Uit te voeren, hoe een taak voor een project 2013 in minder tijd te voltooien - dummies

Als u uw huiswerk maakt en reserve voor onvoorziene uitgaven aan het project toevoegt, maakt u het plan realistisch maar voegt u ook tijd toe aan het project. Wanneer de einddatum van het project gewoon niet werkt voor de krachten die dat zijn, moet je een paar tactieken proberen om de timing op maat te hakken.

Controleer de afhankelijkheden

De timing van het plan wordt bepaald door de duur van elke taak en door zijn afhankelijkheden - de relaties die u tussen taken opbouwt. Stel jezelf de vraag of je alle afhankelijkheden op de best mogelijke manier hebt opgebouwd.

Misschien is een taak niet gestart voordat een andere taak was voltooid, maar de tweede taak kon twee dagen voor het einde van zijn voorganger zijn begonnen. Gebouw in dit type overlap (bekend als snel volgen ) kan u tijd besparen. Gedurende de looptijd van een project met honderden taken, kan het toevoegen van een dergelijke overlap aan zelfs enkele tientallen taken u een maand of langer besparen.

Gebruik het deelvenster Taakinspectie om afhankelijkheden na te gaan.

Beheer de beschikbaarheid van bronnen

Een andere factor die de timing stimuleert, is de beschikbaarheid van bronnen. Soms in een afhankelijkheidsrelatie, kan een taak niet starten voordat een andere eindigt, simpelweg omdat de bronnen niet beschikbaar zijn tot de voorgangertaak voorbij is. Zoek naar deze potentiële problemen met resourceafhankelijke timing:

• U hebt het begin van een taak uitgesteld omdat een resource niet beschikbaar was. Maar misschien kan nog een andere hulpbron het werk doen. Als dat het geval is, schakelt u over op resources en laat u de taak sneller starten.

• Project berekent de duur van automatisch geplande taken (vast werk en vaste eenheden met inspanningsgebonden planning) op basis van het aantal beschikbare middelen om het werk uit te voeren. Als u bronnen aan deze taken toevoegt, verkort Project hun duur.

• Als u een hoger opgeleide resource toewijst aan bepaalde taken, kunt u mogelijk minder uren werken om de taak te voltooien, omdat de vakman het werk sneller kan voltooien.

• Door meer resources toe te wijzen aan taken op het kritieke pad, kunt u deze inspanningstaken verkorten.

• Je hebt geld, maar geen tijd of middelen. Overweeg een externe leverancier aan te nemen om met het werk om te gaan.

Taken verwijderen

Wanneer al het andere faalt en u zoveel mogelijk tijd hebt bespaard, wordt het tijd om een ​​aantal specifieke hoeken in te korten. Overweeg eerst niet-vitale taken over te slaan. Vraag vervolgens of u de doelstellingen van het project opnieuw kunt bekijken met belanghebbenden en misschien de reikwijdte ervan wilt verkleinen, zodat u taken uit het schema kunt verwijderen. U kunt zelfs onderhandelen voor minder strenge kwaliteits- of prestatieniveaus.

Never elimineer alle speling in het schema. Slack is je vriend; het biedt planningsflexibiliteit rond resources.

Trade-tijd voor kosten

Soms is de planning het belangrijkste doel van een project. Als dat het geval is in uw project, kunt u misschien onderhandelen voor een groter budget om de algehele duur te verkorten. Vervolgens gebruikt u de extra fondsen om overuren te betalen, resources toe te voegen, verzending te versnellen of de toewijzing per uur van bestaande bronnen te verhogen.

Het schema verkleinen door geld (in de vorm van bronnen) naar het probleem te gooien, wordt gecrasht genoemd. Niet alle taken kunnen echter worden gecrasht. Taken met een werkelijk gefixeerde tijdsduur duren net zo lang als ze duren, ongeacht het aantal resources dat u daarvoor gebruikt.

Om het schema te laten crashen, kunt u beginnen met het analyseren van taken om te zien waar u de langste tijd kunt aftrekken van het schema voor de laagste kosten. Nadat u deze taak hebt geëxploiteerd, gaat u naar de volgende minst dure taak, enzovoort.

Richt u alleen op de taken die zich op het kritieke pad bevinden. Het verkorten van de duur van taken die er niet op staan, heeft geen zin als je de algehele lengte van het project probeert te verminderen.

Op een gegeven moment verlaagt u de duur van het kritieke pad zodanig dat u een ander kritiek pad heeft. Dan kun je gaan werken op het nieuwe kritieke pad.

Hoe sneller u het project versnelt, crasht en de reikwijdte ervan verkleint, hoe groter de kans dat het te laat komt. Dat klopt: op een gegeven moment zul je zoveel mogelijk tijd gecomprimeerd hebben vanuit het schema en het zal meerdere kritieke paden en bijna-kritische paden hebben.

Als een taak op een van die paden wegglipt, moet het project een reserve voor onvoorziene uitgaven gebruiken. En als je niet oppast, gebruik je het allemaal en maak je het project laat.