Gegevensinvoer beperken met gegevensvalidatie in Excel 2013 - dummies

De gegevensvalidatiefunctie in Excel 2013 kan een echte tijdsbesparing zijn wanneer u herhaalde gegevensinvoer uitvoert en u kunt ook een lange weg afleggen bij het voorkomen van onjuiste gegevens in uw spreadsheets. Wanneer u Gegevensvalidatie in een cel gebruikt, geeft u aan welk type gegevensinvoer in de cel is toegestaan.

Als onderdeel van het beperken van een gegevensinvoer tot een getal (dat een geheel getal, een decimaalteken, een datum of een tijd kan zijn), geeft u ook de toegestane waarden op voor dat type nummer (een geheel getal tussen 10 en 100 of een bijvoorbeeld tussen 1 januari 2012 en 31 december 2012).

Wanneer u de gegevensinvoer beperkt tot tekst, kunt u het bereik van de minimum- en maximumtekstlengte (in tekens) opgeven of, nog beter, een lijst met toegestane tekstinvoeringen waaruit u kunt kiezen. een pop-upmenu (geopend door te klikken op een pop-upknop die rechts van de cel verschijnt telkens wanneer deze de celcursor bevat).

Wanneer u gegevensvalidatie gebruikt om het type gegevensinvoer en het bereik van acceptabele waarden in een cel te beperken, kunt u ook een invoerbericht opgeven dat automatisch naast de cel wordt weergegeven wanneer u deze selecteert en / of een foutbericht ontvangt Dit wordt weergegeven als u probeert het verkeerde type invoer of een nummer buiten het toegestane bereik in te voeren.

Om de functie Gegevensvalidatie te gebruiken, plaatst u de celcursor in de cel waar u het type gegevensinvoer wilt beperken dat u daar kunt plaatsen en klikt u vervolgens op de knop Gegevensvalidatie op het tabblad Gegevens. van het lint (of druk op Alt + AVV). Het dialoogvenster Gegevensvalidatie wordt geopend met het tabblad Instellingen geselecteerd.

Klik vervolgens op de vervolgkeuzeknop die is gekoppeld aan de vervolgkeuzelijst Toestaan ​​en selecteer een van de volgende items:

• Elke waarde om eerdere beperkingen te verwijderen, waardoor gegevensvalidatie wordt geannuleerd en de gebruiker opnieuw in staat wordt gesteld om alles in te voeren wat hij wenst in de cel

• Whole Number om de invoer te beperken tot een geheel getal dat binnen een bepaald bereik valt of voldoet aan bepaalde parameters die u opgeeft

• Decimaal om de invoer te beperken tot een decimaal getal dat binnen een bepaald bereik valt of dat voldoet aan bepaalde parameters die u opgeeft

• Lijst om de invoer te beperken tot een van de verschillende tekstitems die u opgeeft, die u kunt selecteren in een pop-upmenu dat wordt weergegeven door op een pop-upknop te klikken die rechts van de cel verschijnt telkens wanneer deze de celcursor bevat

• Datum om de invoer te beperken tot een datum die binnen een bepaald bereik valt of op of vóór een bepaalde datum

• Tijd om de invoer te beperken tot een tijd die binnen een bepaald bereik valt of op of vóór een bepaalde tijd van de dag

• Tekstlengte om een ​​tekstinvoer te beperken zodat deze lengte in tekens valt niet onder of overschrijdt een bepaald getal niet of valt binnen een bereik dat u opgeeft

• Aangepast om de invoer te beperken tot de parameters die zijn opgegeven door een bepaalde formule die is ingevoerd in een andere cel van het werkblad > Om een ​​invoerbericht te specificeren nadat u alle items op het tabblad Instellingen hebt geselecteerd, klikt u op het tabblad Invoerbericht van het dialoogvenster Gegevensvalidatie, waar u een korte titel voor het invoerbericht invoert (zoals

Lijstitem ) in het tekstvak Titel en voer vervolgens de tekst van uw bericht in het vak Invoerbericht hieronder in. Als u een waarschuwingsbericht wilt opgeven, klikt u op het tabblad Foutwaarschuwing van het dialoogvenster Gegevensvalidatie, waar u de soort waarschuwing in de vervolgkeuzelijst Stijl kunt selecteren: Stop (de standaardinstelling die een rode knop met een kruisje gebruikt). daarin), Warning (die een gele driehoek gebruikt met een uitroepteken erin), of Information (die een ballon gebruikt met een blauwe

I erin). Nadat u het type waarschuwing hebt geselecteerd, voert u vervolgens de titel voor het bijbehorende dialoogvenster in het tekstvak Titel in en voert u de tekst van het waarschuwingsbericht in de keuzelijst Foutbericht in.

Om de beperking toe te passen die u in het dialoogvenster Gegevensvalidatie definieert aan alle andere cellen die op dezelfde manier zijn geformatteerd als in een celbereik dat is opgemaakt als een tabel, klikt u op Deze wijzigingen toepassen op alle andere cellen met hetzelfde Instellingen selectievakje voordat u op OK klikt.

Als u de beperking wilt kopiëren naar een bereik dat niet is opgemaakt als een tabel, gebruikt u de gegevensvalidatiefunctie om het type invoer en het toegestane bereik in de eerste cel in te stellen en vervolgens de vulgreep te gebruiken om de gegevensvalidatie-instellingen van die cel te kopiëren. naar volgende cellen in dezelfde kolom of rij.

Verreweg het meest gebruikte gebruik van de functie Gegevensvalidatie is om een ​​vervolgkeuzemenu te maken waarmee u of iemand die uw spreadsheet gebruikt, de juiste gegevensinvoer kan selecteren.

Deze afbeelding toont u wat er in de spreadsheet gebeurt nadat u het dialoogvenster Gegevensvalidatie sluit. Hier ziet u het pop-upmenu (met een lijst met steden uit het celbereik A2: A6) zoals deze worden weergegeven wanneer u op de nieuwe pop-upknop van de cel klikt.

In deze afbeelding ziet u ook het invoervenster voor invoeritem dat voor deze cel is gemaakt met behulp van de opties op het tabblad Invoerbericht van het dialoogvenster Gegevensvalidatie. Houd er rekening mee dat u dit berichtvak (officieel een

reactievak ) kunt verplaatsen, zodat het in de buurt van de cel staat, maar het niet verhindert om een ​​item te selecteren - sleep het opmerkingenvenster met de muis wijzer. Dit cijfer toont wat er gebeurt als u een item probeert in te voeren dat niet in de vervolgkeuzelijst staat.

Als u wilt zoeken naar cellen waarop gegevensvalidatie is toegepast, opent u het dialoogvenster Ga naar (Ctrl + G of F5) en klikt u vervolgens op de knop Special en klikt u op de knop Gegevensvalidatie in het dialoogvenster Ga naar speciaal.

Klik op de knop met dezelfde optie onder Gegevensvalidatie om Excel naar de volgende cel te laten gaan die dezelfde gegevensvalidatie-instellingen gebruikt als de actieve cel. Laat de keuzerondje Alles onder Gegevensvalidatie geselecteerd om naar de volgende cel te gaan die elke gewenste gegevensvalidatie-instelling gebruikt.

Om gegevensvalidatie-instellingen die zijn toegewezen aan een bepaalde cel of celbereik te verwijderen, selecteert u de cel of het bereik, opent u het dialoogvenster Gegevensvalidatie (Alt + AVV) en klikt u vervolgens op de knop Alles wissen voordat u op OK klikt.