Ontwerpen van een Excel 2016-werkmap - dummies

Niet alle Excel 2016-werkbladen zijn afkomstig van sjablonen. Vaak moet u eerder unieke spreadsheets maken die niet bedoeld zijn om te functioneren als standaardmodellen van waaruit bepaalde typen werkmappen worden gegenereerd. In feite zijn de meeste spreadsheets die u in Excel maakt wellicht van deze aard, vooral als uw bedrijf niet afhankelijk is van het gebruik van sterk gestandaardiseerde financiële overzichten en formulieren.

Uw werkmap plannen

Wanneer u vanuit het niets een nieuwe werkmap maakt, moet u beginnen met de indeling en het ontwerp van de gegevens. Wanneer u deze mentale planning uitvoert, wilt u zich misschien een paar van de volgende vragen stellen:

Is voor de lay-out van de spreadsheet het gebruik van gegevenstabellen vereist (met zowel kolom- als rijkoppen) of lijsten (alleen kolomkoppen)?
Moeten deze gegevenstabellen en -lijsten op één werkblad worden geplaatst of kunnen ze in dezelfde relatieve positie op meerdere werkbladen van de werkmap worden geplaatst (zoals pagina's van een boek)?
Gebruik de gegevenstabellen in de spreadsheet hetzelfde type formules?
Krijgt een deel van de kolommen in de gegevenslijsten in de spreadsheet hun invoer van de formuleberekening of krijgen ze hun invoer uit andere lijsten ( opzoektabellen genoemd) in de werkmap?
Worden de gegevens in de spreadsheet in een grafiek weergegeven en worden deze diagrammen in hetzelfde werkblad weergegeven ( ingesloten diagrammen ) of worden ze weergegeven op afzonderlijke werkbladen in de werkmap (< grafiekbladen )?

Komt een van de gegevens in het werkblad voort uit werkbladen in afzonderlijke werkmapbestanden?
Hoe vaak worden de gegevens in de spreadsheet bijgewerkt of toegevoegd aan?
Hoeveel gegevens zal de spreadsheet uiteindelijk bevatten?
Worden de gegevens in de spreadsheet voornamelijk gedeeld in gedrukte of online vorm?
Al deze vragen zijn een poging om u te laten nadenken over het basisdoel en de functie van de nieuwe spreadsheet voordat u begint met het bouwen ervan, zodat u een ontwerp kunt bedenken dat zowel economisch als volledig functioneel is.

Economy

Economy is een belangrijke overweging, omdat wanneer u een werkmap opent, alle gegevens in het dynamische geheugen van uw computer worden geladen (eenvoudigweg bekend als

geheugen ). Dit levert geen problemen op als het apparaat waarop u Excel 2016 gebruikt een van de nieuwste generatie pc's is met meer geheugen dan u zich ooit kunt voorstellen, maar het kan een groot probleem vormen als u Excel gebruikt op een kleine Windows-tablet met een minimum aan geheugen of smartphone met beperkt geheugen of deel het werkmapbestand met iemand wiens computer niet zo goed is uitgerust.Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die u in de werkmap invoert, kunt u zelfs zien dat Excel kruipt en crawlt naarmate u er meer mee werkt. Om u te beschermen tegen dit probleem, moet u ervoor zorgen dat u de gegevenstabellen en lijsten in uw werkmap niet opvult met extra lege "spacer" -cellen. Houd de tabellen zo dicht mogelijk bij elkaar op hetzelfde werkblad (met niet meer dan een lege kolom of rij als scheidingsteken, die je kunt aanpassen om zo breed of hoog te maken als je wilt) of - als het ontwerp dit toelaat - houd ze in dezelfde regio van opeenvolgende werkbladen.

Functionaliteit

Naast zuinigheid moet u aandacht besteden aan de functionaliteit van de spreadsheet. Dit betekent dat u rekening moet houden met toekomstige groei bij het selecteren van de plaatsing van de gegevenstabellen, lijsten en diagrammen. Dit is met name van belang in het geval van gegevenslijsten, omdat deze de neiging hebben om langer en langer te worden terwijl u doorgaat met het toevoegen van gegevens, waarvoor steeds meer rijen van dezelfde paar kolommen in het werkblad nodig zijn. Dit betekent dat u alle rijen van de kolommen die in een gegevenslijst worden gebruikt, gewoonlijk als 'off limits' moet beschouwen. "Plaats altijd grafieken en andere ondersteunende tabellen rechts van de lijst in plaats van ergens onder de laatst gebruikte rij. Op deze manier kunt u doorgaan met het toevoegen van gegevens aan uw lijst zonder ooit te hoeven stoppen en eerst een niet-verwant element uit de weg te verplaatsen.

Deze ruimtelijke bezorgdheid is niet hetzelfde bij het plaatsen van een gegevenstabel die de waarden zowel in de rijen als in de kolomtabel totaliseert, bijvoorbeeld een verkooptabel die uw maandelijkse verkopen op item somt met formules die maandelijkse totalen berekenen in de laatste rij van de tabel en formules die artikeltotalen berekenen in de laatste kolom. In deze tabel hoeft u zich geen zorgen te maken over het verplaatsen van andere elementen, zoals ingesloten diagrammen of andere ondersteunende of niet-gerelateerde gegevenstabellen, omdat u de mogelijkheid van Excel gebruikt om de rijen en kolommen van de tabel van binnenuit uit te vouwen.

Naarmate de tafel uitzet of samentrekt, verplaatsen de elementen zich ten opzichte van en met de uitzetting en inkrimping van de tabel. U doet dit soort bewerkingen in de tabel omdat het invoegen van nieuwe tabelrijen en kolommen vóór de formules ervoor zorgt dat ze kunnen worden opgenomen in de berekeningen in totaal. Op deze manier fungeren de rij en kolom met formules in de gegevenstabel als een grens die zweeft met de uitbreiding of inkrimping van de gegevens, maar die alle andere elementen op afstand houdt.

Het ontwerp van uw werkmap voltooien

Nadat u min of meer hebt gepland waar alles naar uw nieuwe spreadsheet gaat, kunt u beginnen met het maken van de nieuwe tabellen en lijsten. Hier zijn enkele algemene aanwijzingen voor het instellen van een nieuwe gegevenstabel met eenvoudige berekeningen:

Voer de titel van de gegevenstabel in de eerste cel in, die de linker- en bovenrand van de tabel vormt.

Voer de rij kolomkoppen in de rij onder deze cel in, te beginnen in dezelfde kolom als de cel met de titel van de tabel.
Voer de rijtitels in de eerste kolom van de tabel in, beginnend in de eerste rij die gegevens bevat.(Als u dit doet, blijft er een lege cel achter waar de kolom met rijkoppen de rij kolomkoppen doorsnijdt.)
Construeer de eerste formule die kolommen van (nog lege) celitems in de laatste rij van de tabel verzamelt en kopieer die vervolgens formule over de rest van de tabelkolommen.
Construeer de eerste formule die de rijen met (nog lege) celitems in de laatste kolom van de tabel samenvoegt en kopieer die formule vervolgens naar de rest van de tabelrijen.
Formatteer de cellen om de tabelwaarden vast te houden en voer ze vervolgens in hun cellen in, of voer de waarden in die moeten worden berekend en formatteer vervolgens hun cellen. (Dit is echt jouw keuze.)
Voer bij het opzetten van een nieuwe gegevenslijst in een nieuw werkblad de lijstnaam in de eerste cel van de tabel in en voer vervolgens de rij kolomkoppen in de rij hieronder in. Voer vervolgens de eerste rij met gegevens in onder de betreffende kolomkoppen.

Nieuwe lege werkmappen openen

Hoewel u een nieuwe werkmap vanuit het Excel-scherm in de Backstage-weergave kunt openen wanneer u het programma voor het eerst start, kunt u gelegenheden tegenkomen wanneer u dit nodig hebt om uw eigen lege werkmap te openen vanuit het werkbladgebied zelf. Als u bijvoorbeeld Excel start door een bestaande werkmap te openen die moet worden bewerkt en vervolgens door te gaan naar het maken van een nieuwe spreadsheet, moet u een lege werkmap openen (die u kunt doen vóór of na het sluiten van de werkmap waarmee u Excel hebt gestart)).

De eenvoudigste manier om een lege werkmap te openen, is op Ctrl + N drukken. Excel antwoordt door een nieuwe werkmap te openen, die een algemene boeknaam krijgt met het volgende ongebruikte nummer (Boek2, als u Excel hebt geopend met een lege boek1). U kunt ook hetzelfde doen in de Backstage-weergave door Bestand → Nieuw te kiezen en vervolgens op de lege werkmapminiatuur te klikken.

Zodra u een lege werkmap opent, wordt het documentvenster van Excel actief. Om vervolgens terug te keren naar een andere werkmap die u hebt geopend (wat u zou doen als u enkele van de gegevens in een van de lege werkbladen zou willen kopiëren en plakken), klikt u op de knop op de taakbalk van Windows of drukt u op Alt + Tab tot het bestandspictogram is geselecteerd in het dialoogvenster dat in het midden van het scherm verschijnt.

Als u per ongeluk een blanco werkmap opent, kunt u deze gewoon meteen sluiten door op Ctrl + W te drukken, Bestand → Sluiten te kiezen of op Alt + FC te drukken. Excel sluit vervolgens het documentvenster en keert automatisch terug naar het werkboekvenster dat oorspronkelijk open was op het moment dat u per ongeluk de lege werkmap opende.