunt u besluiten om brongegevens en aannames samen te mengen. In een groot model kunt u ze scheiden met zoveel mogelijk details als mogelijk of praktisch is. Voor een gedetailleerd model kunt u elk detail op een gedetailleerde aannames-pagina opsommen en vervolgens de belangrijkste op een belangrijke aanname-pagina samenvatten. Denk aan het detailniveau in uw model en laat dat de details van uw documentatie van veronderstellingen begeleiden.

Nog steeds niet overtuigd dat het documenteren van aannames belangrijk is? Hoe is dit voor overtuiging: wanneer je naar een andere rol gaat of als je op vakantie bent en er iets mis gaat met je model, wie denk je dan dat ze de schuld zullen geven? Je hebt het geraden! Denk aan het documenteren van aannames als dekking voor je reet. Uw model moet voor u kunnen spreken wanneer u er niet bent om uw werk uit te leggen of te verdedigen. De documentatie van aannames moet uw denkproces verklaren en waarom het model is opgebouwd zoals het is.

Een model is slechts zo goed als de nauwkeurigheid van de aannames. U moet uw aansprakelijkheid beperken door uw aannames grondig te documenteren en zo nodig waarschuwingen toe te voegen.

Hier volgen enkele veelgebruikte methoden voor het opnemen van documentatie in een model:

• In-celopmerkingen: Er zijn twee verschillende methoden voor het maken van in-celopmerkingen:
  • Opmerkingen rode driehoek: De meest gebruikelijke methode om een ​​in-celcommentaar te maken, is door simpelweg een opmerking in de cel in te voegen, die als een rood driehoekje in de hoek van de cel verschijnt.

    

    Opmerkingen met rode driehoekjes.

    Als u een opmerking met een rode driehoek wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop op de cel en selecteert u Opmerking invoegen. Als u een bestaande opmerking wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op de cel met de opmerking en selecteert u Opmerking bewerken. Om een ​​opmerking te verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op de cel en selecteert u Opmerking verwijderen.

    Als u de voorbeelden zelf wilt uitproberen, kunt u bestand 0401. xlsx downloaden en het tabblad 4-1 selecteren.

  • Inputberichten voor gegevensvalidatie: De minder gebruikelijke methode voor het maken van een in-celcommentaar is om gegevensvalidaties te gebruiken. Dit soort opmerkingen is discreter omdat ze niet de rode driehoek in de hoek hebben en je de opmerking pas ziet als je daadwerkelijk op de cel klikt.

    

    Inputinvoer van gegevensvalidatie.

    Dit soort opmerkingen in cellen is vooral handig voor het maken van kleine instructies en waarschuwingen met betrekking tot invoergegevens voor gebruikers, omdat ze de opmerking pas zullen zien als ze daadwerkelijk op de cel klikken om de gegevens in te voeren.

  • Als u een invoermelding voor gegevensvalidatie wilt maken, klikt u op de cel en klikt u vervolgens in het gedeelte Gegevensprogramma's van het tabblad Gegevens van het lint op de knop voor gegevensvalidatie en wordt het dialoogvenster Gegevensvalidatie weergegeven. Selecteer het tabblad Invoerbericht en typ het bericht dat u wilt weergeven. Dit bericht verschijnt alleen als de cel is geselecteerd.

Het documenteren van aannames met behulp van in-celopmerkingen is het meest geschikt voor specifieke informatie met betrekking tot slechts één cel of bereik, omdat ze alleen in een enkele cel kunnen worden bekeken. In-celopmerkingen zijn handig voor het communiceren van details met een andere modeler over specifieke berekeningsdetails, omdat de opmerkingen alleen op het scherm worden getoond en niet zullen worden weergegeven wanneer ze worden afgedrukt. Meer brede, generieke veronderstellingen moeten worden gedocumenteerd met behulp van andere methoden.

Van de twee typen in-celopmerkingen is het invoerbericht voor gegevensvalidering een goede keuze omdat ze netter en schoner lijken. Houd er echter rekening mee dat als de cel niet is geselecteerd, de opmerking niet wordt weergegeven, dus zorg ervoor dat de opmerking alleen celspecifiek is. Belangrijker nog, algemene aannames en opmerkingen moeten platte tekst of een andere documentatiemethode gebruiken.

• Hyperlinks: Er zijn twee verschillende soorten hyperlinks die handig zijn voor het documenteren van aannamen en brongegevens in financiële modellering:
  • Cel- en bestandskoppelingen: U kunt hyperlinks naar bronnen of andere referentiebestanden maken en andere delen van een model. Cel- en bestandshyperlinks kunnen helpen bij het navigeren door een lang en complex model. Ze zijn vooral nuttig voor nieuwe gebruikers om hun weg te vinden in het model.

    Als u dit soort hyperlinks wilt invoegen, selecteert u op het tabblad Invoegen het pictogram Hyperlink in het gedeelte Links. Selecteer aan de linkerkant Plaats in dit document. Selecteer vervolgens het blad en de celverwijzing of het benoemde bereik van de hyperlinkbron. U kunt de tekst naar weergave bovenaan wijzigen om zoiets als Ga naar berekeningen in plaats van berekeningen weer te geven! B147, bijvoorbeeld. Evenzo kunt u een hyperlink invoegen naar een ander bestand voor bronverwijzingen.

  • URL-hyperlinks: Hyperlinks kunnen ook worden gebruikt om rechtstreeks vanuit uw spreadsheet naar relevante websites te verwijzen. Als de rentevoet die u in uw financiële model aanneemt bijvoorbeeld afkomstig is van de website van een centrale bank, kunt u de URL eenvoudig kopiëren naar een cel in uw model. Merk op dat als u Get & Transform gebruikt (voorheen Power Query genoemd), u gegevens rechtstreeks van externe gegevensbronnen, waaronder websites, direct in uw spreadsheet kunt linken, die snel kunnen worden bijgewerkt zonder dat u de website handmatig hoeft te openen.

    Als u Get & Transform niet gebruikt, kunt u handmatig een URL-hyperlink invoegen door de URL rechtstreeks vanuit de browser naar de cel te kopiëren en plakken. Als u geen rommelige URL wilt weergeven, kunt u andere tekst weergeven. Selecteer op het tabblad Invoegen het pictogram Hyperlink in de sectie Koppelingen en selecteer vervolgens Bestaand bestand of een webpagina. Plak de URL in het veld Adres onderaan en verander de tekst naar weergave bovenaan.

• Tekst met harde codering: Deze documentatiemethode met aannames is niet erg geavanceerd, maar zoals met veel dingen in financiële modellering, is de eenvoudige oplossing vaak het beste. De aanname is eenvoudig in de cel onder de berekeningstabel getypt. Er is geen gevaar dat een modeler of gebruiker deze aanname over het hoofd ziet, of deze nu op de computer of in een afdruk wordt bekeken.

  

  Tekst met harde code.
• Gekoppelde dynamische tekst: Overname van royalties ruim binnen uw model documenteren is erg belangrijk, maar het is erg moeilijk om de documentatie up-to-date te houden wanneer uw model dynamisch is en de invoer voortdurend verandert. In het projectkostenmodel wilt u bijvoorbeeld zeker weten dat de persoon die het model gebruikt begrijpt dat er slechts 15 uur in het model is ingevoerd, dus u wilt het commentaar hieronder zetten "Berekeningen op basis van 15 uren factureerbare tijdsbesteding. "Dit lijkt vrij duidelijk in dit voorbeeld, maar als het model complexer was en de invoer op een andere pagina stond, zou het nuttig zijn om deze opmerking op te nemen.

  

  Gekoppelde dynamische tekst.

Als u de tekst 'Berekeningen op basis van 15 uur factureerbare tijdsbesteding' handmatig in cel A10 typt, is dit correct … totdat iemand het aantal factureerbare uren aan het project wijzigt, en dan zou de tekst snel verouderd. Er is in dit geval een zeer hoog risico dat u het model zou kunnen distribueren met onjuiste aannames.

In plaats van de hardgecodeerde waarde van 15 in te typen, kunt u de tekst converteren naar een dynamische formule met een ampersand (&). Als deze formule wordt gebruikt, wordt deze automatisch gewijzigd als de waarde in C2 wordt gewijzigd:

= "Berekeningen op basis van" & C2 & "uren factureerbare tijd. "

Download bestand 0401. xlsx en selecteer het tabblad 4-4 om dit zelf uit te proberen. Wijzig de waarde 15 in cel C2 in een andere waarde, zoals 20, en u ziet dat de tekst verandert van "Berekeningen op basis van 15 uren factureerbare tijd" naar "Berekeningen op basis van 20 uur factureerbare tijdsbesteding.“