Hoe u een factuur kunt voorbereiden in QuickBooks Online - dummies

U invoert facturen in QBO om klanten te informeren dat zij u geld verschuldigd zijn voor goederen die u hebt verkocht of diensten die u hebt uitgevoerd voor hen. In QBO kunt u facturen voorbereiden en deze verzenden via e-mail of via de postdienst van de Verenigde Staten.

Wanneer u een factuur voorbereidt, neemt u informatie op over wat u verkoopt aan de klant door items op de factuur op te nemen. U maakt items voor zowel services als producten met behulp van de lijst Producten en services. Voer de volgende stappen uit om een ​​factuur in te voeren:

1. Transacties kiezen → Verkoop om de pagina Verkooptransacties weer te geven.

2. Klik op de knop Nieuwe transactie en klik in de lijst die verschijnt op Factuur.

   QBO geeft het hier getoonde factuurvenster weer.

   

   De koptekst en het gedeelte Details van het venster Factuur.

3. Kies een klant.

   QBO geeft het postadres, de betalingsvoorwaarden, de factuurdatum, de vervaldatum en de optie Later verzenden van de klant weer. Het cijfer toont ook een veld Crew # dat verschijnt omdat de factuur is aangepast.

   Als er een venster aan de rechterkant verschijnt, worden de transacties weergegeven die u mogelijk wilt koppelen aan de factuur die u maakt.

4. Controleer de factuurdatum, vervaldatum en voorwaarden en maak een geschikte selectie in het selectievakje Later verzenden.

   Als u facturen per e-mail wilt verzenden, kunt u uw voorkeuren instellen in Bedrijfsinstellingen; klik op het tandwielpictogram naast uw bedrijfsnaam en kies Bedrijfsinstellingen.

5. Vul de producten en services in die de klant koopt:

   1. Klik in de kolom Product / Service en selecteer het juiste item voor de factuur die u aanmaakt.

      U kunt tekens typen in de kolom Product / Service en QBO helpt u het item te vinden.

   2. Bewerk eventueel de kolom Beschrijving voor het geselecteerde item.

   3. Gebruik de kolommen Hoeveelheid, Waarde en Bedrag om de hoeveelheid te leveren van het geselecteerde artikel dat u verkoopt, het tarief dat u voor elk artikel in rekening brengt en het bedrag dat de klant moet betalen. Als u twee van de waarden Aantal, Tarief en Bedrag opgeeft, berekent QuickBooks de derde waarde.

   4. Kruis eventueel het vakje Belasting aan.

   5. Herhaal stap a tot en met d om meer items aan de factuur toe te voegen.

6. U kunt omlaag schuiven in het venster Factuur, zoals hier weergegeven, en een BTW-tarief en, indien van toepassing, een kortingsbedrag of percentage selecteren.

   

   Gebruik de onderkant van het venster Factuur om omzetbelasting, kortingsinformatie, berichten en bijlagen af ​​te handelen.

   U ziet de optie Verkoopbelastingpercentage alleen op facturen als u de functie Verkoopbelasting hebt ingeschakeld door Verkoopbelasting te kiezen → BTW-tarieven instellen.

   U kunt ook een korting op de factuur toepassen als u de bedrijfsvoorkeur hebt ingeschakeld om het kortingsvak weer te geven; typ een bericht aan de klant; typ informatie in het vakje Memorandumverklaring, dat QBO rechtstreeks doorgeeft aan elke stelling die u in de toekomst maakt; en voeg een elektronisch document bij de factuur.

   Als u in het dialoogvenster Bedrijfsinstellingen de voorkeur inschakelt om het vakje Betaling onderaan de factuur weer te geven, kunt u dit gebruiken om het bedrag van de factuur te verlagen met het door de klant betaalde aanbetalingsbedrag.

   U kunt bepalen of de korting een korting vóór belasting of korting na belastingen is door op de schakelaar te klikken die links van de vakken Korting en BTW wordt weergegeven. Als u op de schakelaar klikt, wordt de positie van de twee vakken verwisseld; wanneer het vakje Korting bovenaan staat, is de korting vóór belasting.

7. Als u een elektronisch document bij de factuur wilt voegen, klikt u in het vak Bijlagen en navigeert u naar het document of sleept u de elektronische kopie naar het vak Bijlagen.

8. Onder aan het venster kunt u

   • de factuur annuleren of het venster wissen en opnieuw beginnen.

   • Klik op Afdrukken of Voorbeeld om de factuur af te drukken of een voorbeeld te bekijken.

   • Klik op Terugkerend maken om de factuur in te stellen als een terugkerende factuur die u wilt verzenden volgens een planning die u opgeeft.

   • Klik op Aanpassen om het factuurformulier aan te passen.

   • Klik op Opslaan om een ​​factuurnummer toe te wijzen en de factuur op te slaan in QBO.

   • Klik op Opslaan en verzenden om een ​​factuurnummer toe te wijzen, de factuur op te slaan en een kopie naar de klant te e-mailen.

   Er verschijnt een venster waarin u een e-mailbericht kunt schrijven en een voorbeeld van de factuur kunt bekijken. Nadat u uw factuur hebt verzonden, wordt de informatie over de e-mailtijd en datumstempel weergegeven in de koptekst.

   U kunt op de pijl naast Opslaan en verzenden klikken en vervolgens Opslaan en Nieuw kiezen om de factuur op te slaan en een nieuwe te starten, of kies Opslaan en sluiten om de factuur op te slaan en het venster Factuur te sluiten. De optie die u kiest, verschijnt de volgende keer dat u het venster Factuur weergeeft. In feite, in elk transactievenster, verschijnt de keuze die u maakt de volgende keer dat u het venster opent.