Hoe u uw eigen Excel-formatteringsregels handmatig kunt toevoegen - dummies

U hoeft geen van de vooraf gedefinieerde scenario's van Excel te gebruiken. Excel biedt u de flexibiliteit om uw eigen opmaakregels handmatig te maken. Door uw eigen opmaakregels te maken, kunt u beter bepalen hoe cellen worden opgemaakt en kunt u dingen doen die u niet zou kunnen doen met de vooraf gedefinieerde scenario's.

Een nuttige voorwaardelijke opmaakregel is bijvoorbeeld om alle bovengemiddelde waarden te labelen met een pictogram Check en alle waarden onder het gemiddelde met een X-pictogram. De figuur demonstreert deze regel.

Met een aangepaste opmaakregel kunt u de bovengemiddelde waarden taggen met een vinkje en de waarden onder het gemiddelde met een X.

Hoewel het waar is dat de bovengemiddelde en ondergemiddelde waarden Scenario's die in Excel zijn ingebouwd, stellen u in staat om cel- en lettertypekenmerken te formatteren, zij maken het gebruik van Icon Sets niet mogelijk. Je kunt je voorstellen waarom Icon Sets beter zouden zijn op een dashboard dan alleen kleurvariaties. Pictogrammen en vormen kunnen uw boodschap beter overbrengen, vooral wanneer het dashboard in zwart-wit wordt afgedrukt.

Als u wilt beginnen met het maken van uw eerste aangepaste opmaakregel, gaat u naar het tabblad Regel creëren met de hand en volgt u deze stappen:

1. Selecteer het doelbereik van cellen waarop u moet toepassen de voorwaardelijke opmaak en selecteer Nieuwe regel in het menu Voorwaardelijke opmaak, zoals aangetoond.

   

   selecteer het doelbereik en selecteer vervolgens Nieuwe regel.

   Met deze stap opent u het dialoogvenster Nieuwe opmaakregels in de volgende afbeelding.

   

   Selecteer de regel Alle cellen opmaken op basis van hun waarden en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu Indelingsstijl om over te schakelen naar pictogrammensets.

   Dit is wat elk type doet:

   • Alle cellen opmaken op basis van hun waarden: meet de waarden in het geselecteerde bereik tegen elkaar. Deze selectie is handig voor het vinden van algemene anomalieën in uw dataset.

   • Alleen cellen opmaken die het volgende bevatten: Past voorwaardelijke opmaak toe op die cellen die voldoen aan specifieke criteria die u definieert. Deze selectie is perfect voor het vergelijken van waarden met een gedefinieerde benchmark.

   • Alleen opgemaakte waarden boven of onder: past voorwaardelijke opmaak toe op die cellen die zijn gerangschikt in het bovenste of onderste N-de getal of percentage van alle waarden in het bereik.

   • Alleen waarden opsommen die boven of onder het gemiddelde liggen: Past voorwaardelijke opmaak toe op die waarden die wiskundig boven of onder het gemiddelde van alle waarden in het geselecteerde bereik liggen.

   • Gebruik een formule om te bepalen welke cellen moeten worden geformatteerd: evalueert waarden op basis van een formule die u opgeeft.Als een bepaalde waarde als true wordt geëvalueerd, wordt de voorwaardelijke opmaak toegepast op die cel. Deze selectie wordt meestal gebruikt bij het toepassen van voorwaarden op basis van de resultaten van een geavanceerde formule of wiskundige bewerking.

   Gegevensbalken, kleurenschalen en pictogrammensets kunnen alleen worden gebruikt met het opmaaktype Alle cellen op basis van hun waarden.

2. Zorg ervoor dat het regeltype Alle cellen opmaken op basis van hun waarden is geselecteerd en gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu Opmaakstijl om over te schakelen naar pictogramseries.

3. Klik op de vervolgkeuzelijst Icon Style om een ​​pictogramset te selecteren.

4. Wijzig beide vervolgkeuzemenu's Type in Formule.

5. Voer in elk vak Waarde = Gemiddelde in ($ C $ 2: $ C $ 22).

   Deze stap vertelt Excel dat de waarde in elke cel groter moet zijn dan het gemiddelde van de volledige gegevensset om het pictogram Controleren te krijgen.

   Op dit punt lijkt het dialoogvenster op het hier getoonde venster.

   

   Wijzig de vervolgkeuzelijsten Type in Formule en voer de juiste formules in de vakjes Waarde in.

6. Klik op OK om uw voorwaardelijke opmaak toe te passen.

Het is de moeite waard enige tijd te nemen om te begrijpen hoe deze voorwaardelijke opmaakregel werkt. Excel beoordeelt elke cel in het doelbereik om te zien of de inhoud overeenkomt, op volgorde (eerst bovenaan), de logica in elk vak Waarde. Als een cel een getal of tekst bevat die overeenkomt met het eerste vak Waarde, wordt het eerste pictogram toegepast en gaat Excel verder met de volgende cel in het bereik. Als dit niet het geval is, gaat Excel door in elk vak Waarde totdat een van deze evalueert naar waar. Als de te beoordelen cel niet past in een van de logica die in de vakjes Waard is geplaatst, markeert Excel die cel automatisch met het laatste pictogram.

In dit voorbeeld wilt u dat een cel alleen een controle-pictogram krijgt als de waarde van de cel groter is dan (of gelijk is aan) het gemiddelde van de totale waarden. Anders wilt u dat Excel rechtstreeks naar het X-pictogram gaat en de X.