Excel-gegevens exporteren - dummies

Uw eerste stap bij het grijpen van Excel-gegevens van een van deze externe bronnen, ervan uitgaande dat u de gegevens later wilt importeren, is om eerst de andere te gebruiken toepassingsprogramma - zoals een boekhoudprogramma - om de te analyseren gegevens naar een bestand te exporteren.

U hebt twee basisbenaderingen beschikbaar voor het exporteren van gegevens uit een andere toepassing: rechtstreeks exporteren en exporteren naar een tekstbestand.

Direct exporteren

Direct exporteren is beschikbaar in veel boekhoudprogramma's omdat accountants graag Excel gebruiken om gegevens te analyseren. Het populairste boekhoudprogramma voor kleine bedrijven ter wereld is bijvoorbeeld QuickBooks van Intuit. Wanneer u een boekhoudrapport opstelt in QuickBooks, bevat het venster van het rapportdocument een knop met het label Excel of Export . Klik op deze knop en QuickBooks geeft het dialoogvenster Rapport verzenden naar Excel weer.

Het dialoogvenster Rapport verzenden naar Excel bevat keuzerondjes waarmee u aangeeft of u het rapport naar een bestand met door komma's gescheiden waarden, een nieuw Excel-werkblad of een bestaande Excel wilt verzenden. spreadsheet.

Als u het rapport naar een bestaand Excel-werkblad wilt verzenden ( export ), moet u die werkmap identificeren door de padnaam en de bestandsnaam van de werkmap in het daarvoor bestemde vak in te voeren. Of klik op de knop Bladeren en gebruik het dialoogvenster Open Microsoft Excel-bestand dat wordt weergegeven (niet weergegeven) om de map en het werkmapbestand te identificeren.

Het dialoogvenster Rapport exporteren bevat ook een knop Geavanceerd. Klik op deze knop en QuickBooks geeft het dialoogvenster Geavanceerd weer dat u kunt gebruiken om te bepalen hoe het geëxporteerde rapport er uitziet. U kunt bijvoorbeeld kiezen welke lettertypen, kleuren, spatiëring en rijhoogte u wilt. U mag ook Excel-functies inschakelen en uitschakelen in de zojuist gemaakte werkmap, inclusief AutoFit, rasterlijnen, enzovoort.

U kunt zien hoe het QuickBooks-rapport eruitziet nadat het direct naar Excel is geëxporteerd.

Oké, u wilt waarschijnlijk niet exporteren vanuit QuickBooks. U kunt gegevens rechtstreeks exporteren vanuit een databaseprogramma zoals Microsoft Access, bijvoorbeeld.

Maar het belangrijkste dat u moet weten, is dat toepassingen die gegevens opslaan en verzamelen, vaak een handige manier zijn om informatie naar Excel te exporteren. Voorspelbaar werken sommige toepassingsprogramma's anders, maar meestal is het proces niet meer dan klikken op een knop met het label Excel of het kiezen van een opdracht met het label Export of Exporteren naar Excel.

Daarom is het bij het exporteren van gegevens van een ander programma, uw eerste stap om een ​​beetje te graven en te onderzoeken om te zien of er een manier is om gegevens eenvoudig en automatisch naar Excel te exporteren.Deze fact finding zou niet veel tijd in beslag moeten nemen als u het online Help-systeem gebruikt.

Versies van Microsoft Access tot en met Access 2003 bevatten een opdracht Export in het menu Bestand en Access 2007 en latere versies bevatten een opdracht Export in het Microsoft Office-menu. Kies de opdracht Exporteren om een ​​Access-tabel, -rapport of -query naar Excel te exporteren. Kies gewoon de juiste opdracht en gebruik vervolgens het dialoogvenster Toegang tot beeldschermen om aan te geven waar de geëxporteerde informatie moet worden geplaatst.

Exporteren naar een tekstbestand

Wanneer u gegevens eerst naar een tekstbestand wilt exporteren omdat de andere toepassing uw gegevens niet automatisch naar een Excel-werkmap exporteert, moet u wat meer moeite doen. Gelukkig is het proces nog steeds vrij eenvoudig.

Wanneer u met toepassingen werkt die niet automatisch een Excel-werkmap maken, maakt u gewoon een tekstversie van een rapport met de gegevens die u wilt analyseren.

De truc is dat u het rapport naar een tekstbestand verzendt in plaats van dit rapport naar een printer te sturen. Op deze manier wordt het rapport op schijf opgeslagen als tekst in plaats van afgedrukt. Later kan Excel deze tekstbestanden eenvoudig importeren.

Ontdek hoe dit werkt in meer concrete termen door te volgen hoe het proces werkt in QuickBooks. Stel dat u echt een lijst met items die u verkoopt wilt afdrukken. De eerste stap is om een ​​rapport te maken met deze lijst. In QuickBooks produceert u dit rapport door de juiste opdracht in het menu Rapporten te kiezen.

De volgende stap is om dit rapport naar een tekstbestand af te drukken. In QuickBooks, klikt u op de knop Afdrukken of kiest u Bestand → Rapport afdrukken. Met een van beide methoden wordt in QuickBooks het dialoogvenster Rapporten afdrukken weergegeven.

Let op het keuzerondje Afdrukken naar dat boven aan het tabblad Instellingen wordt weergegeven. QuickBooks biedt u, net als veel andere programma's, de mogelijkheid om uw rapport op een printer of een bestand af te drukken.

Als u de informatie over het rapport later wilt importeren, moet u het rapport naar een bestand afdrukken. In het geval van QuickBooks betekent dit dat u het keuzerondje Bestand selecteert.

Het andere ding dat je moet doen - als je een keuze krijgt - is het gebruik van een scheidingsteken. De vervolgkeuzelijst Bestand wordt weergegeven als het type bestand dat QuickBooks zal afdrukken. Vaak kunt u met toepassingen wel afgebakende tekstbestanden afdrukken.

Tekstbestanden met scheidingstekens gebruik standaardtekens, scheidingstekens, om velden met informatie in het rapport te scheiden. U kunt nog steeds een rechtstreeks ASCII-tekstbestand importeren, maar het is eenvoudiger om een ​​tekstbestand met scheidingstekens te importeren. Daarom, als je andere programma je de mogelijkheid geeft om gescheiden tekstbestanden te maken, doe dat dan. In QuickBooks kunt u zowel door komma's gescheiden bestanden als door tabs gescheiden bestanden maken.

In QuickBooks geeft u aan dat u een gescheiden tekstbestand wilt door een kommagescheiden bestand of een door tabs gescheiden bestand te kiezen in de vervolgkeuzelijst Bestand van het dialoogvenster Rapporten afdrukken.

Als u het rapport als een bestand wilt afdrukken, klikt u op de knop Afdrukken in het dialoogvenster Rapporten afdrukken.Meestal vraagt ​​de toepassing u om een ​​padnaam. De padnaam bevat zowel de locatie van het station en de map van het tekstbestand als de naam van het bestand. U geeft deze informatie op en vervolgens maakt de toepassing het tekstbestand aan.