Records zoeken in uw Access 2003-tabellen - dummies

Wanneer u een bepaalde record wilt opzoeken, is het maken van een query een overkill. Gelukkig heeft Access 2003 een snelle manier om één specifiek stuk te vinden van gegevens in de tabellen en formulieren van uw project: de opdracht Zoeken.

Zoeken is beschikbaar op zowel de werkbalk als via het hoofdmenu. (Kies Bewerken -> Zoeken.. Op het toetsenbord georiënteerde mensen kunnen op Ctrl + F drukken.) Toegang Het maakt 2003 niet uit op welke manier u het zoekcommando activeert - het werkt hetzelfde vanaf elke weg.

Hoewel de opdracht Zoeken vrij eenvoudig te gebruiken is, wetende een paar trucs laten het zijn best doen. Nadat je de basisprincipes van Find hebt geleerd (wordt behandeld in de volgende sectie), kun je de opdracht Find verfijnen met behulp van de tips in de sectie met de naam "Zoeken naar snelheid en nauwkeurigheid, "Later in dit artikel. Die sectie laat je zien hoe je de Find-instellingen kunt aanpassen voor meer gedetailleerde zoekmissies.

Eerste dingen eerst vinden (en volgende dingen daarna)

Het gebruik van de opdracht Zoeken is een eenvoudige taak. Hier is hoe het werkt:

1. Open de tabel of het formulier dat u wilt doorzoeken.

Ja, Zoeken werkt zowel in de gegevensbladweergave als met toegangsformulieren.

2. Klik op het veld dat u wilt doorzoeken.

De opdracht Zoeken doorzoekt het huidige veld in alle records van de tabel, dus zorg ervoor dat u op het juiste veld klikt voordat u het zoekproces start. Access 2003 maakt het niet uit op welk record u klikt - zolang u het juiste veld raakt, is Access tevreden. (En het is belangrijk om uw software blij te houden!)

3. Start de opdracht Zoeken door op de werkbalkknop Zoeken (degene met de verrekijker) te klikken of door Bewerken -> Zoeken te kiezen.

Het dialoogvenster Zoeken en vervangen komt in actie.

4. Typ de gewenste tekst in het vak Zoeken naar, zoals weergegeven in afbeelding 1.

Neem even de tijd om uw spelling te controleren voordat u begint met zoeken. Toegang is niet helder genoeg om erachter te komen dat je eigenlijk een held bedoelt als je nul typt.

Afbeelding 1: Het dialoogvenster Zoeken en vervangen is gereed voor gebruik.

5. Klik op Volgende zoeken om met uw zoekopdracht te beginnen.

Voordat u tot één op acht kunt tellen, zoekt de opdracht Zoeken de gewenste record op, verplaatst de cursor daar naartoe en markeert de overeenkomende tekst. Als Zoeken niets vindt, klaagt het echter over het falen ervan in een klein dialoogvenster.

6. Als Zoeken niet heeft gevonden waarnaar u op zoek was:

• a. Klik op OK om het dialoogvenster te laten verdwijnen.

• b. Zorg ervoor dat u in het juiste veld hebt geklikt en alles correct hebt gespeld in het vak Zoeken naar.

• U kunt ook de speciale opties voor Zoeken in het volgende gedeelte bekijken om na te gaan of een van deze uw zoekopdracht in de war brengt.

• c. Klik nogmaals op Volgende zoeken.

Wat als het eerste record dat door Access wordt gevonden niet degene is die u zoekt? Stel dat u de tweede, derde of de veertiende John Smith in de tabel wilt? Geen probleem - dat is de reden waarom het dialoogvenster Zoeken en vervangen de knop Volgende zoeken heeft. Blijf op Volgende zoeken klikken totdat Access naar beneden werkt tot het gewenste record of laat u weten dat het de zoekopdracht opgeeft.

Zoeken afstemmen op snelheid en nauwkeurigheid

Soms is alleen het opgeven van de informatie in het vak Zoeken naar niet voldoende. Of u vindt te veel records of de records die overeenkomen zijn niet degene die u zoekt. De beste manier om het aantal verkeerde matches te verminderen, is door meer details toe te voegen aan je zoekopdracht.

Nauwkeurige aanpassing maakt het streven ook sneller.

Toegang biedt verschillende hulpmiddelen voor het verfijnen van een zoekopdracht. Open het dialoogvenster Zoeken en vervangen door op de knop Zoeken op de werkbalk te klikken of door Bewerken -> Zoeken te kiezen. In de volgende lijst wordt beschreven hoe u de verschillende opties gebruikt:

Look In:  Standaard zoekt Access alleen naar overeenkomsten in het huidige -veld - in welk veld u ook hebt geklikt voordat u de opdracht Zoeken startte. Als u Access wilt laten weten dat de hele tabel moet worden doorzocht, wijzigt u de instelling Look In in de tabeloptie , , zoals weergegeven in afbeelding 2.

Afbeelding 2: Als u in de hele tabel wilt zoeken, wijzigt u de look In de instelling.

Overeenkomst: Toegang doet een paar domme veronderstellingen en deze instelling is een goed voorbeeld. Wedstrijd is standaard ingesteld op Heel veld, waarbij wordt aangenomen dat u alleen velden wilt zoeken die volledig overeenkomen met uw zoektekst. De instelling Whole Field betekent dat het zoeken naar Sam geen velden vindt met Samuel, Samantha, of Mosam. Niet te slim voor zo'n duur programma, toch? Wijzig dit gedrag door de instelling Match aan te passen aan Any Part of Field, waarmee u overal in een veld een overeenkomst kunt vinden (zowel Samuel als nieuw voorbeeldproduct ) of Start Field, die alleen een overeenkomst herkent die begint vanaf het begin van het veld. Als u deze instelling wilt wijzigen, klikt u op de pijl omlaag naast het veld (zie figuur 3) en maakt u vervolgens uw keuze in het vervolgkeuzemenu dat wordt weergegeven.

Figuur 3: Kijk binnen in die kleine velden met behulp van de optie Match.

Zoeken: Als u te veel overeenkomsten vindt, kunt u uw zoekopdracht beperken tot een bepaald gedeelte van de tabel met de optie Zoeken. Zoeken geeft de opdracht Zoeken door om er uit te zien

• Alle records in de tabel (de standaardinstelling)

• Omhoog of Omlaag van het huidige record

Overeenkomst zoeken: Bij Vergelijkende case moet de zoekterm exact dezelfde zijn als de waarde die is opgeslagen in de database, inclusief het hoofdlettergebruik van de tekens. Met andere woorden, als de database de vreemd gekapitaliseerde naam SmItH bevat, vindt Match Case die waarde alleen als u naar de naam zoekt met exact dezelfde oneven hoofdletters (in dit geval SmItH) . Match Case werkt heel goed bij het zoeken naar uw database naar namen.
Zoekvelden zoals geformatteerd: Met deze optie geeft Access opdracht de geformatteerde versie van het veld te bekijken in plaats van de werkelijke gegevens die u hebt getypt. Het op deze manier beperken van de zoekopdracht is handig bij het zoeken naar datums, opslag-ID's van opslageenheden, of elk ander veld met een behoorlijk aantal gespecialiseerde opmaak. Zoekvelden inschakelen zoals geformatteerd door op het selectievakje ernaast te klikken. Deze instelling werkt niet met Match Case, dus als Matchcase is ingeschakeld, worden zoekvelden zoals opgemaakt grijs weergegeven. Schakel in dat geval het selectievakje 'Vergelijken' uit om de zoekvelden weer in te stellen zoals ze zijn opgemaakt.

Als uw opdracht Zoeken niet werkt zoals u denkt dat het zou moeten, controleer dan de opties in de voorgaande lijst. De kansen zijn dat een of meer van deze opties niet helemaal goed zijn!