Handige Excel draaitabelhulpmiddelen - dummies

Excel PivotTables je een extreem krachtig hulpmiddel bieden voor kruistabellen van werkbladgegevens. En misschien is dat precies wat u van Microsoft en Excel zou verwachten. Maar weet je wat? Ik ben er zeker van dat je misschien verbaasd zult zijn over het aantal eenvoudig te gebruiken tools die verschijnen op het tabblad Tabblad Draaitabelhulpmiddelen, dat beschikbaar is wanneer een draaitabel is geselecteerd. Overweeg bijvoorbeeld verschillende eenvoudig te gebruiken knoppen die u beschikbaar hebt.

Gegevens vernieuwen

De eenvoudigste en wellicht handigste tool is de knop Gegevens vernieuwen. Als de onderliggende gegevens waarover u in de draaitabel kruist, veranderen, moet u uw draaitabel bijwerken, nietwaar?

Gelukkig is het bijwerken van uw draaitabel wanneer uw gegevens worden gewijzigd eenvoudig. Klik eenvoudig op de knop Gegevens vernieuwen.

Veldkoppen

U kunt op de knop Veldkoppen op het tabblad Analyseren klikken om veldkoppen te verwijderen en weer toe te voegen. En dat betekent dat u een eenvoudige manier heeft om de manier waarop uw draaitabellen eruit zien te wijzigen en hoe velden worden geannoteerd.

De veldkop voor uw rijen is in eerste instantie "rijlabels" en "kolomlabels" voor uw kolommen. Maar u kunt de labels wijzigen door de waarde te vervangen die wordt weergegeven in de werkbladcel die de veldkop vasthoudt.

Als de rijen bijvoorbeeld productnamen bevatten, kunt u de labels wijzigen van 'Rijlabels' in 'Producten'. "En als in de kolommen de staten worden vermeld waar producten worden verkocht, kunt u de labelling wijzigen van" Kolomlabels "naar" Staten. “

Opmerking: de meest recente versies van Microsoft Excel (inclusief Excel 2007, Excel 2010 en Excel 2013) bieden een knop Veldheader voor de draaitabel.

PivotTable-gegevens uitvouwen en samenvouwen

Als u de opdrachten Group en Ungroup van het snelmenu hebt gebruikt, voegt Excel + en - knoppen (knoppen met een plusteken en een minteken) toe aan uw draaitabel, zodat u snel kunt groepeer en degroepeer uw rijen en kolommen. Dat is natuurlijk handig. Maar de knoppen kunnen uw draaitabel overbodig maken. En de knoppen bieden alle gebruikers van uw draaitabel de mogelijkheid om een ​​puinhoop te maken als ze onvoorzichtig of geen idee hebben.

U kunt op de opdracht +/- Knoppen klikken op het tabblad Analyseren om Excel te laten weten dat deze knoppen niet moeten worden weergegeven. Als dit vreemd lijkt, denk dan aan het geval waarin u niet wilt dat mensen met de gegevens werken of dat de gegevens worden gegroepeerd of niet gegroepeerd.

Slicer invoegen

Als u Excel 2013 of een latere versie gebruikt, kunt u klikken op de knop Snijprogramma's van draaitabellen invoegen om Excel te laten weten dat u wilt filteren, of om uw gegevens nog fijner te segmenteren.

Wanneer u op de knop Slicer invoegen klikt (die wordt weergegeven op het tabblad Analyseren), wordt in Excel het dialoogvenster Slicers invoegen weergegeven met de velden in uw draaitabel (zie de volgende afbeelding). In het dialoogvenster Slicer kunt u een ander filterniveau kiezen.

U kiest eenvoudig het veld dat u wilt gebruiken in uw filtering en klikt op OK. Excel geeft vervolgens een dialoogvenster zoals het volgende weer dat u kunt gebruiken om alleen gegevens te bekijken die overeenkomen met uw filter. In de volgende afbeelding ziet u bijvoorbeeld een dialoogvenster Maandelijkse "slicer" dat u alleen kunt gebruiken om bijvoorbeeld de januari-gegevens te bekijken of alleen de gegevens van februari of alleen de gegevens van maart enzovoort. (U kiest een maand door op de knop in het dialoogvenster Maandelijkse "slicer" te klikken.) Het dialoogvenster Month "slicer" bevat klikbare knoppen die u gebruikt om te filteren.

Als u het dialoogvenster "Slicer" wilt verplaatsen, klikt u op het vak en vervolgens op de toets Delete. Wanneer u het dialoogvenster Slicer verwijdert, wordt het filteren ongedaan gemaakt door op knoppen in het dialoogvenster Slicer te klikken.

Tijdlijn invoegen

Als u Excel 2013 of een latere versie gebruikt, is een ander cool hulpmiddel de knop Tijdlijn van draaitabellen invoegen. De knop Tijdlijn invoegen vertelt Excel dat u een tijdlijnfilter aan uw draaitabelkaart wilt toevoegen om het zeer eenvoudig te maken om alleen naar een bepaald interval te kijken: een tijdspanne van een paar weken, het kwartaal vóór het laatst, of het interval tussen twee datums.

Wanneer u op de knop Tijdlijn invoegen klikt (die ook wordt weergegeven op het tabblad Analyseren), geeft Excel het dialoogvenster Tijdlijn invoegen weer, waarin de gegevensopgemaakte velden in uw draaitabel worden weergegeven (zie de volgende afbeelding).

U selecteert het datumveld dat u wilt gebruiken voor uw op tijdlijn gebaseerde filtering en klikt vervolgens op OK. Excel opent een dialoogvenster met een schuifknop die u kunt gebruiken om de tijdlijn op te geven die u wilt gebruiken.

In de volgende afbeelding wordt bijvoorbeeld het dialoogvenster Maand weergegeven. Het is een beetje moeilijk om de schuifknop in een afbeelding te zien, maar die blauwe balk werkt als een schuifknop die je kunt slepen om de tijdlijn op te geven die je wilt dat de draaitabel toont.

Klik op het vak en vervolgens op de toets Delete om het dialoogvenster van de tijdlijn te verwijderen. Merk op dat het verwijderen van het dialoogvenster ook alle filtering ongedaan maakt die is uitgevoerd met behulp van de tijdlijnschuifregelaar.