Hoe u records toevoegt aan een datalijst in Excel 2016 - dummies

bevindt. Nadat u de veldnamen en een record van de gegevenslijst hebt gemaakt en ze als een tabel hebt geformatteerd, U bent klaar om te beginnen met het invoeren van de rest van de gegevens als records in volgende rijen van de lijst. De meest directe manier om dit te doen, is door op de Tab-toets te drukken wanneer de celcursor zich in de laatste cel van de eerste record bevindt.

Hierdoor zorgt Excel ervoor dat een extra rij wordt toegevoegd aan de gegevenslijst waar u de juiste informatie voor de volgende record kunt invoeren.

Wanneer u gegevens rechtstreeks in een tabel met gegevenslijsten invoert, drukt u op de Tab-toets om door te gaan naar het volgende veld in de nieuwe record in plaats van de pijl-links. Op die manier breidt u automatisch de gegevenslijst uit, voegt u een nieuwe record toe en plaatst u de celcursor in het eerste veld van die record wanneer u de invoer in het laatste veld van de record voltooit. Als u op de pijl naar links drukt om de invoer te voltooien, verplaatst Excel de celcursor naar de volgende cel buiten de tabel met gegevenstitels.

Gebruik van de knop Formulier

In plaats van de records van een gegevenslijst rechtstreeks in de tabel in te voeren, kunt u het gegevensformulier van Excel gebruiken om de gegevens in te voeren. Het enige probleem met het gebruik van het gegevensformulier is dat de opdracht om het formulier in een werkblad met een gegevenslijst weer te geven, geen deel uitmaakt van de lintopdrachten. U kunt het gegevensformulier alleen openen door de opdrachtknop toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang of een aangepast tabblad Lint.

Volg deze stappen om deze opdrachtknop aan de werkbalk Snelle toegang toe te voegen:

1. Klik op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen aan het einde van de werkbalk Snelle toegang en klik vervolgens op het item Meer opdrachten op onderaan het vervolgkeuzemenu.

   Excel opent het dialoogvenster Excel-opties met het tabblad Werkbalk Snelle toegang geselecteerd.

   De knop Formulieropdracht die u aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen, is alleen beschikbaar als u op de opdracht Opdrachten niet in het lint klikt in de vervolgkeuzelijst Opdrachten kiezen.

2. Klik op de opdracht Opdrachten niet in het lint boven in de vervolgkeuzelijst Opdrachten kiezen.

3. Klik op Formulier in de lijst Choose Commands From en klik vervolgens op de knop Add.

   Excel voegt de knop Formulier toe helemaal aan het einde van de werkbalk Snelle toegang. Als u dat wilt, kunt u op de knoppen Omhoog en Omlaag klikken om de knop Formulier op deze werkbalk te verplaatsen.

4. Klik op OK om het dialoogvenster Excel-opties te sluiten en terug te keren naar het werkblad met de gegevenslijst.

Records toevoegen via het gegevensformulier

De eerste keer dat u op de aangepaste knop Formulier klikt die u aan de werkbalk Snelle toegang hebt toegevoegd, analyseert Excel de rij veldnamen en -vermeldingen voor de eerste record en maakt een gegevensformulier.Dit gegevensformulier bevat de veldnamen aan de linkerkant van het formulier met de vermeldingen voor de eerste record in de juiste tekstvakken ernaast. Hier ziet u het gegevensformulier voor de nieuwe database met werknemersgegevens; het ziet er een beetje uit als een aangepast dialoogvenster.

Voer de tweede record van de gegevenslijst in het gegevensformulier in.

Het gegevensformulier dat Excel maakt, omvat de gegevens die u in het eerste record hebt ingevoerd. Het gegevensformulier bevat ook een reeks knoppen (aan de rechterkant) die u gebruikt om specifieke records in de database toe te voegen, te verwijderen of te vinden. Recht boven de eerste knop (Nieuw), vermeldt het gegevensformulier het nummer van de record die u bekijkt, gevolgd door het totale aantal records (1 van 1 wanneer u voor het eerst het gegevensformulier aanmaakt). Bij het maken van nieuwe items wordt Nieuwe record boven deze knop weergegeven in plaats van het recordnummer.

Alle opmaak die u toewijst aan de specifieke vermeldingen in de eerste record, wordt automatisch toegepast op die velden in volgende records die u invoert en wordt gebruikt in het gegevensformulier. Als uw gegevenslijst bijvoorbeeld een telefoonveld bevat, hoeft u alleen de tien cijfers van het telefoonnummer in het veld Telefoon van het gegevensformulier in te voeren als het eerste telefoonnummer wordt opgemaakt in het eerste record met het speciale telefoonnummerformaat. Op die manier neemt Excel een nieuw item in het telefoonbestand, bijvoorbeeld 3075550045, en wordt het automatisch opgemaakt zodat het wordt weergegeven als (307) 555-0045 in de juiste cel van de gegevenslijst.

Het proces voor het toevoegen van records aan een gegevenslijst met het gegevensformulier is eenvoudig. Wanneer u op de knop Nieuw klikt, wordt in Excel een leeg gegevensformulier weergegeven (met de nieuwe record aan de rechterkant van het gegevensformulier), dat u moet invullen.

Nadat u de informatie voor het eerste veld hebt ingevoerd, drukt u op de tab toets om door te gaan naar het volgende veld in de record.

Whoa! Druk niet op de Enter-toets om naar het volgende veld in een record te gaan. Als u dat doet, plaatst u het nieuwe, onvolledige record in de database.

Ga door met het invoeren van informatie voor elk veld en druk op Tab om naar het volgende veld in de database te gaan.

• Als je merkt dat je een fout hebt gemaakt en een item wilt bewerken in een veld dat je al hebt gehaald, druk je op Shift + Tab om terug te keren naar dat veld.

• Begin met typen om het item te vervangen.

• Als u enkele tekens in het veld wilt bewerken, drukt u op → of klikt u op de I-balkaanwijzer in het item om de invoegpositie te zoeken. bewerk vervolgens het item vanaf daar.

Wanneer u informatie in een bepaald veld invoert, kunt u de invoer in dat veld uit het vorige record kopiëren door op Ctrl + '(apostrof) te drukken. Druk bijvoorbeeld op Ctrl + 'om hetzelfde item in het veld Status van elke nieuwe record door te voeren bij het invoeren van een reeks records voor mensen die allemaal in dezelfde staat wonen.

Gebruik bij het invoeren van datums in een datumveld een consistente datumnotatie die Excel kent. (Voer bijvoorbeeld iets in als 7/21/98 .) Bij het invoeren van postcodes die soms voorloopnullen gebruiken waarvan u niet wilt dat deze uit de invoer verdwijnen (zoals postcode 00102), formatteert u de eerste veldinvoer met het speciale Zip Code nummerformaat.In het geval van andere getallen die voorloopnullen gebruiken, kunt u dit opmaken met behulp van de tekstindeling of een '(apostrof) vóór de eerste 0 plaatsen. De apostrof vertelt Excel dat het nummer moet worden behandeld als een tekstlabel maar niet wordt weergegeven in de database zelf. (De enige plaats waar u de apostrof kunt zien is op de formulebalk wanneer de celcursor zich in de cel met het numerieke gegeven bevindt.)

Druk op de pijl-omlaagtoets wanneer u alle informatie voor de nieuwe record hebt ingevoerd. Of, in plaats van de pijl-omlaag-toets, kunt u op Enter drukken of op de knop Nieuw klikken. Excel voegt de nieuwe record in als de laatste record in de database in het werkblad en geeft een nieuw leeg gegevensformulier weer waarin u de volgende record kunt invoeren.

Wanneer u naar een nieuw record in het gegevensformulier gaat, voegt Excel de record in die net is voltooid als de laatste rij van de lijst.

Wanneer u klaar bent met het toevoegen van records aan de database, drukt u op de Esc-toets of klikt u op de knop Sluiten onder aan het dialoogvenster om het gegevensformulier te sluiten.