Office 365 voor Dummy's Cheat Sheet - dummies

Door Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Zoals met alle bedrijfssoftware, omvatten veel verschillende onderdelen en stukken de eenvoudige naam Office 365. Alle delen van het bewegende stuk pakken en verwerken jargon kan een uitdagende taak zijn. In deze handleiding vindt u een korte verwijzing naar de producten, technologieën, concepten en afkortingen die deel uitmaken van de Office 365-landschap.

Werken met de Office 365-productsuite

Het Office 365-serviceaanbod van Microsoft omvat verschillende productiviteitstechnologieën die samen zijn geweven om een ​​naadloze oplossing in de cloud te bieden voor een moderne werkplek. Gebruik deze referentie om snel grip te krijgen op de vier belangrijkste technologieën in Office 365, hun doel en problemen die ze zijn ontworpen om op te lossen.

Component	Beschrijving
SharePoint Online	De online versie van SharePoint is een servertechnologie die is ontworpen om samenwerking en communicatie op de werkplek te stimuleren door middel van de realtime co-auteurmogelijkheden van documenten die zijn opgeslagen in bibliotheken. Het is ook een contentmanagementsysteem (CMS) dat helpt bij het stroomlijnen van het proces voor het maken en onderhouden van intranetten en websites.
Exchange Online	Exchange, de e-mailservertechnologie van Microsoft, is ontworpen om bedrijfs-e-mails, -agenda's, -contacten en -taken veilig te beheren. Exchange Online vereenvoudigt het beheer en beheer van deze technologie, omdat het zware werk dat met servers wordt geassocieerd nu door Microsoft wordt afgehandeld. Met deze service kunnen gebruikers hun e-mail, agenda, contactpersonen en taken op meerdere apparaten synchroniseren en toegang krijgen tot webgebaseerde e-mail waar een internetverbinding beschikbaar is, zonder ingewikkelde zakelijke virtuele privéverbindingen.
Skype voor bedrijven	Skype voor bedrijven is de zakelijke versie van Skype, de populaire consumentenoplossing voor communicatie en conferenties. Het biedt krachtige mogelijkheden voor instant messaging, geplande en ad hoc vergaderingen, webconferenties en zelfs live-uitzendingen via internet. Met Skype voor Bedrijven kunt u online vergaderingen houden terwijl u functies gebruikt die nuttig zijn in een zakelijke omgeving, zoals scherm delen, white board-sessies, gedeelde notities en vergaderingen opnemen. Deelnemers ontmoeten zonder Office 365-abonnementen kunnen vergaderingen bijwonen via een webbrowser na het installeren van een plug-in.
Office Professional Plus	Office Professional Plus is de gebundelde verzameling productiviteitstoepassingen die door meer dan een miljard informatiewerkers over de hele wereld wordt gebruikt. Het bevat Word voor tekstverwerking, Excel voor spreadsheets, PowerPoint voor presentaties, Outlook voor e-mails, OneNote voor digitale notetaking en Publisher voor desktop publishing.

Wat zijn de belangrijkste componenten van SharePoint Online

SharePoint Online bevat een enorme hoeveelheid functionaliteit. De termen en acroniemen kunnen ontmoedigend zijn. Gebruik deze referentie om snel de componenten van Microsoft SharePoint te begrijpen.

Component	Beschrijving
Siteverzameling	Een SharePoint-siteverzameling is een site op het hoogste niveau of een bovenliggende site die andere subsites bevat. Elke siteverzameling behoudt zijn eigen beveiligingsinstellingen. Aanpassingen in een siteverzameling zijn niet beschikbaar voor andere siteverzamelingen. De beheerder van de siteverzameling heeft overzicht over de gehele siteverzameling, inclusief de onderliggende subsites.
Sites of subsites	Sites of subsites zijn onderliggende sites binnen een siteverzameling. Standaard kunnen ze machtigingsinstellingen van de siteverzameling overnemen, maar de eigenaar van de site kan ervoor kiezen om te stoppen met het overnemen van die machtigingen. Sites kunnen worden aangepast met een unieke uitstraling van andere sites in de siteverzameling.
Lijsten	Een SharePoint-lijst is gewoon een lijst met gegevens, net als een Excel-spreadsheet. Het heeft rijen en kolommen om gegevens te ordenen, filteren en sorteren. Een registratieformulier voor een gebeurtenis kan bijvoorbeeld worden vastgelegd in een SharePoint-lijst. Het voordeel ten opzichte van een spreadsheet is dat een formulier kan worden gepresenteerd aan de gebruiker, waardoor gegevens eenvoudig kunnen worden vastgelegd.
Documentbibliotheken	Een documentbibliotheek is een mechanisme om inhoud op te slaan in SharePoint Online en OneDrive voor Bedrijven. Het is in wezen een SharePoint-lijst, maar ontworpen om documenten op te slaan. Het maakt documentensamenwerking mogelijk met realtime co-authoring-functionaliteiten, waardoor het niet meer nodig is om meerdere versies van hetzelfde document op te slaan.
Wiki-pagina's	Een wikipagina is een gespecialiseerde pagina binnen een bibliotheek in SharePoint waarmee gebruikers kunnen samenwerken en inhoud aan de pagina kunnen bijdragen. Zoals de naam al aangeeft (wiki betekent 'snel' in het Hawaïaans), kan content on-the-fly worden bijgewerkt en kunt u afbeeldingen, tekstopmaak, hyperlinks en meer toevoegen. Wiki's kunnen worden geschaald voor gebruik door een klein projectteam met behulp van wikipagina's, geïmplementeerd voor de hele organisatie via een wiki-site.
Blogs	Blogs in SharePoint zijn eenvoudig sites die lijsten en bibliotheken bevatten. SharePoint-blogs werken op dezelfde manier als elke blog op internet om ideeën en informatie te communiceren. Een SharePoint-blog kan de machtigingen van de bovenliggende site overnemen, waardoor het beheer van gebruikers die toegang hebben tot een blog, wordt gestroomlijnd.
Discussieborden	Een discussieforum maakt online discussies door de hele organisatie mogelijk. Het biedt een forum voor mensen om een ​​dialoog aan te gaan waar ze vragen en antwoorden kunnen plaatsen die door de hele organisatie kunnen worden bekeken. Hoewel zowel blogs als discussieforums kunnen dienen als een platform voor communicatie, is het grootste verschil dat een blog is gebouwd op een SharePoint-sitestructuur, terwijl een discussieforum gewoon een SharePoint-lijst is.

Kennismaken met essentiële onderdelen van Exchange Online

De onderliggende technologie die berichten van bedrijfsklasse (e-mail, agenda, contactpersonen en taken) in Microsoft Outlook of zijn nicht in de cloud, Outlook Online, mogelijk maakt, is Exchange Online.Als een van de services in Office 365 levert Exchange Online echter meer dan alleen berichten. Het maakt berichtenbeleid en compliance mogelijk, encryptie, spam en malwarebescherming en een groot aantal mogelijkheden voor productiviteit op de werkplek. Gebruik deze referentie om snel de meest gebruikte messaging-functies voor bedrijfsclassussen van Exchange Online te begrijpen.

Component	Beschrijving
E-mail	In de bedrijfswereld domineert e-mail als het primaire communicatiemiddel. E-mail in Exchange Online stelt u in staat uw berichten op meerdere apparaten te synchroniseren; wanneer u op een e-mail antwoordt vanaf uw mobiele apparaat, ziet u hetzelfde antwoord op uw bureaubladtoepassing.
Kalender	Een agenda in Exchange Online biedt u niet alleen de mogelijkheid om afspraken op te slaan en vergaderingen in te stellen, maar ook om informatie weer te geven over "vrij / bezet" voor mensen in uw organisatie. Vergaderingen opzetten wordt minder omslachtig omdat de informatie "vrij / bezet" de beschikbaarheid van de deelnemers aan de vergadering aangeeft.
Contacten	Een plek hebben om al uw contacten op te slaan, is van cruciaal belang in de hedendaagse verbonden wereld. Met Exchange Online worden bedrijfscontacten opgeslagen in de algemene adreslijst (GAL). Met de GAL hebt u rechtstreeks vanuit de Outlook-desktopapp of vanuit Outlook Online toegang tot informatie over mensen, zoals de organisatiehiërarchie, beschikbaarheid en zelfs e-mailstatistieken van uw interactie met hen.
Taken	In de "altijd aan" wereld van vandaag, is het gemakkelijk om afgeleid te worden en uiteindelijk veel dingen te doen zonder aan het einde van de dag veel te bereiken. Met taken in Outlook kunt u uw taken beheren, vlaggen en herinneringen instellen, categorieën definiëren en zelfs een taak toewijzen aan iemand anders en de status ervan volgen. Net als de andere functies in Outlook kunnen taken worden gesynchroniseerd met meerdere apparaten en worden geïntegreerd met native taaktoepassingen voor mobiele apparaten.

Informatie over belangrijke componenten van Skype voor bedrijven

U kunt Skype voor bedrijven gebruiken om op veel verschillende manieren te communiceren en samen te werken. De chatfunctie van Skype voor Bedrijven is een geweldige tool voor realtime discussies in plaats van e-mails heen en weer te wisselen. U kunt ook een ad-hocvergadering houden met mensen over de hele wereld, compleet met opname-, polling-, schermdeling- en whiteboardmogelijkheden. Gebruik deze referentie om inzicht te krijgen in de componenten van Skype voor Bedrijven.

Component	Beschrijving
Vergaderingen	Voer geplande en geïmproviseerde vergaderingen en webconferenties uit vanuit het comfort van uw huis of kantoor met Skype voor Bedrijven. Tijdens de vergadering kunt u uw volledige desktop of afzonderlijke toepassingen delen om uw samenwerking te verbeteren. Voeg interactie toe aan uw vergadering met een virtueel whiteboard; deelnemers kunnen tekenen, tekst typen en inhoud markeren. Indien nodig kunt u ook de vergadering opnemen. De functionaliteit voor vergaderen met Skype voor Bedrijven is nauw geïntegreerd met Exchange Online. Het opzetten van een vergadering in Outlook met een Skype voor Bedrijven-link vereist slechts een paar muisklikken.
Messaging	Instant Messaging (IM) in Skype voor Bedrijven is een geweldige manier voor informatiewerkers om verbonden te blijven en realtime discussies te voeren.IM-tekst in Skype voor Bedrijven is gecodeerd en veilig, dus het is een ideale oplossing voor het handhaven van privacy en beveiliging in de onderneming.
Voice	Met het juiste plan kan Skype for Business worden geleverd met zakelijke spraakfuncties waarmee zowel PSTN (Public Switched Telephone Network) als inbellen kan worden gedraaid. Gebruikers van de dienst kunnen een telefoonnummer toegewezen krijgen, telefoontjes plegen en ontvangen van mensen buiten de organisatie, een voicemailbox hebben en voicemails laten transcriberen en afleveren in de Outlook-inbox van de gebruiker.
Video	Voor een bijna persoonlijke vergaderingervaring gebruikt u de videomogelijkheden in Skype voor Bedrijven. Het delen van video's tijdens een vergadering verbetert de interactie en minimaliseert het risico op het missen van sociale signalen tijdens een gesprek. High-definition webcams zijn beschikbaar tegen zeer lage prijzen, dus video delen in Skype voor Bedrijven kan een goed alternatief zijn voor persoonlijke vergaderingen die reizen vereisen.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van Office Professional Plus

Microsoft Office Professional Plus bevat een aantal productiviteitstoepassingen die op de computer van een gebruiker zijn geïnstalleerd met de click-to-run-technologie in Office 365. De installatie is snel en eenvoudig. Wanneer de toepassingen klaar zijn voor gebruik, worden de updates op de achtergrond geïmplementeerd, zodat gebruikers altijd toegang hebben tot de nieuwste versie van de Office-toepassingen. Gebruik deze referentie om inzicht te krijgen in de toepassingen voor de toepassingen die beschikbaar zijn in Office Professional Plus.

Component	Beschrijving
Word	Vaak gebruikt voor tekstverwerking, zoals het maken en bewerken van documenten.
Excel	Een spreadsheetapplicatie die wordt gebruikt voor gegevensanalyse en numerieke manipulatie.
PowerPoint	Een presentatietoepassing die ideaal is voor het communiceren van concepten en ideeën, verkooppresentaties en meer.
Outlook	Een applicatie die wordt gebruikt voor e-mail, contacten, taken en kalenders. De agenda-functies omvatten planningsvergaderingen (met integratie met Skype voor Bedrijven), reservering van vergaderruimten en andere bronnen en zichtbaarheid op vrij / bezet-informatie.
OneNote	Een toepassing die wordt gebruikt voor het digitaal vastleggen en organiseren van notities.
Uitgever	Een toepassing die wordt gebruikt voor desktop publishing. U kunt brochures, nieuwsbrieven, briefkaarten, wenskaarten, visitekaartjes en meer maken en delen. Het wordt geleverd met fantastische sjablonen, zodat u snel aan de slag kunt zonder eerdere ervaring met desktop publishing.
Toegang	Een databasetoepassing die wordt gebruikt voor het verzamelen, opslaan, manipuleren en rapporteren van gegevens.
InfoPath	Een applicatie ontworpen om handige en nuttige formulieren te maken die worden gebruikt om gegevens van mensen te verzamelen.
Skype voor bedrijven	Wanneer u verbinding wilt maken met andere mensen op het werk, is Skype voor Bedrijven de tool voor u. Functies als instant messaging, webconferenties, scherm delen, polling en whiteboards verhogen de productiviteit.