Filtertabelgegevens in Excel 2016 - dummies

Wanneer u een nieuwe draaitabel maakt, ziet u dat Excel 2016 automatisch vervolgkeuzeknopen toevoegt aan het veld Rapportfilter. Met deze filter knoppen kunt u alle, behalve bepaalde ingangen in een van deze velden filteren.

Het rapport filteren

Misschien zijn de belangrijkste filterknoppen in een draaitabel de tabellen die zijn toegevoegd aan de veld (en) die zijn aangewezen als de draaitabelFILTERS. Door een bepaalde optie te selecteren in de vervolgkeuzelijsten die zijn gekoppeld aan een van deze filterknoppen, worden alleen de samenvattingsgegevens voor die subset die u in de draaitabel selecteert weergegeven.

Deze draaitabel gebruikt het veld Geslacht als het veld Rapportfilter.

In de voorbeeld-draaitabel (hier weergegeven) die het veld Geslacht uit de lijst met werknemersgegevens als veld voor het rapportfilter gebruikt, kunt u de som weergeven van alleen de salarissen voor heren of dames per afdeling en locatie in het lichaam. van de draaitabel op een van de volgende manieren:

Klik op de filterknop van het geslachtsveld en klik vervolgens op M in de vervolgkeuzelijst voordat u op OK klikt om alleen de totalen van de loonsalarissen per afdeling te bekijken.
Klik op de filterknop van het geslachtsveld en klik vervolgens op F in de vervolgkeuzelijst voordat u op OK klikt om alleen de totalen van de vrouwensalarissen per afdeling te bekijken.

Wanneer u later de samenvatting van de salarissen voor alle werknemers opnieuw wilt weergeven, selecteert u opnieuw de optie (Alles) in de vervolgkeuzelijst van het veld Gender voordat u op OK klikt.

Wanneer u het veld Geslachtrapportfilter op deze manier filtert, geeft Excel vervolgens M of F weer in het veld Geslagrapportfilter in plaats van de standaardwaarde (Alle). Het programma vervangt ook de standaard vervolgkeuzeknop met een kegelvormig filterpictogram, waarmee wordt aangegeven dat het veld is gefilterd en dat slechts enkele van de waarden in de gegevensbron worden weergegeven.

Kolom- en rijvelden filteren

Met de filterknoppen in de kolom- en rijvelden die aan hun labels zijn gekoppeld, kunt u items filteren voor bepaalde groepen en, in sommige gevallen, individuele vermeldingen in de gegevensbron. Als u de samenvattingsgegevens in de kolommen of rijen van een draaitabel wilt filteren, klikt u op de filterknop van het kolom- of rijveld en schakelt u het selectievakje in voor de optie (Alles selecteren) bovenaan de vervolgkeuzelijst om dit vakje te wissen van zijn vinkje. Klik vervolgens op de selectievakjes voor alle groepen of afzonderlijke vermeldingen waarvan u de gesommeerde waarden nog steeds wilt weergeven in de draaitabel om vinkjes weer te geven in elk van hun selectievakjes. Klik vervolgens op OK.

Net als bij het filteren van een veld Rapportfilter vervangt Excel de standaard vervolgkeuzeknop voor dat kolom- of rijveld met een kegelvormig filterpictogram, waarmee wordt aangegeven dat het veld is gefilterd en dat slechts enkele van de samenvattingswaarden in het spil worden weergegeven tafel.Als u alle waarden voor een gefilterd kolom- of rijveld opnieuw wilt weergeven, klikt u op de filterknop en vervolgens op (Alles selecteren) boven aan de vervolgkeuzelijst. Klik vervolgens op OK.

Deze figuur toont de voorbeeld-draaitabel na filtering van het veld Geslachtsrapportfilter aan vrouwen en het veld Dept-kolom aan Accounting, Administratie en Human Resources.

Draaitabel na filtering van het veld Geslagrapportfilter en het veld Dept-kolom.

Naast het filteren van afzonderlijke items in een draaitabel, kunt u ook de opties in de vervolgmenu's Label-filters en Waardefilters gebruiken om groepen met vermeldingen te filteren die niet aan bepaalde criteria voldoen, zoals bedrijfslocaties die niet aan de criteria voldoen t begin met een bepaalde brief of salarissen tussen $ 45, 000 en $ 65.000.

Filteren met slicers

Slicers in Excel 2016 maken het een fluitje van een cent om de inhoud van uw draaitabel op meer dan één veld te filteren. (Hiermee kunt u zelfs verbinding maken met velden van andere draaitabellen die u in de werkmap hebt gemaakt.)

Als u slicers wilt toevoegen aan uw draaitabel, volgt u slechts twee stappen:

Klik op een van de cellen in uw draaitabel om het te selecteren en klikt u vervolgens op de knop Slicer invoegen in de filtergroep van het tabblad Analyseren onder het contexttabblad PivotTable Tools.

Excel opent het dialoogvenster Slicers invoegen met een lijst van alle velden in de actieve draaitabel.
Schakel de selectievakjes in voor alle velden die u wilt gebruiken bij het filteren van de draaitabel en waarvoor u schaafmachines wilt maken en klik vervolgens op OK.

Excel voegt vervolgens slicers toe voor elk draaitabelveld dat u selecteert en sluit automatisch het taakvenster draaitabelden als het op dat moment open is.

Nadat u slicers voor de draaitabel hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken om de gegevens eenvoudig te filteren door de items te selecteren die u in elke slicer wilt weergeven. U selecteert items in een slicer door erop te klikken net als cellen in een werkblad - houd Ctrl ingedrukt terwijl u op niet-opeenvolgende items klikt en gebruik Shift om een reeks opeenvolgende items te selecteren.

Deze afbeelding toont de voorbeeld-draaitabel na het gebruik van slicers die zijn gemaakt voor de velden Geslacht, Afdeling en Locatie om de gegevens te filteren zodat alleen salarissen voor de mannen in de afdelingen Personeelszaken en Administratie in Boston, Chicago en San Kantoorgebouwen in Francisco.

Voorbeeld van draaitabel gefilterd met slicers gemaakt voor de velden Geslacht, Afdeling en Locatie.

Omdat slicers Excel-grafische objecten zijn (zij het enkele behoorlijk fraaie), kunt u ze verplaatsen, vergroten of verkleinen en ze verwijderen net als elke andere Excel-afbeelding. Als u een slicer uit uw draaitabel wilt verwijderen, klikt u erop om deze te selecteren en drukt u vervolgens op de Delete-toets.

Filteren met tijdlijnen

Excel 2016 biedt nog een snelle en eenvoudige manier om uw gegevens te filteren met de tijdlijnfunctie. U kunt tijdlijnen beschouwen als slicers die speciaal zijn ontworpen voor datumvelden waarmee u gegevens uit uw draaitabel kunt filteren die niet binnen een bepaalde periode vallen, zodat u de timing van trends in uw gegevens kunt zien.

Als u een tijdlijn voor uw draaitabel wilt maken, selecteert u een cel in uw draaitabel en klikt u vervolgens op de knop Tijdlijn invoegen in de groep Filter op het contexttabblad Analyseren onder het tabblad Draaitabelhulpmiddelen op het lint. Excel toont vervolgens een dialoogvenster Tijdlijn invoegen met een lijst met draaitabelvelden die u kunt gebruiken bij het maken van de nieuwe tijdlijn. Nadat u het selectievakje voor het datumveld hebt geselecteerd dat u in dit dialoogvenster wilt gebruiken, klikt u op OK.

Deze afbeelding toont u de tijdlijn die is gemaakt voor de voorbeeldlijst Werknemersgegevens door het veld Datum ingehuurd te selecteren in het dialoogvenster Tijdlijn invoegen. Zoals je ziet, heeft Excel een zwevende Date Hired-tijdlijn gemaakt met de afgebakende jaren en maanden en een balk die de geselecteerde periode aangeeft. Standaard gebruikt de tijdlijn maanden als eenheden, maar u kunt dit wijzigen naar jaren, kwartalen of zelfs dagen door op de vervolgkeuzelijst MONTHS te klikken en de gewenste tijdseenheid te selecteren.

Voorbeeld van draaitabel gefilterd met een tijdlijn gemaakt voor het veld Datum ingehuurd.

De tijdlijn wordt gebruikt om de periode te selecteren waarvoor u de draaitabelgegevens wilt weergeven. De voorbeeld-draaitabel wordt gefilterd zodat deze de salarissen per afdeling en locatie toont voor alleen werknemers die in het jaar 2000 zijn ingehuurd. Doe dit door de tijdlijnbalk in de tijdlijnafbeelding Date gehuurd te slepen zodat deze begint op Jan, 2000 en net iets langer wordt tot en met dec. 2000. En om de salarisgegevens van de draaitabel voor andere aanwervingsperioden te filteren, past u de start- en stoptijden aan door de tijdlijnbalk in de Date Hired-tijdlijn te slepen.