Hoe u een creditnota kunt voorbereiden in QuickBooks 2015 - dummies

Het kan voorkomen dat u een creditnota moet opstellen met QuickBooks 2015. Creditnota's kunnen een handige manier zijn om gegevens te corrigeren. invoerfouten die u eerder niet hebt gevonden of gecorrigeerd. Creditnota's zijn ook handige manieren om zaken als retourzendingen en teruggaven van klanten te verwerken. Als u eerder een factuur heeft voorbereid, zult u merken dat het voorbereiden van een QuickBooks-creditnota een stuk eenvoudiger is dan het gebruik van ouderwetse methoden.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe u de meest gecompliceerde en betrokken soort creditnota creëert: een productkredietnota. Het maken van een dienst of professionele creditnota werkt in principe hetzelfde. Je vult gewoon minder velden in.

1. Kies Klanten → Maak creditnota's / terugbetalingen of klik op het pictogram Terugbetalingen en tegoeden in het gedeelte Klant op de startpagina om het venster Creditnota's / restituties aanmaken weer te geven.

   

2. Identificeer de klant en, indien nodig, de taak in de klant: vervolgkeuzelijst Opdracht.

   U kunt de klant of taak uit de lijst selecteren door erop te klikken.

3. (Optioneel) Geef een klasse op voor de creditnota.

   Als u klassen gebruikt om transacties te categoriseren, activeert u de vervolgkeuzelijst Klasse en kiest u de juiste klasse voor de creditnota.

4. Datum van creditnota.

   Druk op Tab om de cursor naar het tekstvak Datum te verplaatsen. Voer vervolgens de juiste datum in MM / DD / JJJJ-indeling in.

5. (Optioneel) Voer een creditnota-nummer in.

   QuickBooks stelt een creditnota-nummer voor door 1 toe te voegen aan het laatste creditnota-nummer dat u hebt gebruikt. U kunt het nummer of tabblad accepteren in het tekstvak Creditnr. Om het nummer te wijzigen in wat u maar wilt.

6. Corrigeer het klantadres, indien nodig.

   QuickBooks pakt het factuuradres uit de klantenlijst. U kunt het adres voor de creditnota wijzigen door een deel van het gebruikelijke factuuradres te vervangen. Meestal moet u hetzelfde adres gebruiken voor de creditnota die u gebruikt voor de originele factuur of facturen.

7. (Optioneel … soort) Geef het bestelnummer (PO) op.

   Als de creditnota het totale resterende saldo op een klantorder aanpast, moet u waarschijnlijk het nummer van de inkooporder invoeren in het tekstvak P. O. Nr.

   Hier volgt enige logica bij deze suggestie, voor die lezers die erom geven: als u uw klant $ 1,000 op rekening nr. 1984, die een aankoop van $ 1 000 toestaat, gefactureerd heeft, hebt u de hele bestelling gebruikt - althans volgens de crediteurenadministrateur van de klant, die uw facturen verwerkt.

   Als u ervoor zorgt dat een creditnota voor $ 1, 000 geïdentificeerd wordt als gerelateerd aan P.O. Nr. 1984, maar u maakt in wezen het aankoopsaldo van $ 1 000 vrij, wat zou kunnen betekenen dat u de bestelling opnieuw kunt gebruiken of factureren.

8. Beschrijf elk item als de klant artikelen retourneert.

   Verplaats de cursor naar de eerste rij van het tekstvak Artikel / Beschrijving / Belasting / Aantal / Tarief / Bedrag. In de eerste lege rij van het vak activeert u de vervolgkeuzelijst Item en selecteert u het item. Nadat u deze hebt geselecteerd, vult QuickBooks de tekstvakken Beschrijving en Waarde in met elke verkoopbeschrijving en verkoopprijs die u in de Itemlijst hebt ingevoerd.

   Voer het aantal items in dat de klant retourneert in het tekstvak Aantal. Voer elk artikel dat de klant retourneert in door de lege rijen van de keuzelijst in te vullen.

   In het geval van voorraadartikelen gaat QuickBooks ervan uit dat de items die u op een creditnota ziet, worden geretourneerd naar de voorraad. U wilt uw voorraad fysieke tellingen aanpassen als onverkochte items worden geretourneerd.

   Net als bij facturen kunt u zoveel items op een creditnota plaatsen als u wilt.

9. Beschrijf eventuele speciale items die de creditnota moet bevatten.

   Als u een creditnota wilt uitgeven voor andere items die op de originele factuur voorkomen - vrachtkosten, kortingen, andere kosten, enzovoort - voegt u beschrijvingen van elk item toe aan de itemlijst.

   Als u beschrijvingen van deze items wilt toevoegen, activeert u de vervolgkeuzelijst Item van de volgende lege rij en selecteert u vervolgens het speciale item. Nadat QuickBooks de tekstvakken Beschrijving en Waarde heeft ingevuld, bewerkt u deze informatie. Voer elk speciaal item in: subtotaal, korting, vracht, enzovoort, dat u in de creditnota opsomt.

   Als u een kortingsitem wilt opnemen, moet u een subtotaalitem op de creditnota plakken na de voorraad of andere items die u hebt verdisconteerd. Plak vervolgens een kortingsitem direct achter het subtotaalitem. Op deze manier berekent QuickBooks de korting als een percentage van het subtotaal.

10. (Optioneel) Voeg een klantenbericht toe.

    Activeer de lijst met klantenberichten en selecteer een slimme klantboodschap.

11. Geef de btw op.

    Verplaats de cursor naar het vak Belastinglijst, activeer de keuzelijst en selecteer vervolgens de juiste omzetbelasting.

12. Voeg een memo toe.

    U kunt het memovak gebruiken om een ​​memobeschrijving aan de creditnota toe te voegen. U kunt deze beschrijving bijvoorbeeld gebruiken om uw redenen voor het uitgeven van de creditnota toe te lichten en om de originele factuur of facturen te vergelijken. Houd er rekening mee dat het veld Memo wordt afgedrukt op de klantverklaring.

13. Als u het afdrukken van deze creditnota wilt uitstellen, schakelt u het selectievakje Later afdrukken in.

14. Sla de creditnota op.

    Klik op de knop Opslaan en nieuw of de knop Opslaan en sluiten om een ​​voltooide creditnota op te slaan. QuickBooks geeft vervolgens een dialoogvenster weer dat u vraagt ​​wat u met de creditnota wilt doen: behoud het tegoed, geef een restitutie of pas het tegoed toe op een factuur. Maak uw keuze door op de knop te klikken die overeenkomt met wat u wilt doen.

    Als u Toepassen op factuur kiest, vraagt ​​QuickBooks om aanvullende informatie.QuickBooks slaat vervolgens de creditnota op die op het scherm staat en, als u op Opslaan & Nieuw hebt geklikt, wordt een leeg venster Creditmemo's / restituties creëren weergegeven, zodat u nog een creditnota kunt aanmaken. Wanneer u klaar bent met het maken van creditnota's, kunt u klikken op de knop Sluiten van het creditnota-formulier.