Video: excel - lijsten sorteren filteren 2024
Excel 2016 maakt het een koud kunstje om alles in een gegevenslijst te verbergen, behalve de records die u wilt zien. Als u de gegevenslijst wilt filteren op alleen die records met een bepaalde waarde, klikt u op de knop AutoFilter van het betreffende veld om een vervolgkeuzelijst weer te geven met alle items die in dat veld zijn gemaakt en selecteert u degene die u als filter wilt gebruiken.
Excel geeft dan alleen die records weer die de waarde bevatten die u in dat veld hebt geselecteerd. (Alle andere records zijn tijdelijk verborgen.)
Als de kolomkoppen van uw datalijsttabel momenteel geen filter-vervolgkeuzeknoppen hebben die in hun cellen achter de veldnamen worden weergegeven, kunt u deze gewoon toevoegen door te klikken op Home → Sorteren en filteren → Filter of druk op Alt + HSF.
In de figuur bijvoorbeeld, heb ik de lijst met werknemersgegevens gefilterd om alleen die records weer te geven waarin de locatie in Boston of San Francisco is door op de knop AutoFilter in het veld Locatie te klikken en vervolgens op het selectievakje (Alles selecteren) om te verwijderen het vinkje. Ik klikte vervolgens op de selectievakjes in Boston en San Francisco om vinkjes toe te voegen voordat u op OK klikte. (Het is zo simpel als dat.)
Nadat u een gegevenslijst hebt gefilterd zodat alleen de records waarmee u wilt werken worden weergegeven, kunt u die records kopiëren naar een ander deel van het werkblad aan de rechterkant van de database (of beter nog, een ander werkblad in de werkmap). Selecteer de cellen, klik vervolgens op de knop Kopiëren op het tabblad Start of druk op Ctrl + C, verplaats de celcursor naar de eerste cel waar de gekopieerde records moeten verschijnen en druk vervolgens op Enter. Nadat u de gefilterde records hebt gekopieerd, kunt u alle records in de database opnieuw weergeven of een iets ander filter toepassen.
Als u vindt dat het filteren van de gegevenslijst door het selecteren van een enkele waarde in een vervolgkeuzelijst voor velden u meer records geeft dan waarmee u echt wilt kampen, kunt u de database verder filteren door een andere waarde in de vervolgkeuzelijst van een tweede veld. Stel dat u Boston selecteert als de filterwaarde in de vervolgkeuzelijst van het veld Locatie en eindigt met honderden Boston-records die in het werkblad worden weergegeven.
Om het aantal Boston-records te beperken tot een beter beheersbaar aantal, kunt u vervolgens een waarde (zoals Human Resources) selecteren in de vervolgkeuzelijst van het veldgebied om de database verder te filteren en de records te verkleinen waarmee u moet werken op het scherm.Wanneer u klaar bent met het werken met de personeelsrecords van Boston Human Resources, kunt u een andere set weergeven door de vervolgkeuzelijst van het veldgebied weer te geven en de filterwaarde van Human Resources naar een andere afdeling, zoals Accounting, te wijzigen.
Wanneer u klaar bent om alle records in de database opnieuw weer te geven, klikt u op de knop AutoFilter van het gefilterde veld (aangeduid door het uiterlijk van een kegelfilter op de vervolgkeuzeknop) en klikt u vervolgens op het filter Wissen (gevolgd door de naam van het veld tussen haakjes) in de buurt van het midden van de vervolgkeuzelijst.
U kunt de AutoFilter-knoppen tijdelijk verwijderen uit de cellen in de bovenste rij van de gegevenslijst met de veldnamen en later opnieuw weergeven door op de knop Filter op het tabblad Gegevens te klikken of door op Alt + AT of Ctrl + Shift + L te drukken.
