Sociale samenwerking en e-mail - dummies

Een succesvol sociaal samenwerkingsnetwerk zou een deel van de communicatie en samenwerking die plaatsvindt via e-mail moeten vervangen, met name in de vorm van e-maillijsten die worden gebruikt om lopende discussies te beheren en om te antwoorden. - alle e-mailberichten. E-mail gewoonten zijn zo ingebakken dat verandering vaak langzaam gaat, maar hier zijn dingen om te proberen:

• Mailinglijsten eerst aanpakken. E-mail is nooit ontworpen als medium voor langlopende discussies met veel deelnemers en citeerde tekst van elkaars berichten. Deelnemers aan een mailinglijst zouden de waarde van threaded discussies op een sociaal samenwerkingsnetwerk moeten waarderen die gemakkelijker te volgen zijn en die meer geschikt zijn voor links en multimedia-inhoud. Wanneer u een één-op-één-ruil van een verzendlijst voor een sociale groep maakt, biedt u bijdragers ook andere hulpmiddelen voor het delen van documenten en andere productieve samenwerkingsmethoden.

• Moedig sociale samenwerking aan voor teamgesprekken. Elk e-mailbericht met meer dan één ontvanger kan een goede kandidaat zijn voor een post op een sociaal samenwerkingsnetwerk. Antwoorden op alle e-mailberichten worden al te vaak in de war en verward als ontvangers aan een discussie worden toegevoegd of eruit worden verwijderd. Mailinglijsten vermijden een deel van deze verwarring door de standaard "Reply-to" e-mailheader in te stellen op het lijstadres. Maar in een ad-hoc-samenwerking klikken sommige e-mailontvangers onvermijdelijk op 'Beantwoorden' in plaats van 'Allen beantwoorden', waarbij een antwoord wordt verzonden naar één persoon in plaats van naar de groep.

• Herken waar e-mail nog steeds zinvol is. E-mail blijft effectief voor een-op-een communicatie en moet worden opgevat als de superieure oplossing voor de meeste communicatie die zich buiten de organisatie uitstrekt. U kunt mogelijk externe medewerkers uitnodigen in een samenwerkingsgroep binnen uw netwerk, maar per definitie is een sociaal netwerk van een onderneming privé en kan het niet iedereen omvatten.

• Overweeg e-mailintegratie. Probeer plug-ins voor e-mail, zoals Jive voor Outlook of Harmon. dat wil zeggen voor Outlook.

  Jive voor Outlook maakt het mogelijk om een ​​via e-mail ontvangen bericht te ontvangen en het naar een Jive-discussie om te zetten, waarbij uw antwoord daar wordt geplaatst.

  Harmon. ie's tool brengt geïntegreerde samenwerking, conversatie en het delen van documenten samen in de gebruikersinterface van e-mail, gekoppeld aan Microsoft SharePoint-, Yammer- en Office 365-samenwerkingsomgevingen. Outlook-gebruikers kunnen communiceren met discussies of gedeelde bestanden die worden gehost in SharePoint (op locatie of in de cloudversie die deel uitmaakt van Office 365).Om verslavingsverwarring tot een minimum te beperken, moedigt de plug-in gebruikers ook aan om bestanden te delen op het samenwerkingsplatform in plaats van deze als bestandsbijlagen te verzenden. Harmon. dat wil zeggen dat het nu ook een vergelijkbare integratie biedt met Yammer en SkyDrive, de cloudservice van Microsoft voor het delen van bestanden.